Эти два примера наглядно демонстрируют отсутствие правил игры на некоторых предприятиях.
Определить правила для своего подразделения, своей службы – это значит дать каждому из ваших коллег ориентиры, требования и приоритеты.
Это значит определить критерии личной и коллективной успешности.
Чтобы играть в футбол, нужно знать правила игры:
– Что такое вбрасывание мяча?
– Когда мяч в положении вне игры?
– Какое поведение запрещено, за что дают штрафной, красную карточку или назначают пенальти?
Аналогично: определить правила игры в рамках предприятия или службы – это значит ответить на вопросы, которые задает себе любой сотрудник:
– Здесь так принято делать?
– Что от меня ожидают в таком случае?
– Как можно спросить…
– Как далеко я могу зайти?
– К кому я должен обращаться, если…
– Какой порядок действий здесь предусмотрен, если…
– Какое поведение здесь приветствуется, допускается, запрещается?
Следовательно, разъяснить правила игры – это основная обязанность, которую должен взять на себя любой лидер команды.
Зачем нужны эти правила?
Определить правила игры – это значит позволить каждому специалисту на предприятии подвести итоги, найти свое место в рамках своего отдела, в компании и выработать поведенческие реакции, приемлемые в организации.
Объяснение правил игры позволяет:
– определить общие ценности,
– уточнить цели отдела и определить их место в общем функционировании компании,
– сформировать большую сплоченность,
– поощрять участие каждого сотрудника и служить основополагающими критериями в случае разногласий или конфликтов.
Свойства эффективного правила игры
Правило игры является эффективным, только если оно обладает шестью следующими свойствами:
1. Оно ясно и четко сформулировано.
На самом деле слишком многие менеджеры ограничиваются обобщенными, подразумеваемыми правилами игры, которые каждый толкует по-своему. Это может привести к противоречивым действиям.
2. Оно применяемо.
Лучше вообще не иметь правил, чем иметь правила, которые не применяются.
3. Оно полезно.
Определение правил игры не является самоцелью. Правило эффективно, только если оно несет практическую пользу для достижения определенных целей.
4. Оно основано на договоренностях.
Это значит, что оно соответствует взаимной договоренности между управляющим и сотрудником.
5. Оно несет защитную функцию.
Оно приносит обеим сторонам (руководителю и специалисту) безопасность, в которой нуждается каждый, чтобы успешно реализовать свою миссию.
6. Оно гибкое.
Ситуации профессиональной жизни многочисленны и разнообразны. Жесткое правило очень скоро станет тормозить эффективность. Следовательно, оно должно нести в себе определенную долю адаптации. Однако будьте внимательны – гибкость не означает попустительство и вседозволенность!
Итак, теперь ваша основная задача ясна.
Поэтому сейчас вы должны сделать следующее:
– определить правила игры, действующие в компании,
– довести информацию о них до каждого,
– удостовериться в том, что сотрудники вашей службы согласны с этими правилами,
– заставить их уважать правила, наказывая за нарушения. Руководитель, который не будет наказывать за несоблюдение правил, косвенно признает тот факт, что данные правила являются недействительными.
Вот пример правил, определенных командой руководителей во время одного из наших семинаров:
– Иметь возможность свободно высказываться, при этом сохраняя уважение друг к другу как внутри компании, так и за ее пределами.
– Решения, касающиеся интересов коллектива, принимаются совместно большинством голосов.
– Каждый член управленческой команды солидарен с принимаемыми решениями.
– Каждый должен подготавливать решения.
– Каждый предоставляет группе свои идеи развития.
– Каждый участник, независимо от его статуса, обязуется уведомлять о:
• вопросах, касающихся коллективных интересов,
• происходящих событиях.
– Каждый руководитель группы сообщает о своей деятельности руководителю службы в ходе индивидуального ежемесячного обсуждения.
Правила игры определены, атмосфера сплоченности установлена. Сейчас вы можете взяться за определение функций и миссий ваших сотрудников.
Зачем определять функции?
Размытая ответственность, разрозненные задачи, неопределенные приоритеты, смутно обозначенные цели – все это соответствует ситуации на многочисленных предприятиях (преимущественно на предприятиях малого и среднего бизнеса и на малых производствах). Таким образом, возникают разногласия, а нередко и конфликты между должностями. Вот классические примеры: – противостояние производства контролю качества, производства – отделу продаж, отдела продаж – плановому и планово-распорядительному отделу…
Безусловно, эти разногласия не появились бы на свет, если бы обязанности, цели и задачи были лучше определены и разъяснены…
Вот почему мы предлагаем вам определить интересы и четкие служебные цели и задачи в отделе, равно как и порядок действий для их достижения.
Сегодняшнее состояние дел в компаниях
В зависимости от компаний состояние дел на сегодня в плане определения служебных функций очень разрозненное. Вот несколько примеров:
– Отсутствие определения функций.
– Определение функций существует, но оно устарело.
– Определение функций составлено без участия заинтересованных лиц.
– Определение функций возведено в догму, и они настолько жесткие, что каждый использует их, чтобы отказаться от тех или иных видов работ.
– Определение функций сформулировано в виде задач, которые необходимо выполнить.
В зависимости от ситуации последствия таковы:
– Каждый делает то, что ему кажется правильным, не занимаясь остальным.
– Наслоение множества функций приводит к внутренней борьбе за власть и иногда к значительным сложностям в отношениях.
– Порой одна и та же работа может выполняться по несколько раз разными людьми.
– Становится сложно понять, кого информировать в случае возникновения проблем.
– Каждый думает, что ответственность за решение лежит на ком-то другом.
Короче говоря, от всего этого страдает организация и эффективность работы, равно как и качество отношений.
Интересы и задачи четкого определения служебных функций на работе
Определить функции – это значит дать каждому понять, что он делает, как, зачем и для кого. Это значит – дать каждому возможность узнать, «для чего» нужна должность, которую он занимает в компании и в «каком направлении ему двигаться дальше».
Определение функций также служит основой для установления индивидуальных задач сотрудников и их оценки (см. главу 4).
От этого зависит эффективность организации, какой бы ни была ее структура (пирамида, горизонталь, сетевая), осознание своей ответственности и мотивация игроков.
Зачем описывать функционал?
Это позволяет:
– прояснить роль и ответственность каждого: кто что должен делать и почему;
– проверить системность обязанностей в рамках службы, организации;
– повысить эффективность организации;
– понять компетенции (знания, умения, навыки), необходимые на данной должности (прием на работу, образование, прогнозированное управление компетенциями);
– оценить важность и значимость каждой должности.
Описание функций = инструмент управления и коммуникации, который позволяет внести ясность в роли и их осмысление.
Определить функцию – это значит определить ключевые обязанности, которые человек должен взять на себя. То есть следует описывать не задачи для исполнения, а крупные «миссии», которые нужно воплотить в жизнь.
Разница между этими двумя ключевыми понятиями, задачами и обязанностями очень важна. Действительно, описание должности с точки зрения задач снижает инициативу и препятствует развитию самостоятельности. Более того, такое определение должности может стать «смирительной рубашкой», которую люди не захотят снимать. В эпоху, когда разносторонность становится главным достоинством компании, подобный подход к определению должности будет идти вразрез с поставленными задачами.
Следовательно, эффективное определение должности должно четко показывать все «главное, приоритетное и постоянное», что входит в прямые обязанности сотрудника.
Определение «сути должности»:
– позволяет определить место должности в компании,
