5. Делегируйте однотипную задачу только одному
6. Делегируйте тому, кто хочет и кому нравится задача
Если человеку не нравится дело, которое Вы хотите ему делегировать, то он наверняка его завалит.
Однако если у Вас срочная ситуация, то Вы можете делегировать задачу любому человеку, который с ней может справиться, в независимости от его желаний.
7. Обучайте, инструктируйте и контролируйте
То есть сначала Вам нужно будет обучать сотрудника, затем допускать до самостоятельной работы под Вашим руководством.
И только после всего этого Вы сможете отпустить человека «в свободное плавание», но обязательно под своим контролем.
8. Объясняйте цель действий
Для примера: Вы говорите сотруднику, чтобы он написал Вам письмо. Он написал, Вы смотрите, а оно не продающее. Вы задаете вопрос: «Почему?» А Вам отвечают: «Потому что Вы не сказали, что письмо должно быть продающим». Итак, чтобы Вы не попадали в подобные ситуации, Вам нужно будет обязательно объяснять подчиненным, что Вы хотите получить в итоге, и для чего Вам это нужно.
9. Делегируйте сложные задачи частями
10. Давайте полную информацию, доступ к этой информации и к ресурсам Например, где взять, как присоединить, откуда скачать и прочее.
11. Не вмешивайтесь
Если Вы уж делегировали задачу, то Вы ни в коем случае не должны вмешиваться в ход работ. Ваша задача в данном случае – контролирование.
12. Оговаривайте систему отчетности
В качестве примера: каждое утро до 10 часов Ваш сотрудник должен подавать Вам отчет о проделанной работе за прошедший день. В том случае, если отчет не поступил, зарплату сотруднику начислять Вы не будете.
13. Контролируйте промежуточные результаты и сверяйте их с финальными результатами
Это крайне важный момент, ведь в том случае, если Ваш сотрудник решит Вас обмануть, то его ежедневные отчеты будут не соответствовать недельным показателям, а его недельные результаты месячным.
14. Хвалите и наказывайте конструктивно
15. Делегируйте совместно с задачей и полномочия (права доступа) Для примера: Вы сказали бухгалтеру, чтобы он заплатил налоги. А доступ в программу для создания платежек сотруднику Вы не предоставили. Соответственно, он не сможет выполнить делегированную Вами задачу.
Таблица делегирования
После того, как Вы определитесь с тем, что именно Вы будете делегировать, Вы должны будете составить так называемую таблицу делегирования для сотрудника. Как она должна выглядеть? (Таблица № 3).
Таблица № 3
Теперь давайте разберемся с таблицей делегирования немного подробнее, и рассмотрим первый пункт: «Что?»
Итак, представьте для примера, что Вы решили купить чайник. Так вот, что Вам нужно сделать? Купить полезный электроприбор.
Какие этапы Вы должны будете пройти, чтобы сделать то, что запланировали? Вы должны будете доехать до магазина, купить чайник и вернуться домой. Какой результат Вы ожидаете? Вы сможете получить кипяток и сможете сделать кофе. Какие могут быть подводные камни? Вы можете забыть дома кошелек. О каких допустимых отклонениях в данном случае может идти речь? Вы можете хотеть купить зеленый чайник, но допускаете, что купите и красный, если зеленого не будет в наличии.
Идем далее. После того, как Вы составите таблицу делегирования и отдадите ее сотруднику, Вам останется только контролировать выполнение делегированного задания. Важный момент: в идеале все пункты, которые Вы пропишите в таблице, Вам нужно будет включить и в договор.
Пошаговый план делегирования
1. Выбор сотрудника
2. Обучение сотрудника
3. Составление инструкции и проведение инструктажа
4. Наблюдение или частый контроль промежуточных результатов
5. Помощь и дообучение
6. Контроль результата
7. Совместный разбор процесса и результата
8. Составление окончательной инструкции
Если Вы будете придерживаться данного плана, то все делегированные Вами дела будут выполняться, а Вам останется только контролировать их выполнение.
Разделы бизнеса
Когда люди только начинают свой бизнес, они зачастую работают по принципу «одно Я». То есть они самостоятельно выполняют все функции. Разумеется, подобный подход к делу работает, но до определенного периода. То есть до той поры, пока человек не принимает решение расширяться.
И как только он принимает аналогичное решение, так сразу же сталкивается с определенными трудностями. Какими? Например, ему требуется нанимать на работу дополнительных людей. А если взять в расчет тот факт, что у среднего бизнеса существует 12 так называемых разделов, то и сотрудников в штате должно быть не менее 12-ти. Что это за разделы? (Рисунок 1)
Рисунок 1
Теперь ответьте на вопрос: как Вы думаете, можно ли каким-нибудь образом уменьшить затраты, связанные с приемом на работу дополнительных сотрудников? Разумеется, можно. Например, Вы можете выполнять все вышеописанные функции самостоятельно. Либо же Вы можете нанять таких людей, которые смогут совмещать некоторые обязанности.
Естественно, объединять обязанности Вы должны будете исходя из следующих факторов:
1. образования человека;
2. его способностей;
3. его желания.
Для примера: один сотрудник может совмещать финансы, контроль, персонал, снабжение и один из элементов управления.
Второй сотрудник может заниматься сервисом, логистикой и частично производством. Третий сотрудник может работать с лидогенерацией, креативом и еще одной частью производства.
И четвертый сотрудник, которым, кстати, можете быть и Вы, должен будет заниматься оставшимися частями управления, производства, лидогенерации, креатива, а также продажей и безопасностью.
Стоит отметить, что существует один крайне нежелательный вариант объединения обязанностей. Какой? Это когда есть только Вы и Ваш помощник. И Ваш помощник выполняет большую часть работы.
Чем плох такой вариант? Тем, что если Ваш помощник решит от Вас уйти, а это, скорее всего, точно произойдет, то Вы останетесь в крайне неудобном положении. Потому что Вам нужно будет найти новых сотрудников, нужно будет всему их обучить и так далее. А это, безусловно, приведет к потере Вашего времени и к потере Вашей прибыли.
Так как же в идеале должно работать делегирование? Для малого бизнеса идеальным вариантом является так называемый вариант «звездочка». Что это такое? (Рисунок 2)
Рисунок 2
То есть в Вашей компании помимо Вас должно быть еще 5 ключевых фигур. При этом если на один из отделов начнет увеличиваться нагрузка, то Вы должны будете взять в него еще одного человека.
