Третьим компонентом системы контроля являются соответствующие методы или процедуры контроля. Человеку, занимающемуся собственным бизнесом и являющемуся единственным сотрудником своего предприятия, особые процедуры контроля просто не нужны. И хотя у таких людей имеется много возможностей обмануть свои фирмы, подобных намерений у них не возникает. Обычно они не желают красть у самих себя и подводить своих заказчиков. В фирмах же, насчитывающих много наемных работников, должны быть в распоряжении такие методы и процедуры контроля, которые заставляли бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих фирм и компаний. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества. Независимо от вида деятельности — будь то воспитание детей, руководство финансовой компанией, продуктовый магазин или фирма, входящая в число 500 наиболее преуспевающих фирм страны, будь то просто размещение своих личных средств — есть только пять типов методов и процедур контроля:
1. Разделение обязанностей или двойной контроль.
2. Система подтверждения полномочий.
3. Система независимых проверок.
4. Физические способы охраны и контроля.
5. Документальный контроль.
Разновидностей же этих пяти типов методов и процедур контроля имеются тысячи. В качестве примера, как методы контроля можно использовать для достижения поставленных целей, рассмотрим случай с сыном одного из авторов этой книги.
Марк учился в седьмом классе. На годовом родительском собрании мы обнаружили, что по всем предметам у него были отличные оценки, за исключением одного — немецкого языка, по которому у него стояло «плохо». Когда мы спросили у него, в чем дело, Марк ответил: «Я эту учительницу просто ненавижу. Она просто стерва, и работать на ее уроках я не желаю». После беседы с этой учительницей и Марком мы решили установить три контрольных параметра таким образом, чтобы действия Марка совпадали со стремлениями его родителей. Во-первых, для учительницы мы распечатали несколько довольно простых бланков, которые попросили ежедневно заполнять и присылать нам. На этих бланках она должна была ответить на два простых вопроса: 1) Марк был сегодня готов (не готов) к уроку; 2) Марк сегодня на уроке работал (не работал). Учительнице было нужно обвести кружком свой ответ на эти два вопроса и ежедневно отсылать с Марком эти листочки нам домой. Путем ежевечернего знакомства с этими записками мы осуществляли независимый контроль за учебой сына. Кроме этого, вплоть до улучшения его оценок, мы отобрали у него и спрятали его роликовые коньки. Подобное лишение его права играть на улице в хоккей было разновидностью методов контроля в аспекте предоставления тех или иных полномочий. (Он был лишен определенных прав.) Применив три метода осуществления контроля, а именно документальный, независимые проверки и лишение его соответствующих полномочий, поведение Марка и его отношение к урокам немецкого изменилось и стало больше соответствовать желаниям его родителей. К концу обучения вместо «плохо» по немецкому языку у него стояло «хорошо».
Разделение обязанностей и двойной контроль.Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей, либо при помощи двойного контроля. Такие формы контроля, как и большинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где имеют дело с наличными деньгами. Например, получение наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Контролер, сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги, обычно отделены друг от друга таким образом, что ни один из них не имеет доступа сразу к тому и другому. Примером того, насколько легко может быть совершено мошенничество, если контрольные и кассовые операции не разделены между собой, является случай Джона Р.
Джон Р. работал в небольшой фирме, занимающейся жилищным строительством. Он отвечал за выписку чеков, а также за сверку их с банковскими платежными поручениями. За определенный период путем манипуляций с учетом чеков и фальсификаций в книге учета банковских проводок Джон похитил более 400 000 долларов. Если, например, его работодатель должен был оплатить подрядчику 15000 долларов, то Джон выписывал чек на эти 15 000, а на корешке чека ставил 20000. Затем на следующем чеке он выписывал себе чек на 5000 долларов, а на корешке ставил печать «АННУЛИРОВАНО». Когда поступало извещение из банка, он уничтожал выписанный на свое имя чек и подделывал запись в книге учета банковских проводок.
Мошенничество Джона можно было бы легко обнаружить и даже предупредить, если бы, кроме Джона, кто-нибудь еще занимался или банковскими извещениями, или выпиской чеков. Любой предприниматель, занимающийся пусть даже малым бизнесом, должен иметь в виду, что есть, по крайней мере, три основные функции, которые должны осуществляться при разделении обязанностей или выполняться им самим: 1) выписка чеков; 2) осуществление платежей; 3) проверка банковских извещений.
Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле необходимо, чтобы одну и ту же задачу выполняли два человека, причем обязанности между ними должны быть распределены таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля этого типа преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к финансам.
Двойной контроль внедрить довольно трудно. Когда люди работают под двойным контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей — поговорить по телефону, по-, курить, ответить на какой-нибудь не относящийся к делу вопрос, даже чихнуть лишний раз. Для примера приведем рассказ Роджера М., где мошенничество было совершено в ситуации якобы двойного контроля.
2 января я принял наличными 3062 доллара, которые принесли в старом полиэтиленовом пакете. Мне удалось тут же переложить их в уже обработанный мной в этот день конверт. Никаких причин похищать эти деньги у меня не было. Просто я увидел легкий способ присвоить эти деньги и им воспользовался. Обстоятельство, которое, как казалось, мне способствовало и позволило совершить кражу незаметно, заключалось в том, что в этот момент я находился у банковского хранилища со стороны клиента, и оно закрывало меня от глаз моего напарника. Сегодня, 27 января, я возвратил банку похищенную мной сумму в размере 3062 доллара.
Система подтверждения полномочий.Процедуры контроля на основе системы подтверждения полномочий имеют много разновидностей. Специальная система паролей дает полномочия тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных. Специальные карточки с собственноручной подписью позволяют людям входить в помещения с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях. Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы своего бюджета или • власти. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение какой-либо деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно сокращаются. Например, если человек не имеет права входить в помещение с банковскими сейфами, то он просто физически не может туда войти и что-нибудь украсть. Если человек не имеет права подписи на ту или иную сделку, он просто не может вписать в счет нечто для себя лично и заставить свою фирму оплатить эти расходы. Как свидетельствует нижеприведенный пример, неудачная попытка внедрить систему контроля на основе подтверждения полномочий значительно упрощает осуществление акта мошенничества.
Мэри и Рон Б. в течение многих лет пользовались услугами одного из банков. Так как они были владельцами ювелирного магазина, то в банке у них имелся сейф для хранения товаров. Поскольку они часто посещали банк, то большинство банковских служащих хорошо их знали. Им было неизвестно лишь, что в семейной жизни Мэри и Рона возникли некоторые трещины, приведшие их к разводу. В период развода они отказались от совместного пользования банковским сейфом. Через некоторое довольно короткое время в банк пришел Рон и заказал себе новый сейф, которым могла пользоваться и его дочь. Так как Мэри тяжело переживала этот развод, то она решила отомстить бывшему мужу. Однажды она пришла в банк и сказала охраннику отделения сейфов (находившемуся во время их развода в отпуске), что она куда-то сунула свой ключ от сейфа и не может его найти, так что, вероятно, ей придется попросить просверлить замок. Поскольку этот охранник прекрасно знал Мэри и даже не подозревал, что общий их сейф с Роном был аннулирован, он вызвал соответствующую бригаду, которая и вскрыла сейф, после чего бывшая жена спокойно забрала оттуда все его содержимое. Когда через несколько дней Рон попытался открыть свой сейф и это ему не удалось, он понял, что произошло. Поскольку жена не имела права пользоваться новым сейфом, банк вынужден был нести полную ответственность и по суду выплатил стоимость похищенных драгоценностей в размере 200000 долларов. Это мошенничество могло осуществиться лишь потому, что было нарушено правило сверки подписи на право доступа к сейфу (то есть сейф открыл не уполномоченный на то человек).
Независимые проверки.В основе независимых проверок лежит тот факт, что если люди знают, что их работа контролируется кем-то другим, то возможности для совершения и последующего сокрытия мошенничества резко сокращаются. Виды независимых проверок могут быть самыми различными. Управление контролера денежного обращения (ОСС) требует, чтобы каждый банковский служащий в США имел в течение года не менее одного непрерывного недельного отпуска. Предполагается, что во время его отсутствия соответствующая работа будет выполняться другими сотрудниками. Если же эта работа просто не выполняется, пока этот человек находится в отпуске, и откладывается до его возвращения, подобный метод «обязательного контроля» не срабатывает и возможность совершить мошенничество не устраняется.
Другими формами независимых проверок могут быть периодическая ротация кадров, сверка наличности, проведение аттестаций персонала, ревизий, организация так называемых горячих линий note 31 , использование аудиторских проверок и т. д. В одном крупном европейском универмаге имеется полный резервный комплект персонала, который периодически сменяет работников во всех отделах. В один прекрасный день сотрудникам объявляется, что все они отправляются на месяц в отпуск, а во время их отпуска все дела в универмаге ведутся этим запасным персоналом.
Одной из целей такой программы является проведение полной и независимой проверки по всем направлениям работы данного универмага. Если какой-либо мошенник вынужден на месяц отправиться в принудительный отпуск, его незаконная деятельность обязательно будет обнаружена. В качестве иллюстрации творческого применения независимых проверок рассмотрим пример магазина по продаже мороженого фирмы «Баскин & Роббинс» в Вашингтоне.
При входе в это заведение, славящееся своим 31 ароматом note 32 , клиента встречав улыбающийся кассир. За его спиной висят два плаката. На первом из них написано: «Если у вас возникают какие-либо проблемы с обслуживанием, звоните, пожалуйста, управляющему по нижеуказанному телефону», а на втором – «Если вам достался чек со звездочкой, вам полагается бесплатная порция орехового пломбира». В кафе-мороженом или в ином торговом розничном предприятии один из самых легких способов смошенничать — это получить с клиента наличные и затем либо вообще не внести их в кассу, либо внести туда меньшую сумму. В нашем конкретном случае можно незаметно уменьшать порции, а сэкономленное мороженое продавать и не проводить выручку через кассу. Целью вывешенных управляющим плакатов было побудить клиентов рассчитываться только через кассу, проверяя при этом полученные чеки. Поскольку на чеке может оказаться звездочка, то они обязательно должны вручаться клиентам. Если кассир получает два доллара за порцию, а пробивает по кассе только один, рано или поздно клиент это заметит и позвонит управляющему по указанному телефону, сообщив, что кассир приворовывает.
Физические способы охраны и контроля.Физическая охрана часто применяется для защиты средств предприятия от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, соответствующие ключи, уменьшают возможности для совершения мошеннических действий путем затруднения доступа к содержимому хранилищ. Деньги, помещенные в специальное хранилище, не могут быть украдены до тех пор, пока кто-нибудь не воспользуется несанкционированным доступом в него, или тот, кто имеет туда доступ, пойдет на сознательное нарушение своих обязанностей, возложенных на него благодаря полному доверию со стороны руководства. Физические способы контроля часто применяются для хранения оборудования, которое содержится в запертых ящиках или на специальных складах, для хранения мелких приспособлений, инструментов, запираемых в столах, а также наличных денег, хранящихся обычно в банковских хранилищах или сейфах.
Документальный контроль.Пятым видом контроля ян ляется использование документов или записей на машиночитаемых носителях для проведения аудиторских проверок. Документы редко служат для предупреждения мошенничества, зато они незаменимы для расследования уже совершившегося злоупотребления. Банки, например, для выявления разных афер со стороны своих сотрудников или клиентов специально изготавливают фиктивные подозрительные документы с завышенными или необычными пунктами и отслеживают банковские счета своих работников. Большинство компаний требуют для совершения сделок по купле-продаже документы типа нарядов-заказов. В некотором смысле совершенная система финансовой и бухгалтерской отчетности служит в качестве своего рода документального контроля. При отсутствии отлаженной системы документооборота совершить мошенничество и остаться безнаказанным гораздо легче.
