После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку.
Для должностных инструкций предполагается следующий план.
1. Общие положения. В данном разделе указывают полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, порядок назначения и освобождения от должности, порядок подчиненности.
В этот раздел надо обязательно включить квалификационную характеристику данной должности. Требования к квалификации определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик определяется аттестационной комиссией организации. Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в данном разделе, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии (в порядке исключения) могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.
2. Права. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей.
3. Должностные обязанности. Раздел содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ возможно расширение круга обязанностей работника по сравнению с обязанностями, установленными соответствующими квалификационными характеристиками. Работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.
4. Ответственность. Здесь необходимо конкретизировать случаи наступления ответственности и вид ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника.
Специфики составления должностной инструкции кадрового сотрудника нет, как я уже заметила, она такая же, как и для любой другой должности. В Приложении 14 предлагаем должностную инструкцию специалиста по кадрам.
Глава 5. Компьютеризация работы кадровой службы
Компьютеризация – это процесс внедрения компьютерной технологии во все сферы человеческой деятельности, в том числе и деятельности, связанной с обеспечением заинтересованных лиц информационными ресурсами. Цель такой деятельности, в конечном счете, – облегчить доступ к информации и работу с ней.
5.1. Компьютер – помощник кадровика
Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров, позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации кадровой службы (отдела).
Кадровик сегодня должен быть не только квалифицированным работником, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения.
В настоящее время с помощью компьютерных программ возможно осуществлять следующие функции:
1) составлять штатное расписание;
2) вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц;
3) оформлять прием сотрудников;
4) вести Личные карточки;
5) хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);
6) вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);
7) вводить данные налогоплательщика (ИНН);
8) фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;
9) планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;
10) фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;
11) учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);
12) вести учет листков нетрудоспособности;
13) фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;
14) вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;
15) вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;
16) вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
17) формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);
18) формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);
19) формировать первичные учетные документы:
а) № Т-1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника на работу»;
б) № Т-2 «Личная карточка работника»;
в) № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего»;
г) № Т-3 «Штатное расписание»;
д) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
е) № Т-5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
ж) № Т-5а «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
з) № Т-6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
и) № Т-7 «График отпусков»;
к) № Т-8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работником»;
л) № Т-8а «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работниками»;
м) № Т-9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника в командировку»;
н) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
о) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
п) № Т-11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.
И это лишь половина того, что можно делать с помощью компьютерных программ.
А насколько облегчается поиск каких-нибудь данных. Например, необходимо срочно найти место жительства работника. Вы просто открываете необходимую вам программу, ищете сотрудника по фамилии и все – данные перед вами и это занимает не более двух минут.
Компьютер стал надежным и, не побоюсь этого слова, незаменимым помощником кадрового работника.
5.2. Выбор программного обеспечения
Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.
Программное обеспечение кадрового работника сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.
Одной из самых популярных является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.
Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс кадровой службы – «БОСС-кадровик».
Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.
«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.
