Условия
На этапе подготовки учитывайте условия, в которых будет проводиться презентация. Эти факторы тоже могут повлиять на ее содержание. Чтобы проанализировать условия, задайте себе следующие классические журналистские вопросы и ответьте на них:
• Кто? Будете ли вы единственным докладчиком? Если нет, сколько человек будет выступать до и после вас? Как вы распределите части выступления между собой?
• Когда? Когда будет проходить презентация? Сколько времени вам выделено? Останется ли время на диалог с аудиторией? Планируете ли вы работать в формате вопросов и ответов?
• Где? Где будет проходить встреча – в офисе вашей компании, на площадке ваших слушателей или на нейтральной территории? Как организовано помещение? В больших помещениях, в том случае если микрофон есть только у выступающего, вас наверняка не будут прерывать во время презентации. В менее просторных залах прерывания неизбежны. Если так, запланируйте время для дискуссий.
• Что? Какие аудиовизуальные средства вы будете использовать? Планируете ли вы проводить демонстрацию, чтобы показать свой продукт в действии? Если да, достаточны ли пространство и обзор для показа? Когда будет демонстрация: до, во время или после презентации?
Вы должны определить все эти факторы и указать их в рамке до начала мозгового штурма. Используйте рамку, приведенную на рис. 3.2, чтобы зафиксировать всю информацию, которую вы сейчас прояснили.
Рис. 3.2. Форма для подготовки презентации (загрузить форму The Power Presentations Framework Form вы можете с сайта www.powerltd.com)
Четко, насколько возможно, определите все эти факторы. Не существует такого понятия, как универсальная презентация. Готовьте презентацию для конкретной аудитории, конкретного случая, для конкретных докладчиков, излагающих конкретную историю с конкретной целью. Презентация, построенная не по индивидуальному заказу, будет менее эффективна и с меньшей вероятностью убедит ваших слушателей. Зачем вообще утруждать себя выступлением, если вы не готовы выделить необходимое время на его подготовку?
Значит ли это, что каждую презентацию нужно начинать с нуля? Необязательно. Однажды разработав презентацию, в дальнейшем с каждым разом вы сможете сокращать время подготовки. За мою двадцатилетнюю карьеру в этом бизнесе процесс подготовки презентации на первой встрече с клиентом никогда не занимал более полутора часов, независимо от его сферы деятельности, начиная от биотехнологии и заканчивая простыми продажами. Второй раз, как правило, нам требуется около пятнадцати минут, а затем все меньше. В конце концов, вы сможете выбирать и заимствовать необходимые элементы из одних презентаций для других. Главное – начинать разработку каждой презентации с основных концепций, представленных в рамке. Этот процесс «калибровки» поможет вам удостовериться, что каждая презентация, с которой вы будете выступать, ориентирована на конкретную уникальную ситуацию, в которой вы оказываетесь.
Сопротивляйтесь любому соблазну обойти этап определения рамок. Не полагайтесь на то, что ваши коллеги знают и принимают во внимание все будничные аспекты презентации – кто, что, когда, где, почему. Выявляйте эти факты заблаговременно, они помогут вам понять, что не должно, а что должно входить в вашу презентацию и в какой форме.
Теперь, определив контекст и настроив фокус внимания, вы готовы разрабатывать потенциальные идеи. Сейчас ваше правое полушарие, вместо того чтобы думать о вашем облачении или о том, чем вы займетесь после презентации, сконцентрируется на более существенных вопросах. Вам нужно уловить все возникающие идеи – для этого мы воспользуемся методом мозгового штурма.
Мозговой штурм: как сделать разгрузку данных продуктивной
Вот как проводится эффективный мозговой штурм:
1. Установите стенд, подготовив пачку больших листов бумаги и много канцелярских кнопок, чтобы прикреплять их, или доску. Я предпочитаю работать на доске, поскольку так я могу по своему желанию стирать и переписывать возникающие идеи. К тому же записи на ней получаются более четкими, их легче читать. Используйте разные цвета для фиксации идей разных групп и уровней.
Сейчас на рынке представлен ряд высокотехнологичных изделий, которые позволяют переводить любые каракули в электронную форму и выводить их на компьютер, а затем на принтер (я использую eBeam, www.e-beam.com). Это классные инструменты, но они необязательны. Всегда можно попросить кого-нибудь руками переписать ваши заметки во время или после мозгового штурма.
2. Соберите команду участников мозгового штурма. В нее должны входить те, кто будет принимать участие в презентации, а также все, кто может поделиться своими идеями и важной информацией.
3. Вы или кто-нибудь из вашей команды (с достаточно хорошим почерком) должны записывать маркером на доске все идеи, перечисленные в процессе мозгового штурма. Этот человек будет секретарем. Я, работая с клиентами, выступаю одновременно в роли секретаря и куратора. Как куратор, я занимаю нейтральную позицию и просто фиксирую все идеи по мере их поступления, безоценочно. В мозговом штурме не бывает плохих идей. Пусть все они всплывают. В этом суть «правополушарного мышления». Я также прошу всех участников «пропускать» через меня все идеи, чтобы не потерять ни одной. Я записываю все идеи, чтобы все могли их видеть и анализировать....
В мозговом штурме не бывает плохих идей.
Вашему секретарю следует занять такую же позицию. Он не должен выступать за или против любых возникающих идей. Пусть он, как Швейцария, сохраняет нейтралитет ко всему происходящему.
4. Начинайте процесс мозгового штурма, попросив кого угодно озвучить мысль о чем-либо, что имеет отношение к презентации. Допустим, кто-то называет «менеджмент». Вы или секретарь записываете это слово на доске и обводите кружочком, чтобы превратить эту идею в концептуальное ядро.
5. Задача участников – совместно развить каждую такую идею. К примеру, как только словно «менеджмент» появляется на доске, начинают всплывать всевозможные мысли, связанные с менеджментом. Допустим, кто-то перечислит имена представителей руководящего звена компании: исполнительного директора, председателя, финансового ди рек тора, исполнительного вице-президента. Вам же или секретарю нужно записать все перечисленное, обвести в кружочки и соединить в группу родственных идей. Главную идею в группе можно называть «материнской», подчиненные – «дочерними».
6. Продолжайте прорабатывать по такому принципу и другие идеи, которые предлагают участники мозгового штурма. Некоторые группы идей всплывают в связи почти со всеми презентациями: «Наша продукция», «Наши покупатели», «Тенденции рынка», «Конкуренция». В зависимости от конкретной цели вашей презентации и задач, которые стоят перед компанией в текущий момент, некоторые концепции окажутся уникальными. По ходу работы вы постепенно заполните доску родственными концепциями примерно так, как показано на рис. 3.3.
