Сколько приоритетных задач может быть в списке? Если в нем 15–20 дел, то таких задач может быть две-три, не больше. Если максимум 10 дел, то к приоритетным нужно отнести одну-две задачи.
Задачи, помеченные желтым цветом, – это ежедневная «текучка», рутина, простые дела: оплата счета, необходимые звонки, мелкие покупки и т. д. Они отнимают наши время, силы, энергию и отвлекают от самого главного, важного и приоритетного, не давая возможности сконцентрироваться на своих целях. Но это наша обязательная программа, которую нужно выполнять, хотя энтузиазма такие мелкие дела не вызывают. Их необходимо вносить в список для того, чтобы одна мелкая задача не тянула за собой хвост других, и относиться к выполнению таких дел нужно как к игре или соревнованию с самим собой.
Задачи, выделенные зеленым цветом, – это те, которые можно выполнить сегодня при благополучном стечении обстоятельств, если будут время и возможность, а можно перенести на следующий день или отложить на неделю. Такой перенос не опасен и не принесет вреда. В нашем примере это задача договориться о встрече с приятелем. Не будет ничего страшного, если она произойдет завтра. А вот если опоздать с подачей документов или не подготовиться к экзамену, это уже критично.
Результато-ориентированные формулировки задач и конкретизация. При составлении списка задач следует различать два понятия: результато-ориентированные формулировки и конкретизация. Различие между ними можно наглядно представить с помощью графика (рис. 3.6).
Как мы видим из примера, формулировка «Сходить в кино, посмотреть хороший фильм и отдохнуть» (1) является ориентированной на результат. Есть указание к действию и понимание результата (отдохнуть, посмотреть интересный именно для вас фильм). При этом остается свобода выбора: вы можете самостоятельно определить время и место, предпочесть тот или иной фильм, решить, пойти одному или пригласить друзей и т. д. Как видим, ориентированность на результат дает четкое представление о нем, оставляя свободу для его достижения, что значительно расширяет наши возможности.
Во втором варианте (2) – конкретизированная задача, в которой есть дополнительные условия, но нет понимания конечного результата.
Когда может быть полезна конкретизация?
• Если мы делегируем какую-то задачу, целесообразно указать дополнительные условия, делающие ее более понятной для исполнителя.
• Если дополнительные условия являются неотъемлемой частью самой задачи.
Но при этом формулировке условия следует уделять внимание. Обратите внимание, что в примере условия не совсем четко сформулированы: что значит «от 8 р.» – от восьми рублей, билеты брать не ближе восьмого ряда или еще что-то? Попробуйте делегировать задачу покупки билетов на сеанс с такими условиями. Таким образом, даже их формулирование должно быть достаточно четким и ясным для понимания.
Для нас важно не просто «сходить в кино» (в этом случае все равно, какой выбрать кинотеатр, фильм, сеанс и т. д.), а необходимо попасть именно 27 мая на фильм «Белый тигр» и только в кинотеатре «Мир». В этом случае задача может быть решена только при исполнении всех этих условий (3).
И, наконец, формулировка «кино» (0) не является ни результато-ориентированной, ни конкретизированной. Из нее совершенно непонятно, ни какого результата мы хотим достичь, ни что для этого нужно сделать.
Преимущества результато-ориентированного планирования задач:
• концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов;
• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;
• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;
• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;
• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;
• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.
Жестко-гибкое планирование дня
При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.
Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.
Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.
Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.
Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.
Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.
Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:
• жесткие – привязанные к определенному времени;
• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);
• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.
