– ожидаемый уровень качества;
– сроки реализации;
– необходимые ресурсы;
– критерии оценки.
Обсудить задачи с подчиненными – значит позволить им принять свои собственные меры и приспособиться в договорной манере к поставленным задачам. Чем больше «у них будет возможности сказать свое слово», тем больше они будут придерживаться поставленных целей.
И тем скорее весь труд станет «их заботой».
Вести переговоры со своими подчиненными – это значит принять их авторитет и полномочия, признать их равенство, это значит обмениваться информацией, значит развивать свою власть и влияние, чтобы совместно решить самые амбициозные задачи.
Обсуждение задач – это один из ключевых инструментов в реализации договорного менеджмента.
Оно позволяет каждому:
– найти свое место и понять, куда он движется;
– участвовать в принятии решений;
– увеличить степень своей вовлеченности по отношению к задачам;
– получить признание, зарекомендовать себя как профессионала.
В данном случае нужно не навязывать и принуждать, а напротив, стимулировать и поощрять высказывание идей, активное участие, вовлеченность в самостоятельное принятие решений.
Как об этом пишет Минцберг: «Ключ к эффективной работе организации – это индивидуальная ответственность».
Глава 3. Мониторинг и контроль, анализ ошибок
Нередко подчиненные воспринимают контроль негативно, потому что очень часто его применяют неправильно, он становится слишком навязчивым, придирчивым или обвиняющим. Часто его воспринимают как недостаток доверия, ограничение самостоятельности, поэтому порой контроль вызывает у сотрудников сильные негативные реакции.
Опасаясь подобных неискоренимых реакций, не желая потенциального возникновения конфликтных ситуаций, некоторые руководители не решаются осуществлять проверку. Другие заходят еще дальше и забывают эту ключевую функцию, в связи с чем складывается впечатление, что их не интересуют поставленные ими же задачи, что они просто избавились от них. Тогда оценка проводится на базе субъективных, сомнительных и постоянно оспариваемых критериев.
«Чем меньше здесь о вас слышно, тем лучше!»
«Мой подчиненный – специалист в области информатики, мне сложно его контролировать».
Такая распространенная реакция, нередко встречающаяся у руководителей, заключается в следующем: невозможно контролировать сотрудника, если вы технически менее компетентны, чем он.
Как будто контроль обязательно подразумевает техническую компетентность, и она ставит под сомнение обоснованность и необходимость контроля!
Зачем проверять?
Контроль деятельности своих сотрудников – неотъемлемая часть должностных обязанностей вышестоящего руководителя: если он не может контролировать своих подчиненных, его авторитет будет поставлен под сомнение. Действительно, мы приписываем человеку власть в той мере, в которой его должность и статус позволяют ему осуществлять мониторинг нашей деятельности.
Очевидно, что контроль – это прежде всего компетенция управления. Он необязательно предполагает техническую компетенцию. На сегодняшний день многие руководители могут иметь в составе своей команды более квалифицированного в определенной сфере сотрудника, чем они сами, однако это не ставит под сомнение необходимость контроля. Подтверждением тому и прекрасной иллюстрацией является развитие проектного или дистанционного менеджмента. Наконец, добавим, что функция контроля, которую берет на себя вышестоящий руководитель, также является способом узаконить свою роль и статус. В самом деле, контроль никоим образом не означает сведение своей роли к простой проверке или подтверждению эффективности. Осуществление контроля – это прежде всего обеспечение мониторинга, то есть предоставление помощи и советов по реализации корректирующих действий.
Роль руководителя в этом случае основополагающая. Именно он должен своим примером показывать, как меняется система ценностей между руководством и их подчиненными. Именно он должен инициировать, внедрять новые стандарты качества отношений, которые стимулируют желание задавать, добывать информацию, заниматься самообразованием. Контроль больше нельзя считать «деспотическим», отныне он является «защитным мониторингом», «реальной помощью» при решении проблем в рамках индивидуализированных договорных отношений.
Как осуществлять контроль?
Контроль эффективен, если содержит:
– задачу, заранее определенную с высокой точностью,
– измерительные инструменты и ресурсы, позволяющие сравнить реальную ситуацию с желаемой,
– решение внедрить корректирующие действия с целью устранения отклонений.
Напомним, что роль вышестоящего руководителя состоит не в том, чтобы принимать решение вместо своего подчиненного, а в том, чтобы помочь ему определить направление, дать совет в ходе принятия решения. Контроль – это не только выявление слабых сторон или ситуаций, требующих улучшения, это также и ободрение, воодушевление, умение заверить коллег, что все идет хорошо! Поэтому негативная коннотация, приписываемая слову «контроль», отныне не имеет права на существование.
Целесообразность контроля с точки зрения руководства
– Контроль нормативен. Он напоминает о необходимости достижения цели так же, как и условия контракта.
– Контроль – это помощь, предоставляемая сотруднику.
Вышестоящее руководство сообщает о любой новой детали, которую следует учитывать в связи с поставленной задачей. Оно приносит помощь и советы в принятии решений по коррективным действиям, которые следует предпринять в случае «пробуксовки».
– Контроль – это учитель. Такой подход позволяет подвести итоги по промахам и успехам и, таким образом, усвоить уроки, необходимые для прогресса.
– Контроль является средством оценки эффективности и прогресса работников. Он позволяет «дозировать» самостоятельность каждого из них.
Целесообразность контроля с точки зрения сотрудников
Сотрудникам необходимо, чтобы их оценивали, и они ожидают, что руководство сыграет свою роль. Быть эффективно контролируемым – значит быть признанным.
В любом случае работник находится между двумя противоположными тенденциями:
– с одной стороны – его необходимость в самостоятельности, которая соответствует потребности брать инициативу, чувствовать себя ответственным и добиваться успеха;
– с другой – его необходимость в контроле и, следовательно, в оценке работы по результатам его производительности, что предполагает контроль и мониторинг вышестоящим руководителем.
Девять принципов эффективного контроля
1. Объяснить необходимость и форму контроля.
2. Заранее ознакомить с нормами контроля и поддерживать их на протяжении всего времени.
3. Заранее информировать сотрудников о выявленных отклонениях.
4. Дать возможность подчиненным работать самостоятельно.
5. Контролировать действия, имеющие непосредственную связь с задачами.
6. Соразмерять контроль с компетенцией, с мотивацией сотрудника.
7. Проявлять гибкость.
8. Быть «требовательным» к целям.
9. Наконец, помнить, что регулярное отслеживание исполнения и достижения целей – это главный инструмент для поддержания высокого уровня мотивации.
Работа над ошибками
Опыт – это имя, которое каждый дает своим ошибкам.
Оскар Уайльд
Каждый представитель руководящего состава по долгу службы сталкивается с ошибками подчиненных. Сложность в их отработке:
– Следует ли наказывать провинившихся?
– Или можно преобразовать ошибки в средство обучения?
