В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица – представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29–12/44313, от 20.10.2003 № 29–12/58566.
Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 НК РФ).
При организации расчетов с подотчетными лицами нужно знать, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового Кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Согласно статье 247 Трудового Кодекса РФ для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме.
Если работник не отчитался в срок по полученным денежным средствам или не вернул их, то согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных средств работодатели могут производить удержания из заработной платы работника. Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного в приказе для такого возврата, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено приказом руководителя. В случае его отсутствия удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться также в случае, когда работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.
2. Ответственность лиц, не состоящих в трудовых отношениях с организацией
В настоящее время достаточно распространенной формой привлечения физических лиц к выполнению разовых работ или оказанию услуг в адрес организации является заключение договора подряда, а не трудового договора. В таком случае ответственность исполнителя наступает в соответствии с правилами не трудового, а гражданского законодательства. При заключении договора подряда, агентского договора необходимо учитывать следующие особенности во избежание нежелательных последствий, особенно если в процессе исполнения такого договора задействуются материальные ценности заказчика:
• В договоре должно быть указано, чей материал или оборудование используется в процессе исполнения договора – исполнителя или заказчика;
• Материальные ценности и оборудование в процессе исполнения договора передаются исполнителю по акту приема-передачи, подписываемому с двух сторон;
• В ходе исполнения работ по договору или после его окончания исполнитель обязан предоставить заказчику отчет об израсходованных материалах в указанные в договоре сроки;
• Исполнитель действует на свой страх и риск, поэтому при порче (гибели) предоставленного ему для выполнения работы имущества или предмета работы отвечает в полном объеме, если иное не будет установлено договором;
• Исполнитель обязан возместить не только прямой действительный ущерб, но и упущенную выгоду;
• В договоре следует предусмотреть порядок взыскания причиненного ущерба с исполнителя;
• При наличии договора подряда договор о полной материальной ответственности с исполнителем заключаться не может, поскольку исполнитель в случае причинения ущерба несет ответственность не в соответствии с трудовым законодательством, а в соответствии с гражданским;
• Поскольку договор подряда не является трудовым, то исполнитель не несет дисциплинарной ответственности, отношения заказчика и исполнителя не регулируются приказами;
3. Отказ от заключения договора о материальной ответственности работником
Принимая сотрудника на работу, связанную с обслуживанием материальных ценностей, работодатель должен соблюсти определенную процедуру с тем, чтобы можно было призвать к ответу сотрудника, которому вверены денежные средства или материальные ценности. Необходимо помнить, что одновременно с трудовым договором должен оформляться договор о полной материальной ответственности с теми сотрудниками, должность которых существует в перечне должностей, с которыми договор о полной материальной ответственности должен заключаться в обязательном порядке. Только на основании такого договора можно впоследствии взыскать с нерадивого работника полную сумму ущерба. Однако нередко прием на работу работников на такие должности сводится лишь к заключению трудового договора с ним. Здесь имеется определенный риск, поскольку в дальнейшем, когда работник будет осуществлять свои трудовые обязанности, он может отказаться от заключения договора о материальной ответственности, посчитав такие обязанности для себя лишними.
Например, в небольших организациях должности работников зачастую совмещаются, например, бухгалтер-кассир или водитель-экспедитор.
Объединение двух разных трудовых функций в одной должности вполне допустимо, несмотря на то, что упоминание о такой «комплексной» профессии в квалификационном справочнике отсутствует.
Если работодатель забудет оформить договор о полной материальной ответственности с таким работником, то при отсутствии такого договора работник будет нести ответственность за недостачу вверенного имущества на общих основаниях, то есть в размере своего среднемесячного заработка согласно ст. 241 Трудового Кодекса РФ. Возникает вопрос: с кого возместить ущерб, причиненный работодателю вследствие недостачи денежных средств, если ее размер будет значительно превышать сумму средней зарплаты кассира, с которым не заключили договор о полной материальной ответственности?
