2. Вычислите время для оптимального звонка. Оптимальное время для телефонного звонка определяется по трем признакам:
а) когда, по вашему предположению, ответить
на ваш звонок будет удобнее для абонента;
б) когда к нему проще дозвониться;
в) когда вам будет удобнее позвонить.
3. После соединения представьтесь: «Здравствуйте. Дизайн-студия «Нью фэшн», Ольга Пономарева», и после этого задавайте подготовленные вопросы.
Что делать если…
…телефон звонит в то время, когда вы говорите по другому аппарату? — Следует снять трубку, сообщить, что вы заняты, и выяснить, будут ли вас ждать, или вы позвоните после завершения разговора с первым собеседником.
…в ходе беседы вы чихнули, не успев зажать трубку? — Следует извиниться.
…разговор затягивается, а вы еще не все выяснили? — Обязательно спросите собеседника: «У вас есть время для продолжения разговора?»
…вам предстоят длительные телефонные переговоры? — Заранее назначьте их на время, удобное вашему собеседнику.
…вы разговариваете с посетителем, а в это время раздается телефонный звонок? — Извинившись, возьмите трубку, сообщите, что у вас посетитель, и назначьте разговор на другое время.
…в ответ на свой звонок вы услышали: «Извините, я сейчас очень занят, освобожусь через час!» — Уточните, когда вам лучше перезвонить. Не обижайтесь, ведь вы о звонке не предупреждали.
И, наконец, несколько слов об ошибочных звонках. Каждый хоть раз случайно набирал неправильный номер. Если такое случается с вами, не вешайте трубку без извинения. «Извините, я, видимо, ошибся номером». Конечно, если вам неправильно позвонили, то и вы должны проявить любезность к человеку, который ошибся номером. Не заставляйте позвонившего еще больше смущаться, показывая ему тоном голоса свое раздражение или возмущаясь, что вас оторвали от дела.
Собеседование по телефону
Поиск кадров по телефону, как правило, проводится в два этапа.
1. Вы даете объявление в СМИ и оставляете контактный телефон. Далее идет отсев из числа позвонивших. Предположим, из 100 % сразу отсеялось 30 %. Проанализировав данные оставшихся 70 %, отсеивается, к примеру, еще 40 %. Остается 30 % соискателей, которые попадают на второй этап телефонных переговоров — более подробное собеседование, после которого остается примерно 10 % претендентов. Они-то и попадают на собеседование и тестирование в фирму. Из этих 10 % вам предстоит выбрать подходящих кандидатов. Удобнее использовать метод резюме, так как он сокращает объем работ, но если он не доступен, мы расскажем примерные схемы и алгоритмы работы по проведению телефонного собеседования, то есть по первым двум этапам поиска кадров по телефону.
Итак, вы дали объявление и оставили номер контактного телефона с указанием регламента времени звонков. Вам предстоит нелегкая задача вежливо отвечать на шквал звонков, не успевая при этом покурить, подавиться булочкой или отхлебнуть остывший кофе. Кроме того, вам нужно сократить количество претендентов, отсеять их уже по первым фразам, вопросам. Как правило, первичного телефонного контакта не хватает, чтобы определить, подходит ли соискатель на вашу вакансию, однако его бывает достаточно, чтобы понять, что он не подходит. На что нужно обратить внимание в первой беседе по телефону? Вот некоторые критерии, по которым легко определить, что претенденту надо отказывать сразу.
— Если человек уклончиво отвечает на вопросы о предыдущем месте работы и причинах увольнения (особенно если соискатель часто менял места работы).
— Если человек настойчиво стремится попасть к вам на личное собеседование, в разговоре использует фразы: «Я вам все объясню…», «Давайте об этом поговорим при встрече…», «Как к вам подъехать?» и т. д.
— Если вы слышите в голосе собеседника слишком фривольные, заигрывающие интонации и намеки. Сюда же относятся обещания лично отблагодарить вас, если вы окажете помощь в трудоустройстве.
— Неграмотно построенные речевые обороты, неверные ударения (если это не иностранец), коверканье слов, замедленная, невнятная речь, длительные паузы между вашим вопросом и его ответом или между словами, обилие деталей, неумение переключиться на ваш новый вопрос (либо же самостоятельное переключение на другую, вовсе отвлеченную тему), слишком ускоренная, громкая речь.
— Употребление жаргонных, матерных слов, или перегрузка речи сленговыми словечками, неумение изъяснять свои мысли, не прибегая к их помощи (если это не профессиональный сленг «компьютерщиков»).
— Если человек один из первых вопросов задает о зарплате, есть большая вероятность, что он интересуется только количеством денег, по-видимому, не желая думать о работе. Также можно сделать вывод о том, что такой человек за деньги может сделать все, это качество бывает полезным в некоторых областях.
— Если выясняется, что человек в принципе не понимает, куда и зачем он позвонил.
Вам, вероятно, придется услышать много информации, поэтому даже не пытайтесь перерабатывать ее сразу. На этом этапе важно успевать записывать координаты звонящих. Достаточно удобна для этого следующая форма, которую нужно держать под рукой, отвечая на первичные звонки. В ней содержится четыре графы: ФИО, контактные телефоны, «краткое содержание первой серии» и время вашего звонка для оповещения о результатах анализа информации. (См. таблица 5, стр. 65.)
2. Далее происходит анализ записей, после чего отсеивается еще часть кандидатов с неподходящими характеристиками занимаемых должностей или образованием. Если для вас очевидно, что человек не подходит для данной вакансии, ему следует позвонить и вежливо об этом сообщить как можно скорее. «Добрый день (утро, вечер), вас беспокоит фирма «Нью фэшн», консультант по подбору персонала Ольга Пономарева. Вы оставляли у нас свои данные. Извините, но мы не можем предложить вам нашу вакансию, она требует несколько иных профессиональных навыков (базового образования), а обучение персонала в бюджет организации на этот год не заложено».
С теми соискателями, которые останутся не вычеркнутыми и представляют для нас интерес, можно приступать к более подробным телефонным переговорам. Но перед этим заведите для каждого соискателя отдельный лист, напишите на листе его фамилию и проставьте номер контактного телефона. Это позволит вам эффективно упорядочить свои записи, каталогизировать поступающую информацию, а случайно выпавший листик не буден неизвестно чьим.
Вот примерный алгоритм переговоров с соискателем по телефону на повторном телефонном собеседовании:
1. «Добрый день (утро, вечер), вас беспокоит фирма «Нью фэшн», консультант по подбору персонала Ольга Пономарева», — ответное приветствие.
2. «Вы оставляли у нас свои данные, я задам вам несколько вопросов», — возможно согласие или просьба перезвонить. Далее для работы вам пригодится следующая форма. (См. таблица 6, стр. 66.)
— Чем вы занимаетесь сейчас в плане профессиональной деятельности?
— Какую должность занимаете?
— Какие основные функции выполняете?
— Каковы ваши ожидания в отношении нашей вакансии?
— Каковы ваши профессиональные пожелания в настоящее время?
— Краткая презентация вакансии
— Скажите, выполняли ли вы обязанности…(далее перечисление необходимых для вакансии навыков).
Если после предложенной деловой формы становится понятно, что человек подходит, полезно задать следующие вопросы (если видно, что соискатель не может претендовать на должность, следует извиниться и сообщить ему об этом). Ответы также вписывайте в «именной» лист.
— Ваш возраст? (работникам до 18 лет предоставляется масса льгот в соответствии с Трудовым кодексом, в том числе сокращенный рабочий день.) В условиях современного бизнеса вам как работодателю, такие работники могут быть просто невыгодны, к тому же молодых начинающих специалистов приходится доучивать на рабочем месте, доводить до их сознания такие простые понятия, как трудовая дисциплина, взаимоотношения в коллективе и т. п. Значительно проще принять на работу зрелого человека и состоявшегося специалиста, особенно если на предложенную вами должность и зарплату претендуют десятки кандидатов.
— Место жительства? (Не будет ли кандидат опаздывать на работу из-за географической удаленности его места жительства и плохих транспортных коммуникаций, не слишком ли он устает, добираясь до места работы, ведь из-за этого тоже может снизиться эффективность труда). Есть ли у него городская прописка или он снимает жилье, собирается ли брать кредит на покупку жилья, а если собирается, то где — все это нужно для анализа не только возможных осложнений для фирмы, но и для планирования возможных дополнительных затрат.
