В течение всего адаптационного периода руководитель должен неформально обсуждать с сотрудником его взаимоотношения с коллективом подразделения, его степень адаптации, контролировать выполнение индивидуального плана.
Периодически (не менее двух раз в первый месяц и одного раза в последующие) контроль процесса адаптации должен осуществлять функциональный директор.
2.2.1. Вхождение в должность-стажировка.
Вхождение в должность происходит в течение первого месяца работы. Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре.
План работы закрепляется в первой части бланка «Индивидуальный план работы в период испытательного срока» (Стажировка - 1 месяц), где и фиксируется его выполнение. В этой части оценивается адаптивность и обучаемость сотрудника.
Резюмирующая сводная информация фиксируется в бланке «Отчет о прохождении стажировки» (Бланк №2 к настоящему Положению).
2.2.2. План оценки работы в должности.
Рассчитан на оставшийся период испытательного срока.
Главной задачей испытательного срока является выяснение того, насколько новый сотрудник профессионально пригоден и состоятелен как специалист.
Сотрудник самостоятельносоставляет ежемесячный план работы, который фиксируется в Бланке №1, согласовывает его с непосредственным руководителем. Информация фиксируется во второй части бланка «Индивидуальный план работы в период испытательного срока» (Испытательный срок - 2 месяца) - там же проводится оценка выполнения плана. В этой части оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания, уровень исполнительской дисциплины, потенциал и возможности дальнейшего роста.
2.2.3. Назначение наставника.
Для новых сотрудников с небольшим опытом работы в должности (или без опыта работы) может назначаться наставник, который планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока. Сотрудник ежемесячно (еженедельно) предоставляет наставнику отчеты о работе, проделанной в соответствии с индивидуальным планом. Наставник оценивает работу и передает отчет руководителю. Наставник назначается по рекомендации отдела персонала при согласовании с непосредственным руководителем.
За 5 рабочих дней
до окончания испытательного срока менеджеру по персоналу подаётся бланк «Индивидуальный план работы в период испытательного срока» с оценкой наставником и/или непосредственным руководителем проделанной работы и отзывом с предложениями по дальнейшей работе сотрудника, завизированный Руководителем направления.
В трехдневный срок (за 7 рабочих дней до окончания испытательного срока) менеджером по персоналу проводится оценка прохождения испытательного срока. Результаты заносятся в бланк «Отчет о прохождении испытательного срока» (Бланк №3 к настоящему Положению). Непосредственный руководитель заполняет Бланк №4, по результатам которого так же проводится оценка прохождения испытательного срока.
За 4 рабочих дня
до окончания испытательного срока непосредственным руководителем делается заключение о прохождении/не прохождении испытательного срока.
При успешном прохождении испытательного срока
непосредственный руководитель устно информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений. Менеджер по персоналу инициирует заполнение сотрудником бланка «План личного и профессионального развития» (Бланк №5). План служит основой для определения профессиональных и служебных интересов сотрудника, возможных путей мотивации, а также оценки достижений и потенциала специалиста во время аттестации.
«Вкладыш в личное дело» (Бланк №6):
- «Индивидуальный план в период прохождения испытательного срока»;
- «Отчет о прохождении стажировки»;
- «Отчет о прохождении испытательного срока» с оценками, комментариями непосредственного руководителя;
- копия «Личного плана профессионального и служебного развития»
передается менеджеру по персоналу для дальнейшей работы и приобщается к личному делу сотрудника. Копии хранятся в личном деле сотрудника.
2.2.7. В случае, если в ходе прохождения испытательного срока выявляется несоответствие сотрудника требованиям должности, непосредственный руководитель устно или в письменной форме согласовывает с Генеральным директором увольнение сотрудника в связи с не прохождением испытательного срока. О неудовлетворительном итоге прохождения испытательного срока и не желании продолжать трудовые отношения сотруднику сообщается не позднее 3 дней до истечения испытательного срока в письменной форме под роспись. После этого происходит процедура увольнения сотрудника.
2.2.8. В случае внутреннего кадрового перемещения, карьерного роста сотрудников Компании для них проводятся процедуры адаптации в соответствии с этим Положением, без назначения испытания.
3. Ответственность
Данную программу должны знать и использовать в своей работе:
- Сотрудники Компании, назначаемые наставниками вновь принятых сотрудников;
- Сотрудники юридического отдела и отдела персонала;
- Руководители структурных подразделений, направлений;
- директора филиалов и руководители ВПГ;
- Генеральный директор.
3.2. Специалист, ответственный за адаптацию, и непосредственный руководитель нового сотрудника несут ответственность за обязательную процедуру адаптации всех новых сотрудников структурного подразделения в рамках данного Положения.
Ведение кадровой документации
Ведение кадровой документации и кадрового делопроизводства в Компании осуществляется в соответствии с утвержденными законодательством нормами и правилами, а также утвержденными локальными нормативно-правовыми актами. Во всех СП Компании используются только утвержденные формы ведения кадрового делопроизводства.
Документы и архивы:
Трудовое законодательство РФ, нормативная документация РФ: унифицированные формы (Т-1, Т-5, Т-6, Т-7,Т-8, Т-10, Т-11), инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и т.д.
Штатное расписание
Заявка на поиск нового сотрудника
Заявка на введение новой должности.
Анкета кандидата.
Заявление о приеме на работу.
Трудовой договор.
Договор о полной материальной ответственности.
Соглашение о неразглашении коммерческой тайны.
Перечень информации, составляющей коммерческую тайну.
Личная карточка (форма Т-2).
Архив «Приказы по личному составу» - место архивации приказов по личному составу.
Архив «Штатное расписание» - место архивации Штатных расписаний и приказов по внесению изменений в Штатное расписание.
Архив «Журнал регистрации заявок» - место архивации заявок потребности в персонале и заявок на введение новой должности.
Архив «Журнал ознакомления с локальными нормативными актами» - место архивации ознакомления сотрудников с утвержденными локальными нормативными актами.
Архив «Личные дела» - место архивации личных дел работающих сотрудников.
Архив «Личные дела уволенных» - место архивации личных дел уволенных сотрудников.
Архив «Учет рабочего времени» - место архивации табелей учета использования рабочего времени.
Архив «Договора с партнерами» - место архивации всех договоров по оказанию информационных, рекламных услуг и услуг по поиску и подбору персонала.
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Вся документация по персоналу хранится 3 года. По прошествии этого срока документы готовятся к сдаче в архив: производится подшивка документов, составляется опись документов, оформляется обложка согласно государственным стандартам.
