Примеры оформления отдельных документов по снабжению исбыту приведены в приложениях 38–58.
2.4.7. Документы по обращениям граждан
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленные сроки.
Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.
Предложение – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, организаций (предприятий, учреждений или общественных объединений), а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, организаций (предприятий, учреждений, общественных объединений). В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба о их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, организаций (предприятий, учреждений), должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т. е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т. д.
Работа с обращениями граждан ведется на основе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов субъектов Федерации «Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в субъекте федерации».
Положение и закон устанавливает порядок, в соответствии с которым, обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направлять их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.
Руководители государственных органов и организаций (предприятий) должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решениями по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинен государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения – безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
Делопроизводство по обращения граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.
Согласно Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращения граждан.
Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке. При этом заполняется аннотационный лист. Индекс регистрации обращения состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа. При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК), указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторным считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со дня подачи первого обращения истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь.
Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах, организациях (предприятиях) возложено на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение обращений и исполнение принятых по ним решений.
Если адресат направляет поступившие к нему обращения граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, то такие обращения берутся на особый контроль с проставление на документе реквизита «Контроль». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители организаций и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.
Руководители государственных органов и организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.
Предложения, заявления и жалобы граждан возвращаются после их рассмотрения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в организации, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел по обращения граждан у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое обращение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются повторные обращения и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководители учреждений и лица, ответственные за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Установлен пятилетний срок хранения предложений, заявлений, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Это решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем организации.
По истечении сроков хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
Формы регистрационной карточки писем граждан, устных обращений, аннотационного листа, справки о работе с письмами граждан, справки о приеме граждан, справки о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в организацию и справка о тематике обращений граждан, приведены в приложениях 60–66.
