Рис. 5. Пример схемы, отображающей взаимосвязи объекта разработки с персоналиями, организациями и событиями
Внесение информации о потенциальных клиентах в базу данных
И вот тут мы подошли к важнейшим вопросам данной главы. Какую информацию о потенциальных клиентах надо собирать, и где и как ее хранить для того, чтобы потом, в случае невыполнения плана продаж, не задаваться другими излюбленными русскими вопросами: «Кто виноват?» и «Что делать?». Ведь хранение информации для разведчиков и продавцов является не менее важным, чем ее сбор.
Очень часто вся база данных по потенциальным клиентам (а зачастую и реальным) ведется в ежедневниках менеджеров. Обрывочные сведения о клиенте (чаще всего его банковские реквизиты и юридический адрес) заносятся в электронную базу данных бухгалтерии по завершении сделки. Существует лишь информация о текущих клиентах и клиентах, купивших что-либо в компании. Действительно нужная информация (о лице, принимающем решение о закупке, потенциале данной организации как клиента) о потенциальных клиентах-организациях отсутствует. Причем не только в базе данных организации, но и у самого менеджера.
В отделе продаж одной организации на наш вопрос о том, ведется ли база данных в электронном виде, был дан гордый ответ:
– Да!
– А заносится ли туда вся нужная информация?
– Да!
На практике она представляла собой «вордовский» файл со следующей таблицей внутри (табл. 4).
Таблица 4. Пример ведения клиентской базы
Блок «Контактное лицо» оставим без комментариев: понятно, что такого рода заполнение влечет за собой массу проблем при последующих контактах. Самым забавным был столбец «Примечание» – по большей части он был пустым, но иногда появлялись значки – ☺ или краткое – «головняк». На наш вопрос, какую информацию несут эти обозначения, был дан лаконичный ответ: «Мы понимаем».
Какие же ошибки в организации и ведении базы данных наиболее распространены?
1. Отсутствует четкое закрепление клиентов за менеджерами (были анекдотичные истории, когда менеджеры одной фирмы, параллельно работая с одним и тем же клиентом и не зная об этом, сбивали друг другу цену).
2. «Уход» клиентской базы вместе с уволившимся менеджером (если и не к конкуренту, то просто в никуда).
3. Отсутствие информации.
В одной из топливных компаний, в которой мы наблюдали вышеописанную ситуацию, мы разработали следующую карточку клиента (табл. 5).
Таблица 5. Карточка клиента
Ведение подобной клиентской базы «в бумажном формате» сильно осложняется, если количество потенциальных клиентов превышает 100–200. Поэтому возникает вопрос о необходимости автоматизации клиентской базы компании.
В этой топливной компании карточка клиента была следующим образом автоматизирована на платформе 1С.
Раздел «Общие данные»
В разделе «Общие данные» находятся копии реквизитов, а также менеджер по продажам, за которым закреплена организация (рис. 6).
Рис. 6. Раздел «Общие данные»
Раздел «Контакты»
На странице «Контакты», кроме повторяющихся элементов – наименования клиента, его вида, мы видим список контактных лиц клиента, список его контактов, причем последние контакты клиента расположены вверху таблицы (рис. 7).
Рис. 7. Раздел «Контакты»
Раздел «Товары»
В разделе «Товары» находится торговая информация о клиенте (рис. 8):
► организационные формы – форма собственности фирмы клиента (ОАО, ЗАО и др.);
► сферы деятельности – чем занимается клиент (сельское хозяйство, торговля и др.);
► потребляемые объемы – здесь помещается информация о товарах, которые потребляет клиент (его потенциал) в месяц, квартал и год;
► предпочтительная форма оплаты – та форма оплаты, которая устраивает клиента больше всего (предоплата, отсрочка);
► входит в холдинг – галочка ставится в случае, если предприятие может выступать в составе группы компаний или под другим именем;
► конкурент – в таблицу заносятся наши конкуренты с описанием причин работы с ним.
Рис. 8. Раздел «Товары»
Раздел «Отсрочка»
В раздел «Отсрочка» вносится информация о собственности клиента, стадии сбора документов на отсрочку (рис. 9).
► В таблице «Имущество клиента» необходимо вносить информацию об имуществе клиента (АЗС, нефтебаза).
► Готовность внести имущество в залог – галочка ставится в случае, если клиент не против того, чтобы внести в качестве залога свое имущество.
► Наличие поручителя.
► Сумма кредита – сумма кредитного лимита, выделяемого клиенту.
► Стадия сбора на отсрочку – здесь указывается, на каком этапе находится этот процесс, если клиент собирает документы для предоставления отсрочки.
Рис. 9. Раздел «Отсрочка»
Раздел «Классификации»
В данный раздел вносится следующая информация (рис. 10):
► имидж организации – мнение об организации, причем необходимо указать обоснование данного суждения;
► источник информации о компании-поставщике;
► категория – автоматически присваивается системой на основании потенциальных объемов продаж данному клиенту – является показателем ценности клиента;
► классификация – может принимать значения «потенциальный» (договор заключен, а продаж нет), «постоянный» (договор есть, продажи тоже).
Рис. 10. Раздел «Классификации»
Досье на лицо, принимающее решения (ЛПР)
Досье является основным инструментом хранения информации в разведывательных структурах. Деловое досье – это те данные и информация, которые вы соберете об интересующих вас объектах (физических лицах) в процессе общения с ними. Поскольку эти люди находятся в сфере ваших интересов, чтобы добиться своей цели, вам нужно знать о них все.
Поведение человека всегда подчиняется неким закономерностям. Все мы знаем, что если затронуть «струнку» при разговоре с собеседником, можно вызвать практически любую реакцию: гнев, радость, добродушие, настороженность… Как же найти такую «струнку»? Либо изучая реакции человека на протяжении какого-то времени, пытаясь провоцировать нужные реакции (такое можно позволить себе только с коллегами по работе, с другими такие эксперименты могут кончиться плачевно), либо планомерно собирая сведения о человеке. На этом знании основана теория получения информации от людей, которой на протяжении многих лет пользуются спецслужбы всех стран мира.
