• Создайте буфер. Есть ли у вас человек (вроде вашего ассистента), который помогал бы вам принимать телефонные звонки и сообщения по электронной почте или с автоответчика, выключая сигнал вызова? Попросите людей оставлять важные сообщения (на автоответчике или вашему ассистенту), обозначая, что именно им нужно и удобное время, когда можно перезвонить. Если же ваш офис или рабочий стол сродни вокзалу, поищите какой-нибудь способ так организовать свое пространство, чтобы оградить себя от незапланированных перерывов в работе. Передвинув стул или установив на стол какое-нибудь растение, вы можете создать эффект кокона, отгородив себя от потенциальных любителей прерывать вашу работу. Этот небольшой шаг поможет вам продолжать сосредоточенную работу над задачей.
• Спросите, сколько это займет времени. Каждый раз, когда вас прерывают, спрашивайте, сколько человеку нужно времени (пятнадцать минут, сорок пять?). Объясните, что вы хотите предусмотреть встречу в расписании, дабы посвятить все свое внимание решению проблем обратившегося к вам человека. Если вы сейчас не можете выкроить двадцать минут, сделайте это позднее, когда вы будете свободнее. Считаться с тем, сколько людям необходимо времени, значит помогать им быть более эффективными работниками.
• Начинайте разговор со слов «что я могу для вас сделать?», а не «как ваши дела?», «как ваши дела?» — это открытое предложение поболтать. «Что я могу для вас сделать?» немедленно вынуждает вашего визитера перейти к своему вопросу. Это профессионально и вас обоих направляет в деловое русло. А вам удается справиться с незапланированным перерывом за самое небольшое время.
ОРГАНИЗУЙТЕ СОБРАНИЯ, СТОЯЩИЕ ЗАТРАЧЕННОГО ВРЕМЕНИ
Собрания отрывают людей от работы над очень важными проектами, контактов с клиентами, разработки новой продукции, заботы о новом бизнесе и т. д. Но лишь немногие осознают, какой вред приносят плохо организованные собрания. Подсчитайте стоимость рабочего времени каждого, кто пришел на собрание, используя таблицу, расположенную ниже.
Стоимость собраний
Цифры отражают состояние дел при сорокачасовой неделе, исключая дополнительные выплаты
Из книги Гарольда Тейлора «Организация эффективных собраний», 1977
Подсчитывая стоимость, учтите, что если собрание было организованно, от него должна быть отдача. В эру обезличенного, скоростного общения гораздо легче изолироваться друг от друга. Собрания приносят пользу, если:
1) четко определена цель;
2) собраны только необходимые люди;
3) проходят организованно и конструктивно;
4) сведены к минимуму отвлекающие моменты, вроде служебных записок, телефонных звонков или электронной почты;
5) заканчиваются определением четкого плана действий.
ПОСТАВЬТЕ ПРОБЛЕМЕ ДИАГНОЗ
По каким причинам собрания проходят неудачно? Почему они сбиваются с курса? Независимо от того, организатор вы или простой участник, подумайте, какие из следующих факторов тормозят ваши собрания. Своевременные меры помогут вам вернуться на верный путь.
• Неудобное время. Если собрание намечено на неудобное время дня или месяца, когда, скажем, у большей части сотрудников голова занята другими делами (завершением годового отчета или предстоящим уикэндом), будет непросто привлечь их внимание. Участники вряд ли придут подготовленными, потому что пытаются выполнить задачи в установленные сроки. Утренние собрания могут попасть на пик энергии большинства людей, поэтому утро лучше использовать для работы, которая требует концентрации и уединения. Остерегайтесь и вечерних собраний, когда люди устали, выбились из сил. Если все-таки вы выбрали именно это время, вам придется постоянно их подбадривать оживленными, восстанавливающими силы дискуссиями.
• Слишком длинное или слишком короткое. При современном стремительном ритме работы, который мы обсуждали в рекомендациях к навыку 4, очень действует на нервы, когда приходится слишком долго отсутствовать на рабочем месте. Будет лучше разбить слишком сложную повестку дня на несколько частей и потратить разумное количество времени, а не стараться все осветить за один раз. С другой стороны, если вы не предусмотрите достаточно времени, чтобы обсудить все вопросы, участники будут разочарованы, что впустую провели время, обсуждая что-то, что невозможно было решить и что, по всей видимости, потребует еще одного собрания. Продолжительность идеального собрания предусматривает совпадение объема внимания участников с количеством рассматриваемых тем.
• Неконкретная повестка дня. Когда смысл собрания остается для участников загадкой (что необходимо решить?), им трудно сосредоточиться на теме. Похожая ситуация может сложиться, когда участники не знают заранее повестку дня: они будут застигнуты врасплох и собрание пройдет в неверном направлении. Но даже на собраниях с заранее утвержденной повесткой дня неизбежно возникают непредвиденные препятствия, идеи, побочные темы. Иногда сложно принять решение, какие темы важны, а какие — нет. Не надо забывать также о тех, кто приходит на собрания со своими скрытыми повестками дня и решительно настроен вклиниться в ход обсуждения с посторонними вопросами.
• Неправильный подбор участников. На больших, эффективных собраниях сразу чувствуется, как гудит зал, каждый человек задействован, заинтересован, все нацелены на достижение общей цели. Когда же тема собрания людей не интересует, заряд энергии быстро идет на спад, участники ерзают на стульях, переговариваются с соседями, явно скучают, проверяют электронную почту или занимаются другой работой. Скучающие участники не способствует удачному проведению собраний, но эта ситуация не так плачевна, как собрания, где определенная часть участников имеет тенденцию спорить по любому вопросу. Вы можете оценить мнение каждого в отдельности, но на собрании их разногласия выливаются в затяжные, продолжительные споры, на которые ни у кого нет времени. Не лучше ли будет не приглашать этих людей одновременно на собрания, а встречаться с ними по одному, если вам это нужно. Если все-таки никуда не деться и дуэль должна состояться, посадите их с одной стороны стола, но так, чтобы между ними находилось по несколько человек. Их зрительный контакт будет ограничен, что сократит шансы на развитие тотального конфликта.
СОБРАНИЯ, ИМЕЮЩИЕ ЯСНУЮ ЦЕЛЬ
Независимо от того, организатор вы собрания или его участник, существуют способы предотвратить превращение собрания в бессмысленное времяпрепровождение. С помощью наших советов попытайтесь избежать ловушек, описанных выше.
• Организаторы: Задавайте себе вопросы о пользе каждого собрания. Возможно ли достигнуть цели собрания так же эффективно, разослав сотрудникам служебные записки? Имеется ли что-то в повестке дня, что лучше было бы выяснить в серии бесед с каждым в отдельности, по телефону или по электронной почте?
• Участники: Спросите себя, обязательно ли вам посещать собрания. Не возникает ли у вас чувства, что, использовав свое время для других дел, вы лучше послужите целям компании? Иногда руководитель может лично пригласить на собрание, тогда вам, конечно, трудно отказаться. Или он хочет, чтобы вы его поддержали и выступили в качестве примера для других, придя на собрание.
Если от вас требуют посещать собрания, а вы считаете это пустой тратой времени, поговорите с руководителем. Спросите, в чем смысл вашего присутствия (возможно, от вас ускользнуло его намерение, и когда это прояснится, вы сможете присутствовать в качестве более активного участника). Если после этого разговора вы все еще считаете, что для вашего времени есть более полезное применение, опять подойдите к руководителю и объясните, что вы можете провести лишний час, работая над проектом X, или посетить собрание. Посмотрите, что он скажет. В конце концов он ведь тоже заинтересован в продуктивности вашего труда.
• Организаторы: Подумайте о стоимости времени каждого участника собрания. Убедитесь, что каждый человек, присутствующий на собрании, необходим (вспомните таблицу). Каждый сотрудник тратит массу времени и денег компании. Например, если один из работников собирается познакомить вас с новой идеей и ему нужна только часть времени, отведенного на собрание, дайте ему возможность прийти только в это время.
• Участники: Может ли кто-то вас заменить и выступить вашим представителем? Спросите себя, есть ли кто-нибудь (вроде вашего ассистента, которому вы доверяете), кто может занять ваше место. Если кто-то заменит вас на собраниях, вы сохраните возможность получать самую важную информацию и в то же время сможете довести свое дело до конца.
