При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используют двойное пакетирование документов (вкладывание конверта в конверт). При этом, гриф конфиденциальности и другие реквизиты ставятся на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется как при отправке обычных документов в соответствии с почтовыми правилами. Факт отправки конфиденциальных документов подтверждается почтовыми реестрами.
Конверты для отправки конфиденциальных документов должны быть светонепроницаемыми, прочными, исключающими возможность вскрытия места склейки.
3.8.3. Формирование и хранение дел конфиденциальных документов
Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам.
Вместе с тем, задачами систематизации и ведения дел являются не только эффективное использование конфиденциальных документов в управленческой деятельности и других видах деятельности, но и обеспечение сохранности документов, массивов информации и их носителей в процессе хранения и использования.
В процессе текущего архивного или оперативного хранения дел ценные и конфиденциальные документы организации подвергаются таким же угрозам, как и во время их движения и обработки в документопотоках.
Помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения задач:
1) учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
2) закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;
3) учета дел архивного фонда;
4) учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.
Табличная часть номенклатуры дел конфиденциальных документов имеет дополнительные графы:
1) гриф конфиденциальности дела;
2) фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делом;
3) отметку о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);
4) отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).
Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения исполнителям работать с документами.
Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников организации, которые допущены к делу и будут с ними работать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие примерно одинаковый срок действия грифа конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и открытое дело.
Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.
После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства и помещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа временного, длительного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.
В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, описи, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них которые могут быть удалены из банка защищаемых документов. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия: срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.
Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая состоит из следующих операций:
1) проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
2) годовая проверка наличия дел и документов;
3) заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
4) проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;
5) включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
6) переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;
7) распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.
Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том) картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.
Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается.
В процессе формирования и хранения конфиденциальные дела и документы могут подвергаться следующим угрозам:
1) получение сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);
2) утеря работником службы КД контроля за использованием дел сотрудниками фирмы (за счет плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);
3) утрата (кража, утеря) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмена документов, отдельных листов;
4) ошибочная выдача дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;
5) умышленное или случайное несанкционированное уничтожение дел и документов;
6) гибель дел и документов в результате экстремальной ситуации;
7) доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнение требования инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).
При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.
Конфиденциальные, не подшитые исполненные и неисполненные, документы должны храниться у работника службы ДОУ в папках, на которых указывается их целевое назначение, фамилии сотрудников фирмы, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка в дело, отправление и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.
Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:
1) оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;
2) оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
3) оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);
