Успешное «специальное событие» требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Начать следует с четкого определения цели мероприятия, согласования его со всеми заинтересованными сторонами. Цель нужно довести до сведения всех участников подготовки события. Это помогает избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий.
Цель может быть конкретизирована перечнем задач. Например, целью круглого стола может быть поиск путей решения социально значимых проблем. Это предполагает решение задач: пригласить представителей заинтересованных сторон, построить схему обсуждения проблемы, обеспечить информирование общественности о ходе и результатах дискуссии.
Цели и задачи «специального события» определяют круг участников и их роли, состав приглашенных. Далее разрабатывается детальная программа и сценарий, расписанный по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов специального мероприятия не должно существовать — их следует оставить только для публики.
Специально организованные события могут быть самыми разнообразными по видам, поводам и форме проведения. В качестве особых событий могут быть представлены различные годовщины и юбилеи, памятные даты епархии, выставки, ярмарки, благотворительные вечера, культурные, научные, спортивные мероприятия и конкурсы.
Особые епархиальные мероприятия для светских журналистов, пишущих на церковные темы
При работе со средствами массовой информации можно столкнуться с проблемой непонимания светскими журналистами устройства Церкви, ее иерархии, смысла или значения определенных действий, в том числе при совершении богослужений. Нередко журналисты путают названия должностей, титулов, таинств не потому, что намеренно хотят ложно представить событие, а потому что находятся «не в теме». Чтобы сотрудничество между епархиальной пресс-службой и медиасообществом складывалось успешно, нужно собирать журналистов на тренинги, семинары, круглые столы, конференции, курсы повышения квалификации, на которых подробно обсуждать с ними проблемы сотрудничества, проводить разъяснительные беседы, рассказывать о жизни Церкви. То есть вести катехизаторскую работу, знакомя представителей средств массовой информации с основами Закона Божия, церковнославянским языком, богослужебным кругом, церковными праздниками, устройством храмов. Подобные встречи должны стать регулярными — не из года в год, а из месяца в месяц. Пусть они будут короткими по времени, не более часа, и посвящены одному вопросу. Это принесет больший результат, чем многочасовые конференции, но раз в год, на которых говорится все обо всем и ни о чем конкретно.
Темы семинаров подскажут все те же ошибки словоупотребления, которые встречаются в средствах массовой информации. Также правильным будет предупреждать их появление, собирая журналистов на тренинги накануне церковных праздников, епархиальных торжеств. Или, без привязки к церковному календарю, организовав мероприятие для изучения Закона Божия.
Для воцерковления журналистов, для налаживания контакта со средствами массовой информации, для того, чтобы представители медиасообщества не понаслышке знали епархиальную жизнь, деятельность епархиальных отделов и приходов, можно организовывать выездные мероприятия. Например, туры в епархиальные обители, паломничества к местным святыням. Следует приглашать их в разные епархиальные города, наглядно показывать жизнь епархии и правящего архиерея, которая не замыкается кафедральным городом, но распространяется по всему региону.
Нужно раздавать медиакит с подробными сведениями тех мест, которые обозначены в пунктах программы. Во время таких поездок следует обеспечить журналистов всем необходимым: питанием, средствами коммуникаций, организовать интервью с представителями епархии на местах. На протяжении пути помимо рассказов гида, особенно если приурочить пресс-тур к церковному празднику, журналистов можно на доступном языке проинформировать о сути чествуемого Церковью события и смысле торжества. Также в ходе подобных мероприятий у представителей епархиальных пресс-служб есть возможность ближе познакомиться с коллегами из светских средств массовой информации, узнать, чем живет то или иное издание, обменяться контактами.
Важно, чтобы посещение местных достопримечательностей производило на гостей неизгладимое благоприятное впечатление о деятельности епархии и, следовательно, о жизни Церкви и верующих людях.
Составление пресс-релизов и информационных сообщений для сайта
Осуществляя взаимодействие с журналистами, нужно помнить, что пресс-службе:
• не следует обрушивать на прессу шквал новостей;
• нужно понять, что является для журналистов новостями в подлинном смысле этого слова, и присылать им соответствующие пресс-релизы;
• предлагаемый для публикации материал должен быть удобным для чтения и использования;
• надобно следить за тем, не устарели ли рассылки материалов для средств массовой информации, в связи с чем установить четкие сроки направления региональным журналистам пресс-релизов, например, раз в неделю или раз в две недели;
• отправлять материал правильнее только одному журналисту в каждом средстве массовой информации — тому, с кем наиболее часто проис-ходит общение представителей епархиальной пресс-службы или тому, кто уполномочен сотрудничать с епархией.
Помимо этого пресс-службе не следует просить журналистов выслать вырезки из опубликованных материалов — сотрудники епархиального информационного подразделения должны сами отслеживать публикации в прессе и заниматься составлением архива вырезок, фото-, аудио- и видеоматериалов.
Журналисты смогут воспользоваться присланным пресс-релизом, если он будет составлен на понятном языке. Вот почему нужно стараться избегать специальной церковной лексики. Если же обойтись без этих слов невозможно, необходимо дать разъяснения, привести в сноске словарное значение слова с доступным, понятным толкованием его значения. Кроме того, в тексте нужно расшифровывать все аббревиатуры.
При создании пресс-релиза самую важную информацию следует приводить в начале сообщения. Правильный заголовок — это 90 % успеха, и в нем должна быть заключена суть того события, о котором идет речь в тексте. Если он не интересен, новость, пусть даже и очень актуальная, останется без внимания. Однако не следует в погоне за популярностью делать вызывающие кричащие заголовки или вовсе искажать содержание пресс-релиза. Из двух зол в таком случае лучше выбрать скромное, но обстоятельное название текста.
