А также необходимо проанализировать систему мотивации сотрудников коммерческого отдела. В тех случаях, когда оплата труда торгового персонала построена исключительно на показателях общего объема продаж, без привязки к факту оплаты, людям важно «спихнуть» товар, работы или услуги – и не важно, заплатит за них клиент или нет, ведь на их заработке это не отразится.
Описанные действия позволят «подстелить соломку» в необходимых местах и тем самым снизить количество возможных проблем или вовсе их предотвратить. [10]
...
В ходе семинаров, которые я провожу по вопросам управления дебиторской задолженностью и взыскания долгов, некоторые участники говорят, что, по их мнению, на сегодняшний день нет компаний, которые бы платили сотрудникам отделов продаж только за объем отгруженной продукции. Возможно, в компаниях, в которых они работали или работают, таких недочетов уже давно не существует или не было вовсе. Однако в ходе своей профессиональной деятельности я периодически сталкиваюсь с компаниями, в которых сотрудники, занимающиеся продажами, «сидят» только на окладе либо в дополнение к окладу получают бонусы за объемы продаж, без привязки к поступлению оплаты от клиентов. Нередко подобная система оплаты труда встречается в организациях и на предприятиях, где основной костяк руководителей привык к советскому стилю управления и продолжает придерживаться его, проведя лишь небольшой «косметический ремонт» организационной структуры и системы управления предприятием.
Эффективное решение проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов возможно только при построении специальной системы управления, основанной на процессном подходе, а также принципах системности, комплексности. Системный подход позволяет устранить причины, из-за которых происходит образование «дебиторки».
Целями создания системы управления являются уменьшение рисков организации, а также стандартизация действий и экономия времени при принятии различных управленческих решений.
При этом крайне важно, чтобы собственник и руководство компании были заинтересованы в системном решении вопросов с «дебиторкой». Если «сверху» не будет поддержки и понимания необходимости комплексного регулирования вопросов с долгами, то все усилия внутренних специалистов компании (юристов, бухгалтеров, безопасников и т. п.) либо приглашенного консультанта будут напрасными.
...
Одна из подписчиц моего дистанционного курса в своем письме рассказала, что в конце 1990-х – начале 2000-х годов она работала в крупной компании, которая занималась лизингом за счет средств федерального бюджета, за счет средств бюджета субъекта РФ (в котором работала компания), а также за счет собственных кредитов. У компании была огромная «дебиторка». Со стороны юристов и бухгалтерии постоянно проводился анализ как самой задолженности, так и дебиторов. Также разрабатывались мероприятия, направленные на предупреждение возникновения задолженности и получения просроченной «дебиторки» с учетом индивидуальных особенностей клиентов. Однако все это не приносило желаемого результата, поскольку руководитель компании не прислушивался к мнению специалистов и принимал решения по собственному усмотрению – кого кредитовать, а кого нет, с кем судиться, а с кем нет, на кого «направлять» приставов, а кого (порой с очень крупными долгами) вообще не трогать. [11] В итоге размер «дебиторки» компании составил нескольких сотен миллионов рублей. Значительную часть этой задолженности составляли проблемные и нереальные с точки зрения взыскания долги. В отношении многих дебиторов были инициированы процедуры банкротства. Некоторые из должников и вовсе оказались ликвидированными. Из-за отсутствия погашения долгов со стороны клиентов компания прекратила своевременно исполнять свои обязательства перед бюджетом. Поступления становились все меньше и меньше, а долги перед бюджетом все больше. В итоги бизнес погиб – компанию признали банкротом.
Практическое задание № 2
Подумайте и запишите те решения возникших проблем с «дебиторкой», которые вы принимали. Какой эффект они дали? Решили они проблему или были «симтоматическим лечением»?
Как построить систему управления дебиторской задолженностью
Система управления «дебиторкой» и долгами создается путем регламентации всех процессов, связанных с формированием дебиторской задолженности и взысканием долгов.
В ходе построения системы важно решить следующие задачи:
• организовать текущий мониторинг дебиторской задолженности и ее анализ в предшествующем периоде;
• создать четкие и понятные для сотрудников компании и контрагентов правила работы с дебиторской задолженностью;
• определить возможную сумму оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность путем предоставления клиентам отсрочки платежа;
• сформировать систему кредитных условий для клиентов, в том числе систему скидок и штрафов;
• сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита;
• разработать схемы мотивации персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности;
• сформировать процедуры сбора дебиторской задолженности, в том числе связанные с взысканием просроченной задолженности самостоятельно, а также в судебном порядке;
• построить эффективную систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.
Для решения указанных задач необходимо осуществить ряд мероприятий.
Первое, что необходимо сделать, – это провести мониторинг текущей «дебиторки» и проанализировать предшествующие периоды, с тем чтобы понять, каков среднемесячный размер дебиторской задолженности, каково соотношение плановой и просроченной задолженностей, какова величина проблемной (сомнительной) и безнадежной с точки зрения взыскания «дебиторки» и т. п.
Очень удобно проводить анализ дебиторской задолженности с использованием возможностей электронных таблиц. Во-первых, для проведения необходимых вычислений можно задать необходимые формулы, а во-вторых, полученные в результате вычислений данные можно увидеть в наглядной форме в виде графиков, диаграмм и т. п. На рис. 1.1 представлен пример возможностей электронных таблиц для анализа дебиторской задолженности в разрезе сроков ее возникновения.
Практическое задание № 3
Подумайте, посчитайте и запишите ответы на следующие вопросы:
Каков среднемесячный размер дебиторской задолженности по вашей компании?
