19. Щелкните ОК. Откроется таблица Opportunities со столбцом Advertisement в конце списка.
20. Вернитесь в Access 2007. На вкладке Внешние данные (External Data) в группе Список SharePoint (SharePoint Lists) щелкните на кнопке Синхронизировать (Synchronize).
21. Если нужно, откройте таблицу Opportunities и проверьте, виден ли столбец Advertisement1.
Закройте базу данных MoveWideWorldlmporters. accdb и обозреватель. Если будет предложено, сохраните изменения.
Использование рабочих процессов
В Access 2007 можно использовать рабочие процессы служб Windows SharePoint. Можно использовать маршрутизацию рабочих процессов и процедуру одобрения, определять бизнес-логику для автоматического назначения задач пользователям, создавать отчеты о состоянии проекта и выполнять задачи точно в назначенное время.
В следующем упражнении вы свяжите рабочий процесс с таблицей, связанной со списком SharePoint, чтобы автоматически назначать задачи, когда в список добавляется новый элемент.
Используйте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb, которая расположена в папке DocumentsMicrosoft Press SBSJWSSv3Chapter 13. Вместо узла http://wideworldimporters используйте доступный вам узел SharePoint. В этом упражнении будут использоваться связанные таблицы, созданные в предыдущем упражнении этой главы. Если хотите, можете использовать другие таблицы, связанные с любым другим списком.
Убедитесь, что запустили Access 2007 перед тем, как приступить к выполнению упражнения.
Откройте базу данных MoveWideWorldlmporters. accdb.
1. В окне базы данных MoveWideWorldlmporters в секции SBS 2007 Navigation в группе Supporting Objects щелкните правой кнопкой мыши на элементе Opportunities2. Выберите команду Параметры списка SharePoint Изменить рабочий процесс (SharePoint List Options Modify Workflow).
В Internet Explorer откроется страница Изменение параметров рабочих процессов: Opportunities (Change Workflow Settings: Opportunities). В данный момент со списком Opportunities не связан ни один рабочий процесс.
3. Щелкните на ссылке Добавить рабочий процесс (Add а workflow). Откроется страница Добавление рабочего процесса: Opportunities (Adda Workflow: Opportunities).
4. В области Рабочий процесс (Workflow) выберите Три этапа.
5. В области Имя (Name) введите Отслеживание возможностей.
6. В областях Список задач (Task List) и Список журналов (History List) оставьте параметры по умолчанию.
7. В области Параметры начала (Start Options) установите флажок Начинать рабочий процесс при создании нового элемента (Start this workflow when a new item is created) и щелкните на кнопке Далее (Next). Откроется страница рабочего процесса «Три этапа».
8. В области Этапы рабочего процесса (Workflow States) в поле Выберите вариант (Select a Choice) выберите Оценка (Rating).
9. Остальные параметры оставьте без изменения, прокрутите страницу вниз и щелкните ОК. Откроется страница Opportunities.
10. Вернитесь в Access 2007. Введите в таблицу новый элемент, при необходимости открыв эту страницу.
11. В последней строке таблицы в столбце Title введите Woodland Stool. Нажмите клавишу Tab и введите S.
Как и в Excel 2007, функция IntelliSense дополнит слово, исходя из того, какие значения введены в этот столбец.
12. Нажмите клавишу Tab, чтобы выбрать «Seating». Введите Н и нажмите Tab, чтобы выбрать «Hot».
13. Щелкните на любой ячейке в первой строке.
14. Щелкните на вкладке Внешние данные (External Data).
В группе Импорт (Import) щелкните на кнопке Список SharePoint (SharePoint List). Откроется диалоговое окно Внешние данные – Узел SharePoint (Get External Data – SharePoint Site).
15. Убедитесь, что установлен переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных (Link to the data source by creating a linked table), и щелкните на кнопке Далее (Next).
16. Установите флажок справа от элемента Tasks и щелкните ОК.
Теперь база данных Access 2007 имеет две дополнительные таблицы: Tasks и User Information List.
17. Дважды щелкните на элементе Tasks. Таблица Tasks откроется в Access 2007 в представлении Режим таблицы (Datasheet).
Заметьте, что вам назначен один элемент задачи, названный Инициирован рабочий процесс: Woodland Stool (Workflow initiated: Woodland Stool).
18. В строке назначенной вам задачи щелкните на ячейке в столбце Состояние (Status) и выберите Завершена (Completed).
19. Нажмите клавишу F6. Таблица Tasks обновится, и в ней появится вторая задача с названием Задача проверки: Woodland Stool (Review task Woodland Stool).
20. Щелкните на ссылке Woodland Stool в столбце Ссылка (Link). Если этот столбец не виден, прокрутите таблицу вправо.
Страница Opportunities: Woodland Stool откроется в обозревателе. Заметьте, что значение в столбце изменилось на Warm.
21. Вернитесь в Access 2007 и повторите шаги 18–20. В столбце Оценка должно быть значение Cold.
Закройте базу данных MoveWideWorldlmporters. accdb и обозреватель.
• Интеграция Access 2007 со службами Windows SharePoint предоставляет отличные средства совместной работы, позволяя хранить данные на серверах предприятия для обеспечения наилучшей управляемости.
• При помощи Access 2007 можно экспортировать и импортировать данные списков SharePoint. Данные в таблице Access 2007 не изменяются при внесении изменений в список SharePoint, так как процедура синхронизации таблиц Access 2007 с узлами SharePoint отсутствует.
• При использовании Access 2007 можно создать таблицу, связанную со списком SharePoint, в котором данные изменяются пользователями веб-узла SharePoint, если хотите работать с самыми свежими данными в Access 2007. Данные в такие списки SharePoint можно вводить при помощи Access 2007, используя средства двусторонней синхронизации. Кроме того, можно кэшировать данные, чтобы работать с ними в автономном режиме.
• Базу данных Access 2007 можно перенести на узел SharePoint. Данные помещаются в списки SharePoint, а база данных Access 2007 хранится в библиотеке документов. Это позволяет совместно работать с приложениями баз данных нескольким пользователям, используя при этом средства SharePoint, такие как рабочие процессы, функции поиска и обеспечения безопасности.
Глава 14 Использование служб SharePoint совместно с InfoPath 2007
В этой главе вы научитесь:
• создавать библиотеку форм при помощи Microsoft Office InfoPath 2007;
• изменять существующую библиотеку форм;
• заполнять форму;
• изменять существующую форму;
• создавать тип содержимого при помощи Office InfoPath 2007;
• сопоставлять тип содержимого с библиотекой форм;
• изменять тип содержимого.
Службы Windows SharePoint предоставляют много функций, помогающих более полно использовать Microsoft Office InfoPath 2007. Главную роль в обеспечении интеграции служб SharePoint и InfoPath 2007 играют библиотеки форм SharePoint. Библиотеки форм позволяют использовать формы InfoPath 2007 и совместно работать с ними.Формы InfoPath содержат структурированную информацию, введенную пользователями. Библиотеки форм позволяют централизованно заполнять и хранить формы, основанные на одном шаблоне. Например, при помощи InfoPath 2007 можно создавать заказы на покупку и сохранять их в библиотеке форм SharePoint.
Из этой главы вы узнаете, как использовать InfoPath 2007 для работы с библиотеками форм SharePoint и формами, хранящимися в этих библиотеках. Вы создадите новую библиотеку форм SharePoint и измените существующую форму при помощи InfoPath 2007. Затем вы создадите в InfoPath 2007 новые формы, основанные на шаблоне из библиотеки форм, а также измените формы, хранящиеся в библиотеке. Кроме того, вы создадите и измените тип содержимого узла, основанный на шаблоне InfoPath 2007 и свяжите это содержимое с библиотекой форм.
Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».
Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адреса http://wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.
Создание библиотеки форм при помощи InfoPath 2007
Библиотека SharePoint хранит формы, основанные на одном шаб лоне форм. Шаблон форм InfoPath – это файл, определяющий внешний вид, структуру и поведение формы InfoPath 2007. Шаблоны форм позволяют проектировщикам форм создавать дизайн структуру и функциональность формы. После создания шаблон формы пользователи создают новые формы, заполняя поля, имеющиеся в шаблоне.
В InfoPath 2007 используется два режима: конструктор и заполнение формы.
• Режим конструктора позволяет проектировщикам создавать шаблоны форм. Например, шаблон, используемый для ввода заказов на покупку, создан в режиме конструктора.
• Режим заполнения формы предоставляет пользователям среду с привычным интерфейсом Microsoft Office, в которой они могут создавать формы, заполняя предложенные поля. Например, новая заявка на покупку создается в режиме заполнен формы.
