Следует использовать, если вы:
· хотите сэкономить время на проверке;
· полностью доверяете сотруднику как человеку и профессионалу;
· решили дополнительно стимулировать сотрудника (предоставить больше самостоятельности);
· даете простые и краткосрочные задачи.
Ограничения: задача должна быть правильно поставлена и понята сотрудником, в противном случае она будет выполнена неправильно: не сдана в срок, выполнена с ошибками.
Поэтапный контроль — осуществляется на определенных этапах выполнения задачи.
Применяется, если:
· задача требует длительного времени, новая и сложная, поэтому менее рискованно контролировать ее поэтапно (когда от результата предыдущего этапа зависит результат следующего и соответственно итоговый);
· сотрудник ориентирован на процесс, поэтому необходимо систематически оценивать его результаты и оказывать ему поддержку;
· необходимо понять «проблемные зоны» сотрудника: когда и какие ошибки он склонен допускать.
Ограничения: если сотрудник достаточно профессионален, самостоятелен, выполнял задачи подобного типа, то такой контроль может расцениваться им как недоверие и сомнение в его компетентности.
Периодический контроль — контроль осуществляется через определенные промежутки времени.
Используется, когда:
· результаты работы предоставляются в определенный момент времени, о котором осведомлены сотрудник и руководитель (еженедельная сдача отчетов в пятницу в 17:00);
· руководителю необходимо быть в курсе результатов деятельности отдела за конкретный период (назначенное время контроля руководитель может установить исходя из специфики работы);
· задача однотипна и постоянна и необходимо понимать, справляется ли с ней работник, и принимать кадровые решения (переводы, увольнения и др).
Ограничения:
· может демотивировать работников и способствовать формальному отношению к работе («главное — отчитаться», ограничивает свободу и т. д.);
· большие затраты времени.
Выборочный контроль — контроль осуществляется неожиданно.
Применяется в случае, если:
· сотрудник недисциплинирован, безответственен;
· есть задачи, в которых строго должны соблюдаться стандарты (например, при изготовлении лекарственных препаратов).
Ограничения:
· сильно демотивирует и создает атмосферу недоверия;
· высока необъективность.
Упражнение «Вредные советы»
Цель упражнения: выявить типичные ошибки при осуществлении контроля.
Необходимые материалы: 2 листа ватмана.
Время проведения: 20 минут.
Инструкция тренера: «Рассчитайтесь на первый-второй. Первые номера — объединяйтесь в команду номер один. Вторые — в команду номер два. Каждой команде я выдаю по листу ватмана. Ваша задача — написать „Вредные советы руководителю, осуществляющему контроль“. У вас есть 10 минут. Потом каждая группа должна презентовать свои „Вредные советы“».
Ход упражнения: группа делится на две подгруппы. Задача каждой — написать «Вредные советы руководителю, осуществляющему контроль» на листе ватмана. Через 10 минут представитель от группы или вся группа должны презентовать свое «творение».
Возможные трудности: группа может сразу не понять, что ей нужно делать. В этом случае следует напомнить «Вредные советы» Григория Остера. Например, этот:
Никогда не мойте руки,
Шею, уши и лицо.
Это глупое занятье
Не приводит ни к чему.
Вновь испачкаются руки,
Шея: уши и лицо,
Так зачем же тратить силы,
Время попусту терять.
Стричься тоже бесполезно,
Никакого смысла нет.
К старости сама собою
Облысеет голова.
Мини-лекция «Ошибки контроля»
Рассмотрим распространенные ошибки контроля.
· Тотальный контроль. Порождает недоверие, сотрудники превращаются в формальных исполнителей. Руководитель постоянно контролирует их работу, в итоге выполняя ее самостоятельно, и не успевает справляться со своими непосредственными задачами.
· Другая крайность — отсутствие контроля. Комментарии излишни — даже в случае с самостоятельными, инициативными и опытными сотрудниками это наносит вред. Снижает статус и авторитет руководителя как неформального лидера (не интересуется тем, что происходит, ведь контроль — в том числе повод пообщаться с сотрудником) и как профессионала (не может отследить ошибки, посоветовать).
· Скрытый контроль. Особенно если в качестве осведомителей задействуются другие сотрудники. Как правило, в таких отделах постоянная текучка, а задерживаются только неуверенные в себе и своих профессиональных навыках.
· Руководитель контролирует только те участки, которые он хорошо знает. Соответственно контролируются только те сотрудники, которые отвечают за эти участки; это порождает следующую ошибку.
· Необъективность. Замечая ошибки в работе сотрудника, всегда опирайтесь на факты. Об этом мы подробно поговорим в следующем блоке.
Кофе-пауза
Блок «Оценка и обратная связь»
Прежде чем перейти к новой теме, чтобы материал воспринимался легче, предлагаю провести разминку и сосредоточиться.
Вводное упражнение «Игра в ассоциации»
Цели упражнения:
• подвести участников к новой теме «Оценка и обратная связь»;
• повысить активность и вовлеченность участников;
• дать каждому участнику возможность получить оценку и обратную связь от коллег.
Необходимые материалы: карточки с именами участников в двух экземплярах.
Время проведения: 20 минут.
Инструкция тренера: «Каждый участник должен вытянуть 2 карточки с написанными на них именами людей из нашей группы. Если вам попадется ваше имя — заменить на другое (перетянуть).
Вам будет дано 5 минут, чтобы вы написали все, с чем у вас ассоциируется этот человек (если цветок, то какой, если животное, то какое). То же самое надо проделать со второй карточкой.
После написания ассоциаций каждый по кругу зачитывает их, а группа пытается угадать, о ком идет речь».
Ход упражнения: каждому участнику выдается по 2 карточки с заранее записанными на них именами участников тренинга. Задача каждого — написать все возможные ассоциации, связанные с этими людьми. Каждый участник по очереди записывает свои ассоциации на карточки с именами других. Через 5 минут каждый по кругу зачитывает ассоциации. Задача группы — понять, о ком идет речь.
