А теперь представьте себе, что вы догнали босса в коридоре и похлопали его по плечу:
«Знаете, я ничего не имею против собраний, но я придумал кое-что получше. Давайте просто не будем проводить его, ведь мы все равно зря потеряем время и не добьемся ничего путного»
или
«Знаете, я ничего не имею против собраний, но мне просто необходимо закончить несколько важных дел. Можно мне пропустить сегодняшнее собрание? Такие перерывы здорово отвлекают от работы. Обещаю, я попрошу коллегу X. ввести меня в курс дела. Договорились?» Второй вариант выглядит менее категорично. Постарайтесь найти достойное применение времени, которое ваши коллеги проведут на собрании, чтобы в итоге обойти их по результатам. Уклоняйтесь от собраний как можно чаще, чтобы в конце концов все смирились с вашим отсутствием.
Вспомните, как в детстве изображали паиньку: «Ну только один разочек! Пожалуйста! А я тогда сделаю (то-то), честное слово!» Родители обычно клюют на эту уловку потому, что дети мастерски их разводят. Тот же прием эффективен при общении с начальством, поставщиками, клиентами и остальным миром.
Пользуйтесь этой уловкой, но не поддавайтесь на нее сами. Если босс попросит вас задержаться после работы «всего один разочек», знайте, что одним разом он не ограничится.
Потребители времени: прочь сомнения – группируйте задачи
Расписание защищает от хаоса и прихоти.
ЭННИ ДИЛЛАРД (р. 1945), лауреат Пулитцеровской премии по документальной литературе 1975 года
Если прежде вы никогда не пользовались услугами полиграфических предприятий, цена и затраты времени на пусконаладочные работы вас изумят.
Допустим, что печать полноцветных логотипов на 20 футболках будет стоить 310 долларов и на выполнение заказа потребуется неделя. Какими будут затраты времени и денег на печать трех точно таких же футболок?
310 долларов и одна неделя.
Как такое может быть? Очень просто: затраты на приладку печатной машины не меняются. Ей требуется то же самое количество материалов для подготовки печатной формы (150 долларов) и столько же усилий человека, который ее обслуживает (100 долларов). Как ни крути, процесс приладки сократить не получится. Таким образом, на эту работу, пусть и незначительную, требуется выделить столько же времени, сколько и на любую другую, т.е. отвести на выполнение заказа неделю. Неэкономичный тираж съедает оставшуюся часть суммы: 3 доллара за штуку при печати 20 футболок = 20 долларов за штуку при изготовлении трех футболок.
Следовательно, чтобы сэкономить деньги и время, следует дождаться более крупного заказа: этот подход называется группировкой, серийным производством или пакетированием. Группировка – еще один способ решить проблему отвлекающих, но необходимых потребителей времени, мелких повторяющихся задач, которые отнимают время от выполнения наиболее важных дел.
Если проверять почту и выписывать счета на оплату пять раз к неделю, каждая выписка счета займет у вас 30 минут, всего вы ответите на 20 писем. Если же выполнять ту же задачу раз в неделю, она отнимет всего 60 минут, вы ответите на 20 писем, в два захода по полчаса. Люди выбирают первый подход из страха перед экстренными ситуациями. Но, во-первых, экстренные ситуации случаются редко. А во-вторых, при наличии системы срочного оповещения вы вряд ли пропустите крайний срок, следовательно, обойдетесь малой кровью.
Затраты времени на подготовку неизбежны для всех задач, какими бы масштабными или мелкими они ни были. Зачастую эти затраты оказываются одинаковыми и для одной, и для сотни единиц продукции. При этом психологическое «переключение передачи», необходимое для возвращения к основной задаче, выполнить которую вам помешали, может отнять до 45 минут. Такие прерывания и помехи отнимают более четверти каждого рабочего дня продолжительностью с девяти до пяти (28%)*.
Это справедливо для всех повторяющихся задач, именно по этой причине мы уже решили проверять почту и голосовые сообщения дважды в день, в заранее выбранное время (в промежутки между которым сообщения накапливаются).
Последние три года я проверяю почту не чаще раза в неделю, а иногда не заглядываю в ящик по четыре недели кряду. И ничего непоправимого не случилось, устранение проблем обошлось дешевле, чем в 300 долларов. Такая группировка задач сэкономила мне сотни часов лишнего труда. А сколько стоит ваше время?
Рассмотрим гипотетический пример:
1) 20 долларов в час – во столько оценивается ваш труд. Так обстоит дело, к примеру, если в год вы зарабатываете 40 тыс. долларов и отдыхаете две недели: 40000 : 2000 (40 часов в неделю х 50) = 20 долларов в час;
* The Cost of Not Paying Attention: How Interruptions Impact Knowledge Worker Productivity, Jonathan B. Spira, Joshua B. Feintuch, Basex, 2005.
2) подсчитаем, сколько времени вы сэкономите, сгруппировав подобные задачи и выполняя их в несколько заходов, а затем определим, сколько вы заработаете, умножив количество отработанных часов на почасовой тариф (в данном случае – 20 долларов):
раз в неделю – 10 часов = 200 долларов;
раз в две недели – 20 часов = 400 долларов;
раз в месяц – 40 часов = 800 долларов; j
3) проанализируем частоту группировки, приведенную выше, и определим, какие затраты понадобятся на устранение проблем, возникших за этот период. Если затраты не превышают приведенные выше суммы, выполнять сгруппированные задачи можно еще реже.
Например: если я проверяю почту раз в неделю и в среднем теряю в неделю две сделки, лишаясь 80 долларов прибыли, я буду продолжать проверять почту раз в неделю. Если вычесть из 200 долларов (за 10 часов) 80 долларов прибыли, все равно остается 120 долларов. Не говоря уже о том, что у меня высвобождается время на выполнение других, более важных задач. Если подсчитать финансовую и эмоциональную выгоду от выполнения всего одной важной задачи (например, «окучивания» крупного клиента), ценность группировки значительно превысит почасовую экономию.
Если устранение проблем обходится дороже и превышает сэкономленную сумму, следует вернуться к предыдущей частоте группировки. В этом случае я стал бы проверять почту не один, а два раза в неделю (но не ежедневно) и попытался построить работу так, чтобы опять проверять ее только один раз. Незачем брать усердием там, где можно взять умом. Когда я понял, как редко возникают по-настоящему серьезные ситуации, я принялся группировать и личные, и деловые задачи. В настоящее время у меня сгруппированы следующие дела: проверка электронной почты (по понедельникам, в 10:00), телефонные звонки (полностью исключены), стирка (раз в две недели, по воскресеньям, в 10:00), работа с кредитками и счетами (почти со всех платежи снимают автоматически, но я все-таки подвожу баланс раз в неделю, по понедельникам, после проверки почты), силовые тренировки (раз в четыре дня по 30 минут) и т. д.
