– важности рисков, связанных с делегируемой миссией,
– компетенции и уровня самостоятельности сотрудника, которому делегирована задача.
Пример: мы будем обсуждать ситуацию каждую среду с 8 до 9 часов.
Этот регулярный мониторинг позволит вам:
– быть в курсе продвижения миссии,
– прояснить ситуацию в отношении цели и при необходимости оценить отклонения от нее,
– направить сотрудника на лучший путь, предложив ему корректирующие действия.
Таким образом, контроль воспринимается не как принуждение, а как помощь, которую вы можете предложить по просьбе подчиненного.
Делегировать – значить формировать самостоятельность своих подчиненных.
В ходе всего процесса делегирования одна из основных проблем руководителя заключается в том, чтобы удержаться от желания вмешаться в ход событий. Вы должны избегать фразы: «На вашем месте я бы…»
Делегировать – это значит согласиться на то, чтобы отойти на второй план, позволить сотруднику получить свой собственный опыт, позволить ему выявить, а затем преодолеть трудности миссии.
Однако в то же время это не означает, что можно бросить его на произвол судьбы.
Приносить эффективную действенную помощь.
Ваша роль заключается в том, чтобы доносить до сотрудника информацию, помощь и советы, в которых он нуждается, как только он сформулирует запрос, но не раньше, поскольку не следует предвосхищать просьбу.
Вы также должны следить за тем, чтобы не заменять сотрудника, выполняя за него работу или принимая решения вместо него.
Делегирование, организованное подобным образом, обретает смысл и становится подлинным инструментом обучения и мотивирования.
Оценка.
По завершении миссии руководитель и исполнитель подводят итоги данного опыта делегирования.
Предварительное определение цели и критериев оценки значительно облегчают реализацию заключительного этапа. Все уже знают, что из этого вышло.
Ваша задача на этом этапе – поиск совместного решения по следующим пунктам:
– Какие положительные последствия могут быть?
– Какое продолжение следует дать данному позитивному опыту?
– Нужно ли перейти от временного делегирования к постоянному?
Наконец, крайне важно, чтобы руководитель сумел признать за подчиненным авторство успеха делегирования.
Как мы видим, внедрение такого подхода – это, с одной стороны, использование всех возможностей для повышения эффективности, а с другой стороны, установление между вами и вашим подчиненным незаменимых отношений доверия, а это залог будущего плодотворного сотрудничества, ясного и открытого.
Ловушки, которых следует избегать:
– путать делегирование и перераспределение задач,
– не определять цели,
– делегировать только малосодержательные или неразвивающие миссии,
– принуждать, навязывать делегирование,
– не обсуждать оценку миссии,
– не оставлять делегируемому сотруднику простора для действий,
– предлагать подчиненному для делегирования слишком сложную миссию,
– делегировать без контроля,
– осуществлять политику навязывания по способу действий и реализации задачи,
– не давать права на ошибку,
– приписывать себе успех, которого добился ваш сотрудник.
Вопросы, которые следует задать себе:
– Какое последнее успешное делегирование я осуществил?
– Шла ли речь о делегировании задач или обязанностей?
– Почему я их делегировал?
– По каким критериям я выбрал сотрудника?
– О какой цели мы договорились?
– Как я представил данное делегирование сотруднику?
– Что позволяет мне говорить, что делегирование было успешным?
– Каковы были последствия для сотрудника и для меня лично?
– Что нужно было сделать, чтобы наверняка потерпеть неудачу?
– Какие уроки извлечь из последнего опыта, чтобы улучшить будущее делегирование?
Глава 8. Организовать свою занятость, чтобы иметь возможность слушать и общаться
Время – это роскошь!
Все бегут за ним: все жалуются, что у них не хватает времени на все дела, двадцати четырех часов в сутках недостаточно. В этом случае следует поверить Жану де Лабрюйеру: «Те, кто неумело распоряжается своим временем, первыми жалуются на его быстротечность».
Для того, чтобы взять на себя все роли:
– ретранслятора информации,
– коуча (того, кто сопровождает, советует, указывает ориентиры),
– катализатора энергии,
вы должны сделать так, чтобы у сотрудников было больше времени и возможностей для общения с вами, вы должны беседовать с ними, направлять работу команды, предвидеть текущие или грядущие изменения. Но как еще можно улучшить ситуацию, если и так известно, что руководитель в среднем посвящает 70 % своего времени коммуникации (чтение документов, редактирование записей, телефон, переговоры, собрания).
Нашей целью в данной главе является не рассказ о всех секретах и рецептах более эффективного тайм-менеджмента. Эта тема настолько обширна, что ее хватило бы на отдельную книгу.
Наоборот, мы ограничимся тем, что после короткого и жизненно важного размышления об определении приоритетов мы дадим ряд инструментов и методов, которые позволят вам повысить результативность в тех коммуникативных ситуациях, которые отнимают больше всего времени.
Определить приоритеты и сосредоточиться на главном
В результате внедрения 35-часовой недели многие руководители высшего и среднего звена задают себе вопрос: как организовать себя так, чтобы сделать за эти 35 часов то, что они раньше делали за 39 часов. И это не считая всех неожиданностей, которые обязательно будут дезорганизовывать вас ежедневно!
Каждый знает, что ни здесь, ни где-то еще не существует волшебного рецепта!
Однако вы можете повысить свою эффективность, поразмыслив над личной самоорганизацией и организацией вашего труда. Вы достигнете еще больших высот, когда научитесь «делать шаг в сторону» и смотреть со стороны на свою должность.
Первый навык заключается в том, чтобы определить, что составляет «ядро вашей должности». Иначе говоря, какие ключевые навыки необходимы человеку, занимающему ваше место в компании. Ответ на этот вопрос должен помочь вам понять ожидаемую значимость вашей должности и ключевые моменты результатов (см. главу 1).
Возьмем, к примеру, торговлю: каковы, по-вашему, ключевые моменты наиболее ощутимых результатов для коммерческой деятельности?
Ответ довольно прост: увеличение товарооборота, выход на рынки, количество новых клиентов, степень лояльности «старых» клиентов, средний объем продаж на одного клиента и т. д. То же самое следует сделать для вашей должности с помощью аналогичных критериев.
После того как вы осуществите этот первичный комплексный анализ, вам придется сделать выбор, а выбрать – значит отказаться!
На самом деле, зная, что день не бесконечен, и даже работая по 12 часов в сутки, вы не сможете сделать все, вам придется принять этот факт и отложить в сторону некоторые задачи и виды деятельности.
Ежедневное определение ваших приоритетов — единственный и уникальный способ повысить результативность.
Вот простой и конкретный способ достичь этого (мы исходим из принципа, что у нас утро понедельника, 8 часов):
a) составьте список всех дел, которые вам нужно выполнить на этой неделе;
b) дополните каждое из дел степенью срочности (С1 – будет самое срочное, а С12 – наименее срочное, если вы составили список из 12 дел).
Критерии для оценивания срочности таковы: деятельность, предписанная вам третьей стороной (начальством, клиентами, коллегой), дела с коротким сроком исполнения и деятельность, которая может иметь негативные последствия для компании, если не будет осуществлена своевременно;
c) затем тот же самый список дел дополните степенью важности (В1 – самое важное, В12 – наименее важное). Важное определяется по личному выбору: именно вы должны решить в рамках вашей должности, что та или иная задача важнее другой.
Подобная иерархия позволит вам понять, с чего начать и, главное, как выйти из этого порочного круга срочности и спешки (то есть больше не нужно спешить как на пожар!).
С вашей стороны требуется:
– определить первоочередность срочного/важного,
– затем обозначить приоритетность важного/срочного,
– продолжить срочным, но не важным,
– чтобы затем закончить несрочным и неважным.
Сложность данного занятия состоит в том, чтобы не рассматривать a priori то, что является срочным, как важное, или то, что является важным, – как срочное. Эта путаница может привести вас к ошибочному выбору! Кроме того, напомним, что руководящего работника чаще всего ценят за его способность предвосхищать изменения и внедрять их (важное несрочное), чем за способность управлять повседневной деятельностью. Наконец, если вы хотите более продуктивно противостоять неожиданностям, заранее учтите их существование и включите их в ваше ежедневное или еженедельное планирование (после того, как сделаете примерно половину за две недели). Планируйте согласно списку не более 70 % своего времени!
