В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы в зависимости от содержания подразделяются на следующие группы.
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и т. д.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
• Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.
Код классификатора состоит их цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где:
• первые две цифры (класс формы) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;
• третья и четвертая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
• следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
• последняя цифра – контрольное число.
Глава 2
Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления
2.1. Общая характеристика управленческих документов
Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: Документ – материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документах фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в управленческой деятельности.
Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работников.
В управленческой деятельности различают следующие виды документов:
1) официальный документ;
2) подлинник;
3) копия;
4) личные документы;
5) документы личного происхождения.
Официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.
Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.
Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.
Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.
Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа. Отпуск – это копия отосланного документа.
Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:
1) нотариальные копии – это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;
2) официально заверенные копии – это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;
3) простые заверенные копии – это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.
Особый вид копий – дубликат. Дубликат – это копия, имеющая юридическую силу подлинника.
Личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.
Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.
В любой организации, в процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют ее управленческую деятельность следующие документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.
2.2. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению документов
Для оформления документов используются следующие реквизиты:
№ 01 – Государственный Герб Российской Федерации;
№ 02 – герб субъекта Российской Федерации;
№ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
№ 04 – код организации;
№ 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
№ 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
№ 07 – код формы документа;
№ 08 – наименование организации;
№ 09 – справочные данные об организации;
№ 10 – наименование вида документа;
№ 11 – дата документа;
№ 12 – регистрационный номер документа;
№ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
№ 14 – место составления или издания документа;
№ 15 – адресат;
№ 16 – гриф утверждения документа;
№ 17 – резолюция;
№ 18 – заголовок к тексту;
№ 19 – отметка о контроле;
№ 20 – текст документа;
№ 21 – отметка о наличии приложения;
№ 22 – подпись;
№ 23 – гриф согласования документа;
№ 24 – визы согласования документа;
№ 25 – оттиск печати;
№ 26 – отметка о заверении копии;
№ 27 – отметка об исполнителе;
№ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
№ 29 – отметка о поступлении документа в организацию,
№ 30 – идентификатор электронной копии документа.
Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм– левое; 10 мм– правое; 20 мм– верхнее; 20 мм– нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков– угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов при угловом и продольном расположении приведены на рис 1. и рис. 2.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
