• Создайте предметный указатель. Даже если ваша система регистрации документов не совершенна, очень легко создать предметный указатель на одном листке бумаги, где вы будете записывать, куда положили тот или иной документ. Начните с простого. Откройте каждый ящик (или коробку), где вы храните свои документы, и запишите, что там содержится. Например: «Верхний ящик черного шкафа для хранения документов: корпоративные документы (страхование здоровья, отчеты о расходах); средний ящик: Эплтон, Бретань, поставки, балетные труппы, конноспортивные общества; нижний ящик: маркетинговый бюджет, материалы по продвижению услуг, обновленные данные веб-страниц, маркетинговые компании. Стопки на шкафу: годовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках за месяц». Отдайте копию предметного указателя вашему помощнику или коллеге, а еще одну копию возьмите с собой в поездку. Таким образом, любой человек сможет найти все что угодно независимо от того, на месте вы или нет.
«Да, но… я не хочу, чтобы другие люди могла что-то искать в моих материалах»
Для некоторых людей хаос на рабочем столе служит вполне осознанной цели — держать остальных подальше от их кабинетов и вообще убрать всех со своего пути. Несколько моих клиентов допускают свалки на столе и в своих кабинетах, чтобы возвести стену, спрятаться за ней и быть менее открытым, более защищенным, всегда выглядеть погруженным в работу и таким образом избегать бесконечных незапланированных перерывов. Необходимость в таком барьере вовсе не значит, что вы избегаете подотчетности или ответственности. Гораздо чаще это просто такой рабочий стиль творческих отшельников, желающих как можно глубже погрузиться в работу, иногда потеряться в ней на несколько часов. Им, конечно, не хочется, чтобы люди постоянно нарушали их концентрированность. Кроме того, они могут пользоваться материалами, к которым вполне обоснованно не хотят допускать других людей, — секретные источники информации или конфиденциальные записи.
Решение. Если речь идет о вашей ситуации, отделите то, что конфиденциально, от того, к чему доступ открыт, и замкните секретные материалы. Расчистите рабочее пространство, а потом разделите все материалы в вашем кабинете на логическую и смешанную группы. Другими словами, рабочее место может быть организовано, в этом беспорядке вы сможете найти все, что вам нужно, а для других людей вы будете все так же выглядеть недоступным.
• Используйте фотографии. Сделайте фотографию или нарисуйте компоновочный план, на котором отметьте содержимое каждой стопки документов.
На создание «дорожной карты» для большинства кабинетов уйдет не больше часа, если вы знаете, где что лежит, но ваши усилия будут вознаграждены. Никому не нравится чувствовать, что ситуация выходит из-под контроля, а полная расшифровка вашей системы поможет коллегам приобрести большую уверенность и не раздражаться лишний раз, когда необходимо что-то найти или положить на место в вашем кабинете.
То, что вы создаете для коллег «дорожную карту», очень похоже на ситуацию у вас дома с различными счетами и налоговыми документами. Даже если в вашей семье за оплату счетов отвечает один человек, каждый член семьи должен знать, где в случае необходимости найти тот или иной документ. Такое же общее правило должно быть и у людей, работающих вместе. Ведь это в ваших интересах, когда не надо отвечать на звонки недовольного, рассерженного клиента, требующего данные о состоянии дел, и вместо того чтобы тащить свое измученное гриппом тело в офис и заражать всех и каждого, вы можете просто быстро позвонить и отправить кого-нибудь в свой кабинет, чтобы легко найти то, что вам нужно.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ СУЩЕСТВУЮЩИЕ СИСТЕМЫ
Организовать работу в соответствии со скоростью перемен иногда означает доверять своим старым базовым системам и интегрировать в них новые элементы. Таким образом, вы потратите меньше времени на модернизацию и изучение новых методов.
ЗНАКОМЬТЕСЬ: ЭЛОИЗА
Элоиза была успешным брокером в сфере операций с недвижимостью. Посещая не менее четырех бизнес-ланчей в неделю, она всегда была очень педантична по поводу своего расписания, завоевала репутацию чрезвычайно пунктуального человека и никогда никуда не опаздывала. Это получалось благодаря надежности детально продуманной системы, основанной на хранении информации на бумаге, объединявшей ее настольный календарь и систему записей на цветных постерах. Она никогда не меняла свой метод, но ее коллега Надия (использовавшая подобную систему) стала с успехом применять компьютер. Надии понравилась идея, что ассистентка могла без ее помощи договариваться о бизнес-ланчах, и с компьютером ее рабочее место выглядело более аккуратным и профессиональным.
Надия переключилась на сетевое расписание и в течение первых полутора месяцев пропустила два бизнес-ланча — больше, чем за пять лет предыдущей работы. К тому времени, когда мы начали консультации, она уже четыре месяца находилась в очень нервном состоянии, но не теряла решимости продолжать пользоваться сетевым расписанием и заставить его работать. Первое, что я сказала, это: «Что вас не устраивало в старой системе?» Она ответила: «Все устраивало». На мой вопрос, зачем же нужно было переключаться, женщина сообщила, что ей казалось, это следует сделать, потому что ее старая система казалась слишком старомодной. «С вашей новой системой стало лучше работать?» — «Нет». — «Вы хотите переключиться назад?» — «Да!» Надия и дорогие читатели, я даю вам свое разрешение.
Решение лучше искать там, где вы чувствуете себя организованным и уверенным в себе. Исследуйте свои системы и определите, что действительно исправно работает (компьютерная система регистрации документов, архив?). Вместо того чтобы пытаться создать новую систему для дезорганизованной зоны, просто перенесите свои системы на другие платформы. Или вы можете вернуться к тому, что хорошо работало раньше. Я недавно столкнулась с клиентом, у которого когда-то была система, которая хорошо работала. Теперь он уже не мог вспомнить, почему он от нее отказался. По мере того как мы поднимаемся по карьерной лестнице, меняется степень нашей ответственности, и мы ошибочно думаем, что наши системы тоже должны меняться. Сколько раз вы думали, что технологии смогут предложить лучшее решение, а потом всегда возвращались к своей старой испытанной системе?
ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ
Многие люди теряются, когда дело доходит до решения, где хранить документы. Если вас смущает этот вопрос, воспользуйтесь несколькими общими советами.
ХРАНИТЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ НА БУМАГЕ, ИЛИ В КОМПЬЮТЕРЕ
Главный ключ к успешному поиску информации — это хранение ее в одном месте. Чтобы организовать вашу систему хранения информации, нужно сделать выбор, потому что существует огромное количество средств, с которыми приходится работать, — архив, компьютерные папки с документами, электронная почта, автоответчик, скоросшиватели и т. д. Когда один документ надо искать во многих местах, у вас наверняка возникнут трудности в доступе к этой информации в момент, когда она крайне необходима.
Чтобы избежать беспорядка, поместите всю свою информацию или в компьютер, или в архив, в зависимости от того, что для вас более удобно. 90 процентов работы связаны с компьютером, но 10 процентов сотрудников пользуются печатными текстами. Делайте то, что для вас наиболее естественно. Можно даже выбрать наиболее удобное средство для каждого вида информации. Обратите внимание на пример, описанный ниже, где каждый вид информации привязан к своему средству.
УСТАНОВИТЕ ПОЛИТИКУ ОДНОСТОРОННЕГО ВХОДА
Если вы держите свое расписание в компьютере, а встречи иногда приходится назначать где-нибудь на собрании, записывая информацию на бумаге, сразу по возвращении в кабинет перенесите данные в компьютер, а не полагайтесь на записи. Если ваша база деловых контактов занесена в компьютер, а вы на конференции получили от кого-то визитную карточку, занесите данные в компьютерную систему, а карточку можете выбросить.
Если вы предпочитаете хранить все телефонные номера в компьютере, а кто-то передает по электронной почте номер сотового телефона, адрес или контактную информацию, автоматически перенесите их в нужный раздел. Помните: у вас должно быть только одно место, где можно хранить конкретную информацию!
Непросто придумать мотив для того, чтобы найти время и перенести кое-какую информацию. Измените свой взгляд. Вы не просто переносите ее, а определяете на место, для того чтобы в следующий раз воспользоваться ею. Как приятно иногда поискать телефонный номер для важного делового контакта и… вот он! Именно там, где и должен быть, в вашей базе данных. И вы его нашли с первого раза.
