Совет. Экспортируются только столбцы и строки, входящие в текущее представление списка. В этом упражнении выбрано представление Все элементы (All Items). Если ни одно из доступных представлений не содержит данные, которые вы хотите экспортировать, вы можете создать новое представление, удовлетворяющее ваши потребности. В качестве альтернативы можно выбрать одно из существующих представлений, экспортировать список в электронную таблицу, а затем удалить ненужные данные.
2. Щелкните на кнопке Действия (Actions). В появившемся меню выберите команду Экспортировать в электронную таблицу (Export to Spreadsheet).
Службы SharePoint сгенерируют запрос Excel 2007.
3. Когда появится диалоговое окно Загрузка файла (File Download), щелкните на кнопке Открыть (Open).
Откроется новая рабочая книга Excel 2007, содержащая один рабочий лист, названный owssvr(1). Появится диалоговое окно Извещение системы безопасности Microsoft Office Excel (Microsoft Office Excel Security Notice) с предупреждением о том, что подключения к данным были заблокированы.
4. Щелкните на кнопке Включить (Enable).
Результаты запроса Excel 2007 будут показаны в рабочем листе owssvr(l) в таблице Excel 2007. Каждый столбец списка содержит в строке заголовка стрелку автофильтра; активной будет контекстная вкладка Конструктор (Design). Таблица получит имя Table_owssvr_ 1
Совет. При экспорте библиотеки SharePoint, Excel 2007 представит документы в виде списка с гиперссылками, указывающими на документ на узле SharePoint. Точно так же, вложения элементов списка будут заменены гиперссылками. Щелчок на ссылке в таблице Excel 2007 откроет файл.
Совет. Следует завести привычку переименовывать таблицы, чтобы по имени можно было понять, какие данные они содержат. Это облегчит составление и понимание формул, использующих данные из таблиц. Чтобы переименовать таблицу, сделайте активной вкладку Конструктор (Design) и в группе Свойства (Properties) измените значение поля Имя таблицы (Table Name).
5. Щелкните на ячейке А9, введите Antique и нажмите Tab. Введите Bench и снова нажмите Tab. Функция IntelliSense дополнит текст до слова «Bianca».
6. Введите wood и нажмите. Введите 5 и нажмите Tab
Введите 10 и нажмите Enter
Excel 2007 поместит знак доллара ($) перед числом 10. Однако столбец «Общая стоимость» не вычисляется автоматически на основе данных из таблицы. Хотя столбцы в Excel 2007 сохранили типы данных из экспортированного списка SharePoint, они не сохранили формулы в вычисляемых столбцах.
7. Щелкните на вкладке Данные (Data), а затем щелкните на кнопке Обновить все (Refresh All).
Электронная таблица обновится копией данных из списка Прайс-лист Мебель с веб-узла SharePoint. Изменения в данных, которые вы вносили в Excel 2007, потеряны, что отличается от поведения Excel 2003. В Excel 2007 изменения, внесенные в рабочий лист, не синхронизируются со списком на веб-узле SharePoint; выполняется только односторонняя синхронизация – узел SharePoint синхронизируется с Excel 2007, но не наоборот. При использовании Excel 2003 доступна двусторонняя синхронизация.
8. Щелкните на ячейке А2, а затем щелкните на кнопке Свойства (Properties) в группе Подключения (Connections). Откроется диалоговое окно Свойства внешних данных (External Data Properties).
Это диалоговое окно позволяет изменять поведение операции обновления.
9. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel).
Совет. Выполнять экспортирование и связывать список SharePoint с Excel 2007 можно также при помощи панели задач на странице веб-таблицы данных Access. На этой панели доступно четыре команды: Запрос по списку Excel (Query list with Excel), Печать в Excel (Print With Excel), Диаграмма Excel (Chart with Excel) и Создать отчет сводной таблицы Excel (Create Excel PivotTable Report).
Закройте обозреватель и Excel 2007. Таблицу можно не сохранять.
Экспорт таблицы Excel 2007 на узел SharePoint
Операцию создания списка SharePoint из Excel 2007 называют экспортом таблицы Excel. В Excel 2003 это называлось публикацией списка Excel. После размещения данных на узле SharePoint пользователи могут просматривать данные Excel 2007, не открывая Excel 2007. Как и в первом упражнении этой главы, вы можете создать связь между списком SharePoint и данными Excel 2007, но никакие изменения в электронной таблице Excel 2007 не будут отражаться в списке SharePoint. Синхронизировать можно только изменения в списке SharePoint с электронной таблицей Excel 2007.
В следующем упражнении вы экспортируете электронную таблицу на узел SharePoint, используя Excel 2007 и мастер, состоящий из двух этапов.
Убедитесь, что запустили Excel 2007 перед выполнением этого упражнения.
Используйте документ Sales_Figures. xlsx из папки с файлами занятий для этой главы. Файлы занятий находятся в папке DocumentsMicrosoft PressSBS_WSSv3Chapter 12. Помните, что в упражнениях вместо адреса http://wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.
Откройте документ Sales_Figures. xlsx.
1. В Excel 2007 щелкните на любой ячейке с данными.
2. На вкладке Главная (Ноmе) в группе Стили (Styles) щелкните на кнопке с раскрывающимся списком Форматировать как таблицу (Format as Table) и выберите стиль таблицы.
Совет. При выборе одной из ячеек с данными Excel 2007 автоматически выделяет диапазон ячеек, содержащих данные; однако можно выделить другой диапазон ячеек, который будет использоваться при создании таблицы. Кроме того, если данные не содержат заголовков, Excel 2007 создаст их автоматически, используя названия Столбец1, Столбец2 и т.д. Если данные, которые вы хотите экспортировать, уже выделены в таблице Excel 2007, первые три шага этого упражнения выполнять не нужно.
3. Когда откроется диалоговое окно Форматирование таблицы (Format As Table), щелкните ОК.
Excel 2007 преобразует данные из рабочей книги в таблицу. То, что в Excel 2007 называется таблицей, в Excel 2003 называлось списком. В таблице каждый заголовок столбца содержит стрелку, относящуюся к функции автофильтра. Данные окружены черной границей, что означает, что в рабочем листе активна эта таблица. Появится контекстная вкладка Работа с таблицами (Table Tools).
Совет. Если таблица не активна в рабочем листе, вкладка Конструктор (Design) исчезнет. Чтобы таблицу можно было экспортировать, она должна быть активной. Чтобы сделать таблицу активной, щелкните на любой ее ячейке.
4. На вкладке Конструктор (Design) в группе Данные внешней таблицы (External Table Data) щелкните на кнопке Экспорт (Export).
5. В раскрывающемся меню выберите команду Экспорт таблицы в список SharePoint (Export Table to SharePoint List).
Откроется первая страница мастера экспорта таблиц в список SharePoint.
6. В текстовое поле Адрес (Address) введите http://wideworldimporters.
7. Установите флажок Создавать неизменяемое подключение к новому списку SharePoint (Create a read-only connection to the new SharePoint List).
Внимание! Если флажок Создавать неизменяемое подключение к новому списку SharePoint (Create a read-only connection to the new SharePoint List) установлен, электронная таблица связывается со списком SharePoint, и вы можете синхронизировать обновления на узле SharePoint с электронной таблицей. Однако после создания списка SharePoint, нельзя связать электронную таблицу с этим списком. Так что если хотите выполнять синхронизацию обновлений, установите этот флажок сейчас.
8. В текстовое поле Имя (Name) введите ДанныеОбОбъемахПродаж. В поле Описание (Description) введите Этот список содержит данные о продажах мебели за этот год.
9. Щелкните на кнопке Далее (Next).
Excel 2007 проверит данные в каждом столбце, чтобы убедиться, что данные имеют тип, поддерживаемый службами SharePoint. Если обнаруживаются данные неподдерживаемого типа, обычно к такому столбцу применяется простой текстовый тип данных. Также выполняется проверка того, все ли столбцы содержат данные единственного типа. Если столбец содержит данные различного типа, например, числа и текст, для такого столбца выбирается текстовый типа данных. После завершения проверок открывается вторая страница мастера.
Обратите внимание на то, что в столбце Ключевая ячейка (Key Cell) указано, что тип данных ячейки $С$4 столбца Q2 отличается от типа данных остальных ячеек в этом столбце. Кроме того, из столбца Total удалены формулы.
