С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Они могут быть как ежедневными, так и еженедельными. Выполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально «бьет тревогу» при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии).
В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/ Нет», как показано на рис. 4.1.
Обратите внимание на то, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.
Сравнительно сложную форму графика Ганта также можно использовать для обзора, но в Excel, а не в Outlook. Как правило, это бывает удобно для стратегического планирования (таблица 4.7).
В таблице 4.7 приведено достаточно «грубое» планирование проектов, временнáя сетка – месяцы и недели. Аналогичный график можно применять для более детального планирования, задав подневную временную сетку.
Еще один пример применения такого рода форм дает участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектного офиса банка «Русский Стандарт». Его система планирования дня в Outlook выглядит следующим образом (рис. 4.2).
Ориентировочное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.
Понятие и суть майнд-менеджмента как инструмента обзора задач
Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.
Подобная технология позволяет существенно повысить эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия. В развитых странах такую технологию активно изучают и применяют как в бизнес-школах, так и в вузах, школах и даже детских садах. А все началось совсем недавно.
….Однажды, учась на втором курсе института, студент по фамилии Тони Бьюзен искал в университетской библиотеке книги об эффективном использовании способностей мозга. Этому студенту необходимо было справиться с огромным количеством материала, и он хотел узнать, как такие функции мозга, как запоминание, восприятие и анализ, могут быть наилучшим образом использованы в учебном процессе. Ему посоветовали обратиться в отдел медицинской литературы. В ответ на слова Бьюзена о том, что он не хочет делать операции на мозге, а только хочет научиться правильно его использовать, библиотекарь сказала, что таких книг не существует. Это и стало толчком для Тони Бьюзена, чтобы создать свой метод интеллект-карт. Он пошел в отдел медицинской литературы, где нашел книги по физиологии мозга. Эти знания Бьюзен и использовал для создания своего метода интеллект-карт.
Сначала он достиг потрясающих результатов, став одним из лучших студентов благодаря тому, что превратил процесс своего обучения в увлекательное и, что самое главное, очень эффективное занятие. Потом Тони Бьюзен стал факультативно заниматься с отстающими школьниками, которых все считали безнадежными, и с каждым из них достиг потрясающих результатов. Один из его учеников воскликнул после того, как у него начало что-то получаться: «Я не был неспособным к учению – у меня просто не было настоящего учения!»
Тони Бьюзен вспомнил про Ньютона, Эйнштейна, которые в школе перебивались с двойки на тройку, и задал важные вопросы: «Умеем ли мы учиться? Правильно ли мы используем свой мозг для того, что обрабатывать поступающую информацию?» Заставив работать свой практический метод в обучении, автор справедливо решил, что так же эффективно его можно использовать в любой интеллектуальной деятельности, а особенно в бизнесе. Ведь что такое бизнес, как не способность быстро собрать из разных источников и проанализировать информацию (о конкурентах, потребностях клиента, поставщиках, рынке, ценах, тенденциях, прогнозах и т. д), принять на ее основе быстрое и правильное решение и потом обеспечить его выполнение? В итоге Тони Бьюзен представил свою концепцию в одной из первых своих книг «Супермышление»[38], впервые вышедшую в 1974 г.
В ней Тони Бьюзен популярно описал метод интеллект-карт. В его основу он положил основные принципы работы человеческого мозга и сумел объяснить, что мы используем наш биологический компьютер под названием «мозг» неэффективно и что есть очень простой способ существенно повысить его эффективность – метод интеллект-карт.
После выхода книги метод стал набирать огромную популярность, а интеллект-карты – успешно применяться во многих областях интеллектуальной деятельности. С распространением компьютеров стали появляться первые программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что неминуемо повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих работников интеллектуального труда, в том числе теперь и в России.
Как правильно строить интеллект-карты?
Представим основные правила построения интеллект-карт с помощью… самого образного способа представления информации – интеллект-карт (рис. 4.3).
Прокомментируем представленные на рисунке правила более подробно.
1. Главное!
1.1. Начинайте с центра. В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее – и у вас появятся новые идеи о том, чем ее дополнить.
1.2. Читайте по часовой стрелке, начиная с правого верхнего угла. Информация с интеллект-карт считывается по кругу, начиная с ее центра, затем – с правого верхнего угла и далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт. Если вы задаете другую последовательность, то обозначайте ее цифрами.
1.3. Используйте разные цвета! В выбираемых нами цветах всегда больше смысла, чем может показаться. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвета воспринимаются неодинаково и имеют разное значение в разных культурах и у разных людей. Более подробно об этом рассказано ниже.
