Поэтому каждый руководитель должен хотя бы в общих чертах владеть ситуацией о дебиторской задолженности (досконально все знать при большом количестве клиентов невозможно, да и не нужно) и знать своих проблемных клиентов (т. е. тех, кто часто оплачивает полученные товары либо услуги с опозданием). Периодически рекомендуется устраивать бухгалтеру по расчетам либо главному бухгалтеру выборочные проверки: например, попросить предоставить полную информацию о расчетах с проблемными клиентами (либо конкретно назвать клиентов), с указанием размера общей и просроченной задолженности, причинах возникновения просроченной задолженности и предполагаемых сроках погашения. Если выяснится, что бухгалтер своевременно не предпринял никаких мер по погашению просроченной задолженности (в частности, не довел информацию о возникновении такой задолженности до руководства), то к этому следует отнестись со всей внимательностью и строгостью.
Еще лучше в приказном порядке обязать бухгалтера докладывать вам о просроченной задолженности в день ее возникновения. Это позволит вам постоянно контролировать состояние расчетов с проблемными клиентами. А бухгалтеру впоследствии будет невозможно скрывать просроченную задолженность с целью получения личной выгоды, если эта задолженность находится на контроле у руководства.
Очень и очень распространенный вид злоупотреблений — откат бухгалтеру за перечисление денежных средств для участия в каком-либо семинаре (по исчислению НДС, по расчету таможенных платежей, по многовалютному учету, ит. д. и т. п.). Как известно, такие семинары в настоящее время не проводит только ленивый, и многие из них отнюдь не дешевы (особенно, если семинар рассчитан не на один, а на два и более дней), поэтому и сумма отката очень даже привлекательна.
И еще полбеды, если ваш бухгалтер получил откат за оплату семинара, но при этом посетил этот семинар и получил там знания, которые будут полезны для выполнения должностных обязанностей. На практике бывает гораздо хуже: деньги за семинар перечислены, бухгалтер получает за это неплохой откат, и затем один или несколько дней не появляется на работе, мотивируя это тем, что он находится на семинаре. Директору и невдомек, что на самом деле никакого семинара нет, деньги у него попросту украдены, а бухгалтер организовал себе небольшой оплачиваемый отпуск. Причем бухгалтер может сам выдумать такую схему, и привлечь для ее реализации кого-либо из своих знакомых — тогда речь будет идти уже не об откате, а просто о дележе поровну полученной суммы. Кроме этого, главный бухгалтер может организовать подобное «посещение семинара» не для одного себя, но и еще для кого-нибудь из бухгалтерии, например — «пойти на семинар» вместе со своим заместителем, приняв его «в долю» (разумеется, сумма оплаты и последующего вознаграждения соответствующим образом увеличится).
Поэтому если ваш бухгалтер говорит, что он желает посетить семинар (курсы, занятия, и т. п.), которые нужно оплатить, к этому следует отнестись внимательно. Рекомендуется сразу же выяснить для себя перечисленные ниже вопросы.
♦ Действительно ли так необходимо вашему бухгалтеру посещать этот семинар? Может, тема семинара никак не касается того, чем занимается ваше предприятие? Например, если вы занимаетесь торговлей строительными материалами, а бухгалтер желает посетить семинар, посвященный вопросам уплаты НДС на предприятиях общепита, то это следует расценивать как тревожный звонок.
♦ Кто проводит семинар? Имеет ли право организация, которой необходимо перечислить деньги за участие в семинаре, проводить подобные мероприятия? Не будет лишним поинтересоваться у своих коллег — руководителей предприятий: слышал ли кто-нибудь из них о такой организации, может — посещал ее семинары?
♦ Кто является получателем денежных средств, которые должны быть перечислены за участие в семинаре? Если в качестве получателя выступает какой-то посредник, а среди документов на оплату присутствует договор перевода долга либо какой-то аналогичный документ, то, скорее всего, ваш бухгалтер что-то темнит.
♦ Где будет проводиться семинар? Рекомендуется связаться с представителем организации, проводящей семинар, и выяснить этот вопрос. Если предполагается проведение семинара на арендной территории, то следует позвонить на предприятие, сдающее помещение в аренду, и уточнить — действительно ли тогда-то и в такое-то время там будет проходить семинар, который проводит такая-то организация?
Если же вы согласились оплатить семинар и отпустить на него бухгалтера, то рекомендуется обязательно посетить место проведения семинара и посмотреть, действительно ли ваш бухгалтер там присутствует. Если это не так — у вас появится серьезный повод для подозрений.
Широкое поле для злоупотреблений появляется у бухгалтера, когда предприятие постоянно или периодически испытывает нехватку денежных средств для осуществления текущих платежей. Например, на текущей неделе вам нужно сделать следующие платежи: предоплата поставщику «Торговый дом», предоплата поставщику «Торговля и кредит», вернуть излишне полученную сумму покупателю «Мир моды», оплатить налоги, а также аренду офиса и склада. Общая сумма платежей составляет, допустим, 300 000 рублей; реально же вы сможете оплатить только 200 000 рублей.
Из всех перечисленных платежей обязательным и не вызывающим сомнений является лишь оплата налогов — в противном случае родное государство не преминет обложить вас разными пенями, штрафами, ит. д. А вот все остальное — это уже как бухгалтер решит, если только на этот счет он не получал от вас конкретных и строгих указаний.
В такой ситуации бухгалтер может позвонить, например, поставщику «Торговый дом» и сказать примерно следующее: «Вы знаете, на этой неделе, а, скорее всего — и на следующей, мы не сможем перечислить вам предоплату. Вы уж извините, финансовые проблемы… Уж и не знаю, как тут быть…». Возможно, поставщик просто ответит: «Ну не можете — и ладно, перечислите, когда сможете, но товар получите только после предоплаты». В этом случае можно тут же позвонить другому поставщику, и произнести эту же фразу. Но не исключена и другая ситуация, например — когда поставщик ждет конкретно этих денег (ведь у него тоже есть актуальные, запланированные заранее платежи). В таком случае может последовать примерно такой ответ: «Давайте подумаем вместе — может, что-то и придумаем», с последующим предложением личной встречи.
А уже на личной встрече разговор пойдет конкретный: за перечисление денежных средств в полном объеме, который был запланирован ранее, бухгалтер получает откат — например, 5 %. Несложно посчитать, что если сумма платежа составляет 100 000 рублей, то сумма отката составит 1 000 рублей. Неплохая прибавка к заработной плате, не правда ли? И для ее получения достаточно всего лишь выполнить свои служебные обязанности — перевести деньги счет поставщика.
