В то же время, в российских и казахстанских компаниях исторически роль совета директоров была не так очевидно значима по сравнению с ролью генерального директора, поэтому у многих из них сложилась иная корпоративная культура, в которой функционал корпоративного секретариата распределяется между несколькими функциональными подразделениями. Например, организационной работой по обеспечению функционирования совета директоров занимается аппарат совета директоров, который зачастую является и аппаратом правления. Правовую экспертизу выходящих из компании документов зачастую проводит персонал юридического отдела, раскрытием информации перед регулятором и биржами занимается отдел по работе с инвесторами.
Отсутствие единого ответственного за все эти вопросы подразделения нередко приводит к неэффективной координации действий, нарушениям требований корпоративного законодательства в установленные сроки, что чревато штрафными санкциями, особенно по вопросам своевременного и полного раскрытия информации. С другой стороны, чрезмерная централизация функций, связанных с реализацией процедур корпоративного управления у одного подразделения не должна рассматриваться как обязательное требование. Все зависит от масштаба организационной структуры компании и сложившихся в ней процедур взаимодействия между участниками управленческого процесса.
Распределение функций корпоративного секретариата между различными подразделениями не снимает ответственности с корпоративного секретаря или структуры корпоративного секретаря за соблюдение корпоративных процедур.
Во избежание возникновения конфликта интересов в условиях двойной подчиненности Кодекс корпоративного поведения рекомендует избегать совмещения лицом, исполняющим функции корпоративного секретаря, иных должностных обязанностей, ставящих его в подчиненное положение по отношению к менеджменту. Однако практика многих российских компаний показывает, что такое совмещение допустимо при условии сохранения порядка назначения корпоративного секретаря советом директоров. Функции корпоративного секретаря могут возлагаться на сотрудника компании также на условиях внутреннего совместительства.
В некоторых Обществах должность сотрудника, которого в силу его функциональных обязанностей принято называть корпоративным секретарем, имеет иное наименование: руководитель аппарата совета директоров, руководитель департамента корпоративных отношений управления, директор по корпоративному управлению и т. д. Данную практику нельзя признать оптимальной, поскольку в этом случае акционеры Общества или внешний наблюдатель не всегда могут однозначно понять, что речь идет именно о корпоративном секретаре, призванном представлять и защищать их интересы. Кроме того, использование подобного подхода не позволяет обеспечить должную независимость корпоративного секретаря и его функциональную подчиненность совету директоров.
В свете изложенного Обществам рекомендуется размещать сведения о корпоративном секретаре компании, его функциональных обязанностях, а также способах контакта с ним на сайте Общества в сети Интернет.
Правовое регулирование института корпоративного секретаря в России практически отсутствует и ограничивается должностной квалификацией корпоративного секретаря, включенной в Справочник должностей рабочих и служащих (введено Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.09.2007 № 605), а также соответствующим разделом Кодекса корпоративного управления РФ, который носит рекомендательный характер. При этом упоминание о должности корпоративного секретаря можно найти в отдельных ведомственных документах, посвященных вопросам корпоративного права и управления. Так, Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общих собраний акционеров, утвержденное Приказом ФСФР РФ от 02.02.2012 № 12–6/пз-н, содержит норму (п. 2.1), которая определяет право акционеров передать Обществу свои предложения к повестке дня годового общего собрания акционеров и по кандидатам в выборные органы посредством их вручения под роспись корпоративному секретарю Общества.
Росимущество направило в адрес Обществ с государственным участием письмо от 22.10.2010 № гн-13/31218 с настоятельной рекомендацией рассмотреть на заседаниях советов директоров вопрос о целесообразности введения в компаниях с государственным участием должности корпоративного секретаря. Письмо содержит рекомендации в отношении требований к кандидатуре корпоративного секретаря, порядку его назначения, составу основных функций и объему полномочий.
В отсутствие нормативно-правового регулирования деятельности корпоративного секретаря на уровне федерального законодательства и подзаконных нормативных актов, во избежание неопределенности правового статуса и зон ответственности этого сотрудника, советы директоров Обществ должны разработать и утвердить собственный внутренний нормативный акт – Положение о корпоративном секретаре, которое должно содержать следующие разделы:
• общие положения: отражаются цели введения института корпоративного секретаря;
• порядок назначения корпоративного секретаря: выдвижение кандидатуры на должность корпоративного секретаря; рассмотрение кандидатур и принятие решения о назначении; порядок заключения и срок действия договора; порядок и основания для принятия решения о досрочном прекращении полномочий корпоративного секретаря;
• функции корпоративного секретаря – подробное описание функций и задач, стоящих перед корпоративным секретарем данной компании;
• права, обязанности корпоративного секретаря;
• ответственность корпоративного секретаря.
В Казахстане, в частности, в Законе РК об АО, предусмотрены основные функции и полномочия корпоративного секретаря:
• контроль подготовки и проведения заседаний собрания акционеров и совета директоров Общества;
• обеспечение формирования материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров Общества;
• контроль за обеспечением доступа к указанным материалам.
Имеются основные требования к корпоративному секретарю Общества – работник Общества, не являющийся членом совета директоров и/или исполнительного органа Общества, который назначен советом директоров Общества и подотчетен совету директоров Общества.
Также пп. 10–1 ст. 53 Закона РК об АО предусмотрено, что в компетенцию совета директоров Общества входит назначение, определение срока полномочий корпоративного секретаря, досрочное прекращение его полномочий, а также определение размера должностного оклада и условий вознаграждения корпоративного секретаря.
