Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое (см. следующий этап).
2. Обработка
Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).
Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется, выбросьте его, или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите; также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.
Если относительно чего-то требуется что-то выполнить, решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут), или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий), или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых действиях). Если одного действия, чтобы закрыть вопрос, будет недостаточно, определите новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.
3. Организация
Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:
• Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);
• Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);
• Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);
• В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).
Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Дóма, За компьютером и т. д.).
Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.
Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т. д.).
Актуализируйте систему справочной информации с помощью материалов, по которым не требуется никаких действий, но которые могут пригодиться позже.
Актуализируйте систему напоминаний о действиях, которые возможно потребуется выполнить в будущем (список «Когда-нибудь/может быть», Повестки дня).
Актуализируйте систему хранения вспомогательной информации по проектам (может храниться вместе с системой справочной информации или недалеко от неё).
4. Обзор
Каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.
Проводите Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы (см. Еженедельный Обзор).
Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.
5. Выполнение
Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.
Оставайтесь гибким — поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в своей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.
Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах («Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?»). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:
• Уровень моря — текущие действия (ежедневно);
• 10'000 футов — текущие проекты (еженедельно);
• 20'000 футов — текущий круг обязанностей (ежемесячно);
• 30'000 футов — одно-двухлетние цели (ежеквартально);
• 40'000 футов — трёх-пятилетние цели (ежегодно);
• 50'000 футов и более — карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).
Диаграмма процесса обработки и организации
Модель естественного планирования
Эта модель основана на естественном способе планирования, который используется нашим мозгом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть самый эффективный способ обдумывания какого-то конкретного проекта или ситуации. Как только вы идентифицировали все свои проекты, для ликвидации беспокойства по каждому из них, может потребоваться концентрация на ниже перечисленных уровнях.
1. Цель и принципы, которыми мы руководствуемся при её достижении
Зачем мы это делаем? Что в данном случае означает «добиться цели»?
Каких ключевых стандартов мы должны придерживаться при принятии решений и выполнении работы над этим проектом? Каковы правила «игры»?
Цель и принципы как основной критерий при принятии решений по проекту.
2. Миссия / Вúдение / Глобальная цель / Успешный результат
Как мог бы выглядеть полностью успешный результат? Как бы я мог узнать об этом?
Как бы этот успех смотрелся или ощущался каждой из заинтересованных сторон?
3. Мозговой штурм
Какие вещи могут произойти в связи с этим проектом? Каково текущее состояние дел?
Что я знаю? Чего я не знаю? Что я должен обдумать? Что я ещё не учёл? И т. д.
Ничего не упускайте, не будьте субъективны и сопротивляйтесь критическому анализу своих мыслей.
Рассмотрите ситуацию с разных сторон.
4. Организация
Идентифицируйте компоненты проекта (подзадачи), их последовательность и/или приоритеты.
Сделайте схему или план, составьте по пунктам списки или начертите диаграмму — всё, что вам может понадобиться для обзора и контроля.
5. Конкретные следующие действия
Определите конкретные следующие действия по каждой независимой подзадаче (что должно быть сделано и кем?).
Если требуется дополнительное планирование, определите конкретное следующее действие, способствующее его проведению.
Если понадобится, смените уровень концентрации по проекту следующим образом:
• Если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень своей концентрации (то есть вернитесь от действий к планированию, или от планирования к мозговому штурму, или от формирования вúдения к цели).
• Если ваш проект необходимо продвигать, понизьте уровень своей концентрации (например, перейдите от формирования вúдения к мозговому штурму, от планирования к действиям).
