• распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум факторов, которые делают ваше время стихийным, приходились на строго определенные часы, а все остальные дела, на которые влияете только вы, – на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временна́я закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня, после того как они получат информацию от вас) или вы можете повлиять на свои «приемные часы» (например, часы консультирования сотрудников приходятся на вторую половину дня);
• постарайтесь использовать табличку «Извините, в настоящее время я занята на 1 час (или в течение другого периода)» в те часы, когда вы выполняете особенно важную работу, или закрывать дверь кабинета, если у вас отдельный кабинет;
• постарайтесь минимизировать количество отвлекающих вас от важных дел факторов. Например, в период выполнения важной работы можно выставлять автоответчик и перезвонить позднее, а также не отвлекаться на каждое входящее сообщение по e-mail или по другому коммуникационному каналу.
Скажи «НЕТ» стереотипным советам
Нередко в книгах по тайм-менеджменту даются стереотипные советы типа:
• не начинайте день с просмотра почты или каких-то других мелких дел;
• выполняйте однородные дела единым блоком;
• формулируйте для себя дела в виде результата, а не процесса их выполнения;
• тщательно готовьтесь к выполняемой работе.
Таких советов много. О первом из них мы с вами уже говорили: правильность или неправильность этого совета зависит от ваших биологических часов и других факторов продуктивности времени. А об остальных советах речь пойдет ниже. У вас будет возможность пройти небольшое тестирование (надеемся, что перед собой вы будете честны) и получить персональные рекомендации, исходя из выявленных по результатам теста особенностей.
Итак, пожалуйста, ответьте на несколько вопросов:
1. Что для вас более естественно и комфортно: длительное время выполнять однотипные задачи или задачи различного типа? Оцените, как при длительном (с вашей точки зрения) выполнении однотипных задач меняется ваши продуктивность и настроение – в лучшую сторону или в худшую?
2. Вы выполняете одновременно два не особенно сложных дела (например, обсуждаете рабочие вопросы по телефону и просматриваете почту либо смотрите фильм (не самый захватывающий) и проглядываете газету). Является ли такая ситуация для вас комфортной или дискомфортной? Сильно ли снижается скорость восприятия, повышается ли процент ошибок?
3. Опишите свой последний рабочий проект (или последнюю рабочую неделю).
4. Представьте, что вам предстоит выйти на новую работу. Опишите ваш первый рабочий день.
Рассмотрим результаты.
1.
2.
3.
4.
Персональные рекомендации (согласно полученным ответам)
Сейчас вы смогли определить свои индивидуальные особенности и получить рекомендации с учетом специфики вашей личности. Постарайтесь учесть их при планировании своего рабочего и личного времени. Однако есть еще один момент, связанный с темой дружбы со временем, который стоит обсудить.
Давайте определимся с критериями эффективно проведенного времени: вы получаете либо удовольствие, либо пользу. Поэтому в личной жизни пожирателями времени мы можем считать то, что не принесло ни удовольствия, ни пользы. Так что даже если вы сидите перед телевизором с бутылкой пива и от этого получаете удовольствие, значит время потрачено не зря. Старайтесь не делать сами и не заставлять своих близких делать то, что не приносит удовольствия, а польза сомнительна (яркий пример такой ситуации: ребенка заставляют ходить в музыкальную школу, которую он терпеть не может и при этом у него явно нет задатков профессионального музыканта). Если же вы получили удовольствие (посмотрели интересный фильм), или пользу (придумали план садового участка), или и то и другое (полезное хобби; к этой категории может быть отнесен и план садового участка, если его составление доставило вам радость), то время было использовано совершенно правильно.
Однако в течение дня мы часто сталкиваемся с так называемыми пожирателями времени, т. е. с тем, что не приносит нам пользы. Рассмотрим, какие существуют пожиратели времени и что можно сделать, чтобы уменьшить потери. Предлагаю следующую классификацию.
Пожиратели времени
Даже это небольшое число решений позволит каждому лучше дружить со временем, учитывая свои индивидуальные особенности. Теперь дело за вами, потому что только большое желание, усилия воли и определенный труд позволит вам применить на практике инструменты оптимизации использования времени. Удачи в этом!
Как эффективно строить отношения с людьми, не похожими на вас
Если вы хорошо строите отношения с людьми, похожими на вас, то вы хороший коммуникатор. Однако стать отличным коммуникатором можно, только научившись налаживать отношения с людьми, не похожими на вас.
Светлана Иванова: В моей работе бизнес-тренера был такой занятный случай. Я приехала на переговоры в компанию, которая выбирала провайдера для проведения тренингов по продажам. Моей целью было сделать так, чтобы выбрали именно меня, поскольку проект был значительным и финансово выгодным. Я встречалась с административным директором, который почему-то выполнял еще и функции менеджера по персоналу. (Чтобы дальнейший мой рассказ был понятен, расскажу немного о себе: я быстро говорю, часто с низкой степенью детальности, так как ориентирована на результат.) Итак, начинается встреча. Я поздоровалась, представилась, клиент также. Затем он говорит: «Светлана… расскажите… как проходит… ваш… тренинг?» Я начинаю говорить: «Сначала… в тренинге… разбираем… одну из технологий продаж… например… работу с возражениями… Затем отрабатываем… ролевые игры… на примере… тех возражений… с которыми… реально сталкиваются… участники тренинга…» Он перебивает меня и говорит: «А можно… поподробнее… Вы заходите в аудиторию… здороваетесь… а дальше?» Ну и в таком же темпе (думаю, вы догадались, что точки означают долгие паузы). Я рассказываю о том, как здороваюсь, представляюсь, затем мы знакомимся по кругу, собираем ожидания участников, я показываю первый слайд и пишу на доске тему, потом… Ну и так далее в течение минут 20–30. Выслушав всю эту, с моей точки зрения, не самую нужную информацию, клиент говорит: «Ну вот, наконец-то серьезный тренер приехал, а то все какие-то суетливые были…» Так он оценил тот факт, что мне удалось подстроиться под его стиль общения и приоритеты.
