Четвертый тип задач, выполнением которых люди нередко заняты на работе, – это задачи одновременно неважные и несрочные. Такие задачи относятся к «квадранту пустой траты времени». Они не имеют никакой ценности ни для человека, их выполняющего, ни для компании в целом. Чтение спама в почтовом ящике или страниц в спортивных газетах, поход по магазинам в течение дня или прослушивание радиопередач в автомобиле по дороге от одного места встречи к другому – это все примеры деятельности, которую нельзя назвать ни важной, ни срочной. Такие занятия можно смело считать пустой тратой времени. Они ничем не обогащают вашу жизнь.
Заведите хорошие рабочие привычки
Вся проблема в том, что если человек начинает часто повторять какие-те действия, они вскоре входят у него в привычку. А избавиться от однажды сформированной привычки бывает очень сложно. Многие люди привыкают тратить значительную часть своего времени на маловажные занятия и бывают сильно удивлены, когда их в один момент увольняют или, по меньшей мере, отказывают им в продвижении по службе.
Ключом к хорошему тайм-менеджменту служит правильная расстановка приоритетов. Работать нужно над самыми важными и срочными задачами. Как только вы с ними разделаетесь, сразу же переходите к выполнению задач важных, но не таких уж срочных в настоящий момент. Важные, но несрочные задачи, как правило, те, которые будут наиболее полезны для вашей карьеры в долгосрочной перспективе.
Перечень того, «что не нужно делать»
Мы уже говорили о необходимости составлять список дел, которые следует выполнить в течение дня. Точно так же вам нужен перечень дел, о которых вы заранее принимаете решение, что не будете ими заниматься, сколь бы велико ни было искушение.
Как выразилась однажды Нэнси Рейган: «Просто скажите “нет”!» Скажите «нет» любым задачам и инициативам, работа над которыми не будет наиболее разумной тратой вашего времени. Слово «нет» – «ангел-хранитель» времени в мире тайм-менеджмента. Стоит однажды призвать его на помощь, и пользоваться им станет все легче и легче.
Помните: люди – величайшие пожиратели времени. Когда кто-нибудь попросит вас сделать что-нибудь или помочь ему каким-нибудь образом, спросите себя: «Полезен ли такой способ применения моего времени в настоящий момент?» Если вы ответите на него отрицательно, постарайтесь отделаться какой-нибудь любезностью в духе: «О, спасибо за внимание. Только мне нужно подумать и свериться со своим графиком. Я перезвоню и сообщу, смогу ли я помочь вам с этим делом».
После этого можете подождать 24 часа, а затем связаться с человеком и сказать ему, что, к сожалению, завалены работой, сроки поджимают и вы не сможете ему ничем помочь. Еще раз поблагодарите, что он обратился к вам с просьбой, и выскажите предположение, что, может быть, в следующий раз у вас найдется свободное «окошко» в календаре.
Не забывайте: вы сможете держать под контролем свое время лишь в той степени, в какой сможете освободиться от неважных дел. Как говорится, все танцы до конца вечера у вас уже расписаны. У вас и так работы больше, чем вы сможете когда-либо переделать. Вы не в состоянии выполнить в полном объеме даже текущие задачи и обязанности, не говоря уж о том, чтобы браться за дополнительные, которые возникают ежечасно. Просто скажите «нет»! Говорите это слово своевременно и часто. Иначе и глазом моргнуть не успеете, как лишитесь контроля над своим временем.
Глава 10
Определите области достижения ключевых результатов
Самое важное, принципиальное условие для повышения продуктивности – это полное сосредоточение внимания на самых значимых делах в течение всего дня. Поэтому необходимо предельно четко уяснить, работа в каких областях и направлениях имеет наибольшее значение для повышения вашей эффективности и производительности. Области получения ключевых результатов и есть те самые, ради которых вас нанимали. Это ваши приоритеты. Именно в них от вас ожидают достойных свершений. По полученным в этой работе результатам и будут судить, выполняете вы свои служебные обязанности или нет.
Чтобы определить для себя эти области, спросите себя, за что вам платят? Этот вопрос можно считать организующим все остальное. Вы должны задавать его себе ежечасно и ежеминутно. Особенно если вы перегружены делами, а времени в обрез. Каковы те ключевые результаты, ради достижения которых вас взяли на эту работу?
Определить область достижения ключевых результатов можно по трем критериям.
1. В эту область входят такие виды деятельности, которыми вы просто обязаны заниматься, чтобы соответствовать занимаемой должности.
2. В нее входит такая работа, за которую вы отвечаете на 100 процентов. Если вы ее не выполните, никто за вас этого сделать не сможет.
3. В область ключевых результатов входят такие ваши обязанности, которые находятся полностью под вашим контролем. Для их выполнения вам не нужно ничье содействие или участие.
Если вы не совсем уверены, каковы ваши области достижения ключевых результатов, то пойдите к своему руководителю и спросите: «За что именно мне платят?»
Как ни странно, многие начальники бывают не в состоянии однозначно ответить на такой вопрос. Похоже, они и сами не всегда глубоко вникают в то, за что платят их сотрудникам и даже им самим. Задав этот вопрос, вы заставите своего руководителя задуматься и найти ответ, который сделает и вашу, и его работу более продуктивной и эффективной.
Держитесь избранного курса
Второй ключевой вопрос, который вам следует задать себе, звучит так: какую именно работу можете выполнять только вы, причем выполнять очень хорошо? Ее выполнение действительно приносит большую пользу компании?
Обычно на каждый час рабочего времени находится свой особый ответ на этот вопрос.
В ваши служебные обязанности входят такие виды деятельности, выполнить которые не может никто другой. Если вы будете справляться с ними хорошо, пользу от ваших стараний почувствует вся организация. Именно эта работа и делает ваше присутствие в компании важным. Чтобы выполнять ее хорошо, вы должны предельно точно представлять себе, какие из ваших задач важнее других и какие следует решать в первую очередь, чтобы отличиться.
Помните: всегда можно найти сотню маленьких дел, даже безупречное выполнение которых почти ничего не даст для вашего успеха и процветания компании. Только фокусировка на областях достижения ключевых результатов позволит вам стать эффективнее, влиятельнее, убедительнее, зарядит энергией и энтузиазмом. Выполнение по-настоящему важных дел для себя и компании придаст вам удивительное ощущение собственной значимости и уверенности в себе. И наоборот, если вы будете отвлекаться на малозначительные дела, выполнять работу, которая, по сути, не способствует достижению ваших главных целей, то вам будет трудно отделаться от чувства подавленности, разочарования и депрессии.
Определите для себя области достижения ключевых результатов
Таких областей в любой работе, как правило, не более пяти-семи. В каждой из них есть одна специфическая задача, которая должна быть выполнена, чтобы можно было считать ваше пребывание в конкретной должности удовлетворительным.
Например, если вы занимаетесь продажами, для вас областями достижения ключевых результатов могут быть следующие.
1. Поиск новых покупателей.
2. Выстраивание хороших, доверительных взаимоотношений с перспективными клиентами, чтобы они стали восприимчивыми к вашим предложениям.
3. Точное выявление потребностей потенциальных клиентов.
4. Убедительная презентация предлагаемого продукта.
5. Четкий и веский ответ на все возражения.
6. Решительное завершение продаж.
7. Получение повторных покупок и хвалебных отзывов от довольных клиентов.
Если вы хотите выполнить свои обязанности как торговый представитель компании, вы должны успешно реализовать все перечисленные выше задачи.
Если вы менеджер, то у вас тоже имеются семь областей достижения ключевых результатов и семь специфических задач, а именно следующие.
1. Планирование – определение того, что именно должно быть сделано.
2. Организация – обеспечение необходимых для реализации плана финансов, ресурсов и сотрудников.
3. Комплектование личного состава – поиск подходящих сотрудников для выполнения работ и достижения целей.
4. Делегирование рабочих задач – распределение работы и обеспечение уверенности в том, что каждый член команды знает, что от него требуется сделать, к какому сроку и в соответствии с какими стандартами качества.
5. Контроль – обеспечение выполнения всех работ в соответствии с графиком и на должном уровне качества.
