так: выделить на их выполнение определенное время, например, полчаса в неделю; поручить их кому-нибудь; и, наконец, вообще их не делать. Но прежде чем отложить на завтра то, что можно сделать сегодня, следует внимательно изучить эту работу: не исключено, что ее можно будет отложить навсегда.
Несколько лет назад на конференции в Бостоне я читал доклад о применении «принципа 20/80». Через несколько недель после этой лекции я получил письмо от Джона Боуэна. На основании материала лекции Джон разработал практичную систему установления приоритетов, которой я пользуюсь до сих пор. Надеюсь, что она окажется полезной и для вас.
Выбирай, а не то потеряешь
В любом деле каждый из нас выступает либо инициатором, либо исполнителем. Например, необходимо составить календарь мероприятий. Вопрос не в том, будет ли календарь составлен, а в том, кто его составит. Вопрос не в том, будет ли лидер встречаться с людьми, а в том, с кем он будет встречаться. Я заметил, что лидеры обычно выдвигают инициативы, а последователи — реагируют на них.
Лидеры
Инициируют.
Последователи
Реагируют.
Действуют; берут телефонную трубку и делают звонки.
Слушают; ждут телефонного звонка.
Тратят время на планирование; предупреждают появление проблем.
Тратят время по принципу «жизнь день ото дня», реагируют на возникшие проблемы.
Целенаправленно инвестируют затраты времени в контакты с людьми.
Проводят время в контактах с людьми.
Составляют календарь мероприятий в порядке их важности.
Записывают мероприятия по требованию.
Оценивай, а не то попадешь в тупик
От одного человека, чья многолетняя деятельность была связана с принятием решений, я получил короткий и простой совет:
«Реши, что будешь делать, и сделай. Реши, чего делать не будешь, и не делай». Правда, оценка приоритетов — дело совсем не простое. Часто они бывают окрашены не в однозначно черный или белый цвет, а в различные оттенки серого. Как я обнаружил, люди чаще всего не знают, что именно следует поставить на первое место.
Чтобы вам было легче оценить свои дела, цели и задачи, задайте себе несколько вопросов.
Что требуется от меня?Лидер может отказаться от чего угодно, кроме ответственности. Прежде чем согласиться на любую новую работу, всегда следует дать ответ на вопрос: «Что требуется от меня?». Другими словами, что я должен сделать такого, что никто, кроме меня, сделать не может? Ответы на этот вопрос (что бы это ни было) следует поставить в начале списка приоритетов. Неудача в этих делах может означать ваше попадание в число безработных. Ваша должность связана с целым рядом самых различных обязанностей, но среди них выделяются несколько, где вы должны быть единственным и незаменимым. Поэтому определите, что вы должны делать сами, а что можно поручить кому-нибудь другому.
Подумайте и составьте список своих обязанностей по работе (по возможности, в порядке их важности).
1.
2.
3.
4.
Что приносит мне наибольшую отдачу?Затраченные усилия и средства должны приносить соответствующую отдачу. Поэтому следует постоянно задавать себе вопрос: «Делаю ли я все возможное, что могу сделать? Приносит ли моя деятельность богатые плоды для моей организации?». Для многих организаций характерны три типичные проблемы:
■ Злоупотребление. Слишком малое число работников выполняют слишком большой объем работы.
■ Неупотребление. Слишком большое число работников выполняют слишком малый объем работы.
■ Неправильное употребление. Слишком большое число работников делают не то, что надо.
Бо Джексон играл в школьной футбольной команде — играл неплохо, но звезд с неба не хватал. Команда, в которой играл Джексон, обычно приходила к концу сезона с тремя победами и семью поражениями. После окончания школы Джексон поступил в университет и был принят в футбольную команду. Однажды на тренировке тренер попросил Джексона заменить нападающего — «временно, пока травмированные постоянные игроки не выздоровеют». Джексон вначале испугался, но потом все же согласился. Так начался его путь к вершинам спортивной славы. Вот прекрасный пример правильного ответа на вопрос о «максимальной отдаче».
Подумайте и запишите, что в вашей работе приносит вам максимальную отдачу.
1.
2.
3.
4.
Что приносит мне наибольшее удовлетворение?Жизнь слишком коротка, чтобы не быть радостной. Лучше всего удается работа, сделанная с удовольствием. Несколько лет назад на одной из конференций, посвященных проблемам лидерства, я читал доклад на тему «полюбите работу, которую выполняете». Я попросил слушателей подумать и попомнить занятие, которое нравится им так сильно, что они с удовольствием будут делать его безо всякой оплаты. А затем я предложил настолько хорошо освоить любимое занятие, что другие будут готовы заплатить на его выполнение. Энди Гранателли сказал, что достижение успеха в любом деле — не работа, а стиль жизни. Делая свое любимое дело хорошо, вы получаете удовлетворение и довольны собой — ведь таким образом вы вносите вклад в жизнь всего человечества. Я уверен, что Гранателли абсолютно прав! Подумайте и запишите, что в вашей работе приносит вам наибольшее удовлетворение.
1.
2.
3.
4.
Если ответы на все три вопроса сходны между собой, то ваши шансы на успех многократно возрастают. Другими словами, если основные требования к моей работе совпадают с моими сильными сторонами, приносящими максимальную отдачу, и при этом выполнение этих требований приносит мне большое чувство удовлетворенности — значит, приоритеты выбраны правильно и я добьюсь успеха, если буду им следовать.
ПРИНЦИПЫ ПРИОРИТЕТОВ
Приоритеты не существуют сами по себе
Приоритеты постоянно колеблются и поэтому требуют нашего пристального внимания. Как говорил известный бизнесмен Г. Росс Перо, все то, что может быть названо великолепным и достойным похвалы, балансирует на острие и может упасть в любой момент, а поэтому требует постоянной борьбы. В полной мере эти слова касаются и выбранных нами приоритетов.
Поэтому, чтобы ваши приоритеты «оставались на месте»:
■ Оценивайте. Каждый месяц пересматривайте свои «три кита» (требования, отдача, удовлетворение).
■ Избавляйтесь от лишнего. Задавайте себе вопрос: «Что в моей работе можно
