Просматривание записей может открыть глаза на особенности вашей клиентуры:
— люди какого пола, возраста, профессии, положения скорее становятся вашими клиентами;
— кто из них соглашается расстаться со своими деньгами с первой, второй или третьей попытки;
— кто образует те 20 %, которые приносят 80 % дохода продавцу.
План дня составьте накануне вечером, а утром лишь проверьте себя («утро вечера мудренее»): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отфильтруются, и понимание степени важности различных вопросов станет более объективным. Утреннее время используйте преимущественно для звонков или визитов к клиентам.
В пятницу вечером не только подготовьте свой рабочий график на понедельник, но и набросайте примерный план действий на всю предстоящую неделю. В понедельник утром достаточно будет лишь подкорректировать его, если нужно.
Правило 2
Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела
Обычно 80 % времени отнимают дела и контакты маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из 10 дел всегда найдутся два-три, сделав которые, вы уже будете довольны этим днем.
Если решать только вопросы, которые «хватают за горло», то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются «в зародыше», на это уходит меньше времени. Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутым в водоворот пресловутой «текучки» мелких вопросов, большинство из которых уже к концу дня невозможно вспомнить.
Применительно же к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам «сталкивать» себя с намеченного вами пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по более приоритетным сделано все возможное.
Правило 3
Спрячьтесь от текучки, уединившись хотя бы на час
Это правило для руководителей, менеджеров, служащих, управленцев — всех тех, у кого кроме непосредственно продажи есть еще много других обязанностей в фирме.
Количество обращений к управленцу так велико, что средний интервал между обращениями — не более 8 минут. Однако если учесть, что значительная часть времени уходит на совещания, ходьбу по кабинетам и т. п., в оставшееся время эти интервалы значительно меньше. Поэтому не приходится надеяться на вдумчивое (без помех) рассмотрение важнейших дел, требующих, как правило, значительного времени.
Если у вас есть секретарь или подходящий помощник, они могут оградить вас от решения многих мелких вопросов. (Хороший секретарь «экономит» руководителю до 30 % рабочего времени.)
Практика «закрытых дверей» является единственно приемлемой при написании серьезного документа, решении принципиально важного вопроса. Для этого необходимо запереться в кабинете, включить автоответчик. А если его нет — попросту отключить телефон!
Если запереться нет возможности, можно уединиться там, где вас без подсказки (в случае крайней необходимости) нельзя будет найти: в чьем-то временно свободном кабинете, библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении. Иных, столь же эффективных способов уйти от текучки, мировая практика не выработала.
Как подсказывает опыт, за время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент. Именно за это время вы и получите наибольшие результаты, которые создают удовлетворенность рабочим днем, ощущение исполненного долга, осознание силы воли.
Правило 4
Не распыляйтесь, занимайтесь в данный момент только одним делом
Уподобьте себя песочным часам: они в любой момент времени пропускают через свое горлышко только одну песчинку. Пропускайте через свое сознание только один вопрос — важнейший на данный момент, не переходите к другому, не решив первого.
«Перескакивание» же с вопроса на вопрос — это расточительство времени, поскольку вновь вникать в вопрос — это значит тратить на него дополнительное время.
К тому же такое «перескакивание», как показывают исследования, отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибочных действий и решений.
К сожалению, нередко приходится наблюдать, как во время разговора руководителя с посетителем входит коллега руководителя и после приветствия обращается прямо к хозяину кабинета со своим делом, не обращая внимания на то, что до него уже шел деловой разговор. А потом заходит следующий… и т. д. Кроме невоспитанности посетителей руководитель тем самым поощряет и собственное разбазаривание времени, как, впрочем, и времени своих подчиненных, ибо ему приходится вновь и вновь возвращаться к одним и тем же вопросам. Поэтому хозяин кабинета не должен позволять прерывать начатый разговор.
Кроме практики «открытых дверей», пагубность которой мы сейчас обсуждаем, «перескакивание» с вопроса на вопрос имеет место всякий раз, когда мы отвлекаемся от беседы с посетителем, чтобы ответить на телефонный звонок. «Телефон для меня как икона», говорится в одной из песен В. Высоцкого. Мы действительно поклоняемся телефону, когда отвлекаемся от серьезных разговоров, снимая трубку. Это неуважение к собеседнику и к тому же неразумное расходование своего времени — ведь после телефонного разговора необходимо вновь вникнуть в разговор с присутствующим: «Так на чем мы остановились?».
Более рационально действовать так: если разговор заканчивается, то, подняв трубку, скажите: «Одну минуту», положите трубку на стол микрофоном вниз и, только закончив разговор, приступайте к беседе по телефону. Если же до конца разговора далеко, то поднимите трубку, спросите у посетителя: «Сколько нам нужно времени?», после чего скажите абоненту: «Пожалуйста, позвоните через… минут». Если указанного времени окажется недостаточно, вас опять отвлечет тот же абонент и вы окажетесь в неловком положении. Поэтому целесообразнее назвать время, превышающее в несколько раз то, которое попросил посетитель.
Кстати, отсрочка телефонного разговора приводит к тому, что вопрос может быть решен без вашей помощи: сколько звонков делается только потому, что позвонить оказывается проще, нежели подумать. Как видите, вы и на этом сбережете время.
Необходимо отметить одно немаловажное обстоятельство: подняв трубку, не выслушивайте, кто и зачем звонит, ибо при этом весьма реально втягивание в разговор. Кроме того, у абонента может возникнуть впечатление, что если бы кто-то другой был на его месте, то вы, возможно, и поговорили бы с ним сразу (зачем получать информацию, кто звонит, если вы так заняты). Просто, подняв трубку, попросите перезвонить, подчеркивая тем самым, что, кто бы это ни был, вы не можете включиться с ним в разговор сию секунду.
