Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими нормативными актами.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников организаций, независимо от их формы собственности, проработавших в организации свыше пяти дней, (в том числе на сезонных и временных работников, работающих по договору, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию).
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся.
Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица и печатью организации.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякие рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку не допускаются.
При оформлении в трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение с работы;
3) сведения о награждениях и поощрениях, присвоениях почетных и специальных званий, предусмотренных действующим законодательством;
4) сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, подтвержденных соответствующими документами и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.
Работник имеет право периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.
Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день его увольнения. В других случаях, по просьбе работника, ему выдается заверенная выписка сведений о работе из трудовой книжки.
Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.
По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.
2.4.5. Финансовые документы
Рыночные отношения и создание широкой сети негосударственных организаций превращают подразделения бухгалтерии из простого учетного органа в важнейшие подразделения, определяющие финансовую стратегию организации и влияющие на развитие ее хозяйственной деятельности.
Учетная политика организации, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – одно из главных направлений управленческой деятельности, обеспечивающее выживание организации в острой конкурентной борьбе.
Документирование хозяйственных операций организации осуществляется на основе Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.) и отражается в учете на основании оправдательных документов.
Финансовая документация закрепляет финансовую стратегию организации, документирует финансово-хозяйственную деятельность и взаимоотношения с органами государственной власти и персоналом в сфере финансовой и хозяйственной деятельности и является письменным доказательством действительного осуществления финансово– хозяйственных операций или права на их совершение. Эти документы обеспечивают формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовой деятельности организации; обеспечивают контроль за наличием и движением материальных средств, трудовых и финансовых ресурсов и, в конечном итоге, являются основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета.
Финансовые документы, обеспечивающие хозяйственную деятельность организации, классифицируются по следующим признакам.
1. По назначению:
• распорядительные – документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции;
• оправдательные – документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения;
• бухгалтерского оформления – документы, служащие для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе;
• комбинированные – документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления.
2. По содержанию хозяйственных операций:
• материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей;
• денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации;
• расчетные – документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по финансовым обязательствам.
3. По объему отраженных операций:
• первичные – документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
• сводные – документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени.
4. По способу использования:
• разовые – документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции;
• накопительные – используемые для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций.
5. По числу учитываемых позиций:
• однострочные – документы, содержащие одну учетную позицию;
• многострочные – документы, содержащие две и более учетные позиции.
6. По месту составления:
• внутренние – документы, составленные в организации, для оформления внутренних хозяйственных операций;
• внешние – документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами.
7. По способу заполнения:
• заполняемые вручную;
• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все финансовые документы в организации группируются в три группы:
1) организационно-распорядительные документы – документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью;
2) финансово-расчетные документы – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений;
3) документы по снабжению и сбыту – материальные документы.
Правила оформления финансовых документов, составляемых в большинстве случаев по трафаретным формам, регламентируют унифицированные системы банковской, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации. Образцы финансовых документов и в данном пособии не приводятся.
2.4.6. Документы по снабжению и сбыту
В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Такой документацией являются документы по снабжению и сбыту, документирующие коммерческую деятельность организации, связанную со снабжением материальными ресурсами и сбытом выпускаемой продукции.
Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.
Договор – соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.
Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.
