2.5. Неоприходование денег в кассу
Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности.
В ходе проверки представители контролирующих органов изучают все кассовые документы. Если будет установлено, что бухгалтер неправильно оформляет поступающие в кассу деньги, у предприятия возникнет вероятность быть привлеченным к ответственности за «неполное оприходование» выручки.
Так, многие кассиры, работающие на ККМ, неправильно оформляют возврат денег покупателям. Это приходится делать, если клиент сначала пробил чек, а потом отказался от покупки.
По правилам эксплуатации ККМ, утвержденным приказом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104, кассир должен забрать у клиента неиспользованный чек и подписать его у директора или заведующего, затем составить акт о возврате денежных сумм покупателям по форме № КМ-3. В конце дня кассир должен записать выданную клиентам сумму в графе 15 журнала кассира-операциониста, а неиспользованные чеки приклеить на отдельный лист бумаги. Вечером он должен сдать их в бухгалтерию вместе с актами о возврате.
Приходуя поступившие в операционную кассу деньги, бухгалтер может уменьшить выручку по Z-отчету на основании этих документов.
Если акты о возврате не составлялись, налоговый инспектор может заявить, что фирма необоснованно занизила выручку. За «неполное оприходование в кассу денежной наличности» и составить протокол о привлечении к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (штраф от 400 до 500 МРОТ).
Однако, если организация не имела намерений скрыть выручку и может это доказать в суде, ответственности можно избежать.
Так, при рассмотрении подобных споров, судьи, прежде всего, выясняют, что «неполное оприходование» выручки означает, что фирма скрывает полученные от покупателей деньги, то есть, не учитывает их и не проводит по кассе. Установить такое нарушение можно, обнаружив, что сумма принятой в кассу выручки не соответствует количеству проданных товаров. Чтобы это сделать, нужно проанализировать кассовые первичные документы (приходные ордера и кассовую книгу), а также документы по движению товаров и материалов (накладные, товарные отчеты и т. п.).
Z-отчеты, акты возврата, неиспользованные чеки, а также другие документы, связанные с работой на ККМ, не относятся к первичным кассовым документам. А раз так, то и подтверждать оприходование наличной выручки они не могут. Поэтому ошибки в их оформлении не повод, чтобы оштрафовать фирму по ст. 15.1 КоАП РФ. Такие доводы были приведены в решении по аналогичному делу Федеральным арбитражным судом Восточно-Сибирского округа в постановлении от 4 сентября 2003 г. по делу № А33-5061/03-С6-Ф02-2783/03-С1.
Исправление ошибок в кассовом чеке
Не редки ситуации, когда кассир ошибочно пробил чек на большую сумму. Что нужно сделать, чтобы избежать ответственности?
Если итоговая сумма по контрольно-кассовой ленте за день (так называемый Z-отчет) окажется больше, чем кассир фактически принял в кассу, налоговики могут обвинить организацию в неоприходовании наличных денег и оштрафовать ее по ст. 122 НК РФ даже в том случае, если два месяца с момента нарушения уже истекли. Ведь за налоговое нарушение по этой статье можно привлечь в течение трех лет со дня истечения соответствующего налогового периода (п. 1 ст. 113 НК РФ). Размер наказания составит 20 % от неуплаченной суммы налога.
Однако санкций вполне можно избежать, если во время и правильно оформить документы.
Так, если ошибка обнаружена сразу же, то «неправильный чек» не надо отдавать покупателю. Ему в таком случае нужно пробить новый чек на правильную сумму.
После этого необходимо составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3. Акт составляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. В нем нужно указать номер ошибочного чека (графа 4) и его сумму (графа 5). Акт подписывается кассиром, старшим кассиром или иным ответственным работником фирмы и утверждается руководителем организации. На самом чеке ставится штамп «Погашено» или просто печать фирмы, после чего его наклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом. При этом на сумму денег по ошибочному чеку уменьшается дневная выручка кассы, о чем делается запись в журнале кассира-операциониста. Такой порядок предусмотрен Указаниями, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Гораздо сложнее ситуация, когда ошибочный чек уже отдали покупателю. Тем не менее, нередко арбитражные суды считают, что в таком случае вполне достаточно акта по форме № КМ-3 и записей в книге кассира-операциониста. По мнению судей, отсутствие кассовых чеков не означает, что выручка не оприходована. Это говорит лишь о том, что операция по возврату денежных средств оформлена неверно. А за такое нарушение штраф не предусмотрен. Аналогичные дела были рассмотрены следующими судебными инстанциями: постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. № А56-14926/04, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № А33-15332/03-С6-Ф02-468/04-С1.
Но все-таки лучше не доводить дело до суда и не только оформить акт, но и запастись на случай проверки другими доказательствами того, что выручка по Z-отчету была завышена случайно и товары на самом деле покупателям не отпускались.
Например, подтвердить это можно с помощью товарного отчета, составленного за тот день, в котором была допущена ошибка. Из него будет видно, сколько продано товаров и на какую сумму. Для убедительности заверить товарный отчет можно подписями руководителя, главного бухгалтера, а также работника, который отвечает за учет товаров на фирме. Кроме того, показать, что остаток продукции по товарному отчету совпадает с реальным остатком на складе, можно, если провести внеплановую инвентаризацию складских запасов.
Для объяснения причин расхождений можно также составить объяснительную записку кассира, а также выбить чек на возврат денежных сумм (если, конечно, кассовый аппарат может пробивать такие чеки). Если ошибочный чек пробит на очень большую сумму, можно подготовить также распечатку дневной выручки предприятия, например, за последний месяц, из которой будет видно, что Z-отчет за тот день, в котором пробит ошибочный чек, намного больше средних значений. Все эти документы должны убедить проверяющих, что действительно допущена ошибка, а не занижение выручки.
