Функции кураторов лучше всего возложить на менеджеров продаж. Эти люди должны обладать лидерскими качествами, иметь опыт продаж. Кураторы могут заниматься также и наймом менеджеров продаж, обучением, контролем и отчетностью о продажах.
Если вы не хотите возлагать наем менеджеров продаж на кураторов, то можно иметь для выполнения этой функции отдел кадров или одного кадровика, который в течение восьми часов в день будет занят только приемом людей на собеседования. Этот человек может заниматься еще и обучением менеджеров. Им может быть и один из успешных менеджеров продаж, который в дальнейшем будет освобожден от функции активных продаж и займется только наймом и обучением персонала.
Теперь поговорим о бухгалтере . На бухгалтера мы возлагаем следующие функции. Прежде всего – контроль правильности заполнения всех документов вашей фирмы (договоры, выставление счетов, счетов-фактур, оформление актов о выполнении работы, заполнение расчетно-платежных документов и т. д.). Бухгалтер должен не только отвечать за правильность и полноту заполнения всех документов, но и готовить отчетность во все государственные инстанции. Вы как генеральный директор, руководитель, а может, и учредитель заинтересованы в правильности заполнения этих документов, чтобы к вам не было никаких претензий проверяющих организаций, налоговых инспекций и прочих органов. Надо знать, что неправильно заполненный договор фактически может снять ответственность со второй стороны, т. е. с рекламодателя. Если при заключении договора допущены какие-то нарушения законодательства или если договор неправильно оформлен (например, стоит подпись не того должностного лица или на нем какая-то «левая» печать), суд может признать сделку ничтожной (недействительной).
Кроме того, бухгалтер должен контролировать деньги (приход денег, оплату счетов и т. д.). Как правило, у бухгалтера есть доступ к электронному офису, где он видит и контролирует приход денежных средств по безналичным договорам. Обычно он имеет право оплачивать счета фирмы. Понятно, что все движения денег должны быть подконтрольны вам. В бизнесе надо не только доверять человеку, даже если он совершенно надежный, но иногда и проверять его (поэтому я рекомендую иметь службу безопасности или самим проводить проверки ваших сотрудников).
На бухгалтера можно возложить также функцию выдачи зарплаты менеджерам продаж, возможно, при участии ваших кураторов. В рамках проекта «Полезные телефоны» после так называемого закрытия каждого района, после распространения тиража менеджер получает по выбранной на его усмотрение схеме заработную плату – один или два раза в месяц.
Чтобы все это подсчитать, кто-то должен этим заниматься. Поначалу это можете делать вы сами, а потом эту функцию можно переложить на кураторов, которые управляют менеджерами совместно с бухгалтером, поскольку он имеет доступ к наличным деньгам, к кассе фирмы, а также к счетам. Если менеджеры работают у вас официально, т. е. по договору, то в функции бухгалтера также входит перечисление подоходного налога с зарплат сотрудников, а также отчислений в пенсионные фонды и фонды социального медицинского страхования. Поскольку часть договоров будет оплачена наличными, вырученные таким образом деньги менеджеры продаж должны сдавать либо вам, либо вашему бухгалтеру. Соответственно бухгалтер должен вести журнал учета наличных денег фирмы. Ездить в банк, обналичивать деньги на зарплату и выдавать ее можете либо лично вы, либо бухгалтер под вашим контролем.
Какие функции можно аутсорсить? Аутсорсинг – это в общем случае передача каких-либо функций вашего бизнеса внешним, сторонним, организациям. Практически все или большинство функций, которые вы передаете своему наемному персоналу, можно передать и внешним сторонним организациям, совершенно не подконтрольным вам. Так, например, функцию активных продаж могут выполнять так называемые колл-центры. Они могут делать обзвон по базам или спискам клиентов – своим или вашим, назначать встречи для ваших менеджеров продаж, могут даже проводить переговоры самостоятельно.
Понятно, что распространение тиража или монтаж рекламных конструкций можно также поручить фирмам, которые на этом специализируются. Даже по проекту «Полезные телефоны» у нас были предложения организаций, которые специализировались на раскладке визиток и буклетов на заправочных станциях. Они предлагали за определенную плату раскладывать на заправочных станциях нашу скидочную карту по проекту «Полезные телефоны». В принципе, по проекту единой скидочной карты по товарам и услугам для автолюбителей эта идея будет весьма удачной. Таким фирмам можно отдавать часть тиража или весь тираж, контролируя качество выполнения работ.
Подготовку и сдачу отчетности, бухгалтерию также можно поручить сторонним организациям, которые специализируются на оказании бухгалтерских или юридических услуг. А выдачу зарплаты и прием наличных денег вы можете оставить у себя, под своим контролем.
Выполнение макета рекламного носителя или каких-нибудь рекламных конструкций можно также аутсорсить сторонним дизайнерским организациям либо сторонним мастерским и производствам. Так же как и печать тиража, изготовление рекламной конструкции вы поручаете типографиям или мастерским, которые на этом специализируются.
Задайтесь вопросом: что из своих дел вы хотите делегировать своим подчиненным? Если вы не чувствуете, что активные продажи – это ваше хобби и ваше призвание, если вы не хотите всю жизнь заниматься активными продажами, то этот процесс делегируется менеджерам продаж. То же можно сказать о найме и обучении персонала. Если вы не хотите тратить свое время на то, чтобы руководить этим процессом самостоятельно, то вы также делегируете эти функции вашим кураторам или вашему кадровику.
Контроль работы стажеров и менеджеров можно делегировать кураторам или начальнику отдела продаж, проверку документов по договорам – тем же самым кураторам или бухгалтеру, начисление зарплаты менеджерам – кураторам и бухгалтеру, проведение общих собраний, обучение персонала (менеджеров продаж) – кураторам или начальнику отдела продаж, контроль над распространением рекламного носителя или монтажа рекламной конструкции – самим менеджерам, куратору или какому-то другому должностному лицу, который будет на этом специализироваться. Поиск новых направлений развития, расширение вашего бизнеса, поиск партнеров, расширение ассортимента ваших услуг можно делегировать своему заместителю.
Следующий вопрос: распределение функций, обязанностей, полномочий по должностным лицам. Нужно составить перечень должностных лиц или отделов, которые у вас есть, где будет расписано, кто за что отвечает: за качество, сроки, выполнение всех функций вашего бизнеса. Когда вы все это распишете, следующим шагом будет определение количества людей, необходимых для выполнения всех функций. Чтобы не было загруженных и перегруженных сотрудников, отталкиваться нужно от средней производительности человека, выполняющего ту или иную работу. Исходя из этого можно рассчитать то количество людей, которое требуется в зависимости от загрузки вашей фирмы на текущий момент и с перспективой на 2–3 месяца и более. Таким образом, можно планировать показатели работы вашей фирмы на следующий месяц, на квартал и т. д.
