Фильтр по выделенному полностью аналогичен простому фильтру и отличается только способом создания.
Если вы хотите создать простой фильтр, выполните следующие действия.
1. Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца.
2. На вкладке Главная нажмите кнопку Фильтр . На экране появится окно сортировки и фильтрации (рис. 2.30).
Рис. 2.30. Окно сортировки и фильтрации
3. Создать условие отбора можно одним из двух способов:
• в перечне всех значений поля снимите флажок Выделить все . Затем установите флажки для тех значений поля, которые необходимо включить в фильтр. Нажмите кнопку ОК . В результате будут отобраны те записи, в которых значение поля совпадает с одним из значений, отмеченных флажком;
• щелкните кнопкой мыши на пункте меню, расположенном непосредственно над перечнем значений: в зависимости от типа данных этот пункт может называться Текстовые фильтры , Числовые фильтры или Фильтры дат . В подменю выберите один из встроенных фильтров (рис. 2.31), затем, следуя появляющимся на экране инструкциям, введите константы, с которыми будут сравниваться значения поля. Например, если для числового поля выбирается встроенный фильтр Между , программа Access предлагает ввести нижнюю и верхнюю границу интервала значений.
Рис. 2.31. Текстовые фильтры
Создать фильтр по выделенному еще проще, поскольку константы для условия отбора можно не вводить вручную, а выбрать в самом столбце. Итак, чтобы создать фильтр по выделенному, выполните следующие действия.
1. В столбце, для которого создается фильтр, щелкните кнопкой мыши в том поле, значение которого необходимо использовать в условии отбора.
2. На вкладке Главная нажмите кнопку Выделение . Затем в появившемся меню выберите один из встроенных фильтров.
3. Если выбран фильтр Между , программа Access предложит указать границы интервала значений. Для других фильтров никаких дополнительных действий не требуется.
После того как для поля создан простой фильтр или фильтр по выделенному, справа от названия поля отображается кнопка
Если требуется удалить фильтр для одного из столбцов, нажмите кнопку
и в окне сортировки и фильтрации выберите пункт Снять фильтр . При этом отсутствует возможность снова включить фильтр, его придется создать заново. А вот кнопка Применить фильтр , расположенная на ленте в группе команд Сортировка и фильтр , позволяет включать или отключать одновременно все простые фильтры и фильтры по выделенному, созданные в таблице.
Следующий фильтр, который будет рассмотрен, – это фильтр по форме.
Фильтр по форме
Фильтр по форме предоставляет больше возможностей отбора, чем совокупность нескольких простых фильтров, при этом на его создание требуется меньше времени. Кроме того, фильтр по форме удобно использовать для поиска конкретной записи в таблице.
Если вы решили создать фильтр по форме, выполните следующие действия.
1. Откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке Главная в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно , затем в появившемся меню выберите пункт Изменить фильтр . На экране появится форма для создания фильтра (рис. 2.32). Форма содержит те же поля, что и сама таблица, и может состоять из нескольких вкладок. Значки вкладок располагаются внизу формы. На каждой вкладке можно заполнить только одну строку.
Рис. 2.32. Форма для создания фильтра
2. Щелкните кнопкой мыши в поле, для значений которого нужно создать условие отбора. Укажите условие отбора одним из следующих способов:
• выберите значение из списка (например, чтобы в таблице Заказы отобразить заказы одного клиента, в поле Клиент выберите номер этого клиента);
• введите выражение (например, чтобы отобразить заказы за период с начала года до текущей даты, введите в поле Дата выражение >= #01.01.2008# AND <= Date()). Сведения о выражениях вы можете найти в подразд. «Условие на значение».
В результате применения фильтра будут отобраны записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям, заданным в разных полях на одной вкладке. Например, если указать оба приведенных выше условия, то будут отображаться записи о заказах, сделанных выбранным клиентом в заданный период.
3. Щелкните кнопкой мыши на значке вкладки Или и введите группу условий, аналогично пункту 2. При этом появится еще одна вкладка Или , поэтому можно ввести несколько групп условий.
В результате применения фильтра, заданного с помощью нескольких вкладок формы, будут отобраны те записи, которые удовлетворяют условиям хотя бы одной вкладки. Иными словами, наборы записей, отобранные с помощью условий каждой вкладки, объединяются. Например, если на второй вкладке задать аналогичное условие, но выбрать другой номер клиента, то в результиру ющий набор попадут записи о заказах обоих клиентов в указанный период.
4. Чтобы отобразить результат фильтрации, нажмите на вкладке
Главная кнопку
Применить фильтр ....
Совет
Если в процессе создания фильтра по форме потребуется очистить или удалить вкладку, используйте соответствующие команды меню, вызываемого с помощью кнопки Дополнительно группы команд Сортировка и фильтр на вкладке Главная.
И, наконец, рассмотрим расширенный фильтр.
Расширенный фильтр
В расширенном фильтре условия отбора представлены более наглядно, чем в фильтре по форме. Кроме того, расширенный фильтр похож на простой запрос на выборку, работающий с одной таблицей, поэтому его можно загрузить из запроса и сохранить в виде запроса.
Итак, если вам необходимо создать расширенный фильтр, выполните следующие действия.
1. Откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке Главная в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно , затем в появившемся меню выберите пункт Расширенный фильтр . На экране появится вкладка (или окно) создания расширенного фильтра (рис. 2.33).
Рис. 2.33. Расширенный фильтр
В нижней части окна расположена сетка конструктора. Каждый столбец сетки содержит условия на значение одного из полей таблицы. Если для таблицы уже был создан фильтр (например, фильтр по форме), то в сетке отображаются параметры этого фильтра. Однако будет рассмотрен случай, когда сетка пуста и фильтр создается «с нуля».
2. Щелкните кнопкой мыши в сетке на первой ячейке строки Поле . Выберите из списка название поля таблицы, для значений которого нужно создать условие отбора.
3. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Сортировка . Выберите из списка направление сортировки записей по значениям этого поля.
4. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Условие отбора . Введите выражение, задающее условие на значение поля. Например, чтобы отобразить заказы за период с начала года до текущей даты, введите в поле Дата выражение >= #01.01.2008# AND <= Date(). Сведения о выражениях вы можете найти в подразд. «Условие на значение» выше.
5. Если требуется задать условие на значение еще одного поля, аналогичным образом заполните следующий столбец сетки.
6. Если требуется задать несколько групп условий, введите их в следующие строки таблицы. Запись таблицы попадет в результирующий набор, если она удовлетворяет одновременно всем условиям в какой-либо из строк. Иными словами, наборы записей, отобранные с помощью каждой строки расширенного фильтра, объединяются.
7. Чтобы отобразить результат фильтрации, нажмите на вкладке Главная кнопку Применить фильтр .
8. На основе расширенного фильтра можно быстро создать запрос. Для этого вернитесь на вкладку (или в окно) создания расширенного фильтра. На ленте откройте вкладку Главная , в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Сохранить как запрос . В появившейся панели введите название запроса и нажмите кнопку ОК .
Итак, вы научились создавать фильтры всех четырех типов. Теперь рассмотрим последнюю в этой главе операцию, выполняемую с таблицей, – распечатку таблицы на принтере.
Печать таблицы
Если вам нужно вывести таблицу на печать, откройте ее в режиме таблицы, нажмите кнопку Office в левом верхнем углу главного окна и в появившемся меню выберите пункт Печать .
На экране появится окно Печать . В этом окне выберите принтер, с помощью которого нужно напечатать таблицу, и укажите параметры печати. Перечень этих параметров зависит от модели принтера. Нажмите кнопку ОК , чтобы запустить печать таблицы.
