Любая хозяйственная операция, связанная с деятельностью предприятия, подлежит обязательному отражению в учете. В программе ”1С Бухгалтерия 8” ввод хозяйственных операций возможен одним из трех перечисленных способов:
• при формировании соответствующих первичных документов (платежное поручение, кассовый ордер, документ на приход или расход товарно-материальных ценностей и др.);
• с использованием типовой операции (перечень типовых операций формируется в справочнике типовых операций). Впоследствии одну и ту же типовую операцию, представляющую собой своеобразный шаблон, можно использовать для отражения в учете разных, но однотипных хозяйственных операций;
• вручную, без привязки к конкретному документу (так оформляются, например, бухгалтерские справки).
Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать.
Чтобы открыть журнал операций, нужно выполнить команду главного меню Операции | Журнал операций, либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал операций. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.12.
Рис. 3.12. Журнал операций
Окно состоит из двух частей. В верхней его части представлен перечень имеющихся в системе хозяйственных операций. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:
• признак проведенной/непроведенной операции;
• дата и время ее формирования;
• номер документа, на основании которого сформирована операция;
• вид документа, на основании которого сформирована операция;
• наименование организации, к которой относится данная операция;
• контрагент по документу, на основании которого сформирована операция.
Если операция сформирована вручную (чуть позже мы научимся это делать), то для нее в поле Вид документа отображается значение Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Дело в том, что сама по себе операция в системе ”1С Бухгалтерия 8” может выступать в роли отдельного документа (как, например, платежное поручение), что и происходит, когда она создается не на основе другого документа, а вручную.
Что касается нижней части окна, то в ней отображаются бухгалтерские проводки по той операции, на которой установлен курсор в верхней части окна. Причем проводки бухгалтерского учета отображаются на вкладке Бухгалтерский учет, а проводки налогового учета – на вкладке Налоговый учет.
В верхней части окна находится параметр, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в окне операции. Для этого рядом с полем Организация нужно установить флажок, после чего из расположенного справа раскрывающегося списка выбрать наименование организации, операции которой должны попасть в список.
Добавлять операции в журнал операций вы можете как на основании документов, так и вручную (когда документом будет являться сама операция). Рассмотрим оба возможных варианта.
При добавлении операции на основании документа необходимо сформировать сам этот документ, после чего соответствующая операция будет добавлена в журнал операций автоматически. Для этого нужно выполнить команду Действия | Добавить или нажать клавишу <Insert>, в результате чего на экране отобразится окно выбора документа (рис. 3.13).
Рис. 3.13. Выбор документа для формирования операции
В окне нужно выделить требуемый документ щелчком мыши и нажать кнопку ОК. Если для выбранного документа в системе предусмотрено несколько видов операций (такими документами являются, например, платежные поручения, кассовые ордера и др.), то после этого на экране отобразится окно выбора операции по данному документу (более подробно о видах операций мы поговорим позже). После выбора вида операции на экране появится окно ввода соответствующего документа. Если же для документа не предусмотрен выбор операции, то окно его ввода откроется сразу после того, как он будет выбран в списке (см. рис. 3.13).
Интерфейсы ввода и редактирования документов мы подробно рассмотрим при прохождении соответствующих уроков, поэтому здесь на них останавливаться не будем.
Если же операция добавляется вручную, то в журнале операций нужно выполнить команду Действия | Добавить операцию либо в инструментальной панели нажать кнопку Добавить операцию. В результате на экране откроется окно вода и редактирования операции, изображенное на рис. 3.14.
Рис. 3.14. Ввод и редактирование операции
В этом окне выполняются все действия по вводу и редактированию операции (для перехода в режим редактирования следует выделить операцию в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия | Изменить или нажать клавишу <F2>). Для этого определяются значения следующих параметров:
• Номер . Здесь вводится номер операции, с помощью которого ее можно впоследствии идентифицировать. Значение данного поля формируется программой автоматически при записи операции с помощью кнопки Записать или команды Действия | Записать, но это значение можно отредактировать по своему усмотрению (предварительно нужно включить режим редактирования номера с помощью команды Действия | Редактировать номер);
• от . Здесь указывается дата и время ввода операции. В момент создания операции значение данного поля формируется программой автоматически – в нем отображается рабочая дата (о том, что представляет собой рабочая дата, мы говорили на уроке № 9 "Предварительная настройка программы"). После того как операция записана с помощью кнопки Записать, к рабочей дате добавляется время ее записи. И дату, и время при необходимости можно изменить вручную;
• Организация . В этом поле вводится наименование организации, от имени которой создается данная операция. Значение поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций;
• Типовая операция . Поле заполняется в том случае, если текущую операцию необходимо создать на основании типовой операции. Значение данного поля выбирается в окне справочника типовых операций, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. После выбора типовой операции будут автоматически сформированы бухгалтерские проводки и заполнены другие реквизиты окна;
• Сформировать проводки . Кнопка предназначена для переформирования бухгалтерских проводок по данной операции. Это бывает необходимо, например, если данная операция была создана на основании типовой операции, но после этого бухгалтерские проводки были отредактированы вручную, а также в иных случаях. Подобные изменения вступают в силу только после нажатия кнопки Сформировать проводки;
• Содержание . В данном поле с клавиатуры вводится содержание текущей операции. Это может быть произвольная информация, кратко отражающая суть данной операции (например, Предоплата за материалы, Возврат задолженности и т. д.);
• Сумма операции . Здесь указывается полная сумма текущей операции. Это значение нигде по конфигурации не проводится и носит исключительно информационный характер. Отражение в учете и отчетности находят только суммы бухгалтерских проводок. Пример: первая проводка операции составлена на сумму 10 000 рублей (приход товаров от поставщика), вторая проводка на сумму 1800 рублей (НДС по поступившим ценностям). Эти две суммы будут соответствующим образом отражены в учете и отчетности, а общая сумма операции (11 800) лишь справочно показывает общую сумму сделки в поле Сумма операции.
Центральная часть окна предназначена для формирования бухгалтерских проводок по текущей операции. Она состоит из двух вкладок: Бухгалтерский учет и Налоговый учет, порядок работы на которых идентичен.
Над списком проводок расположена инструментальная панель, предназначенная для работы с этим списком. Для формирования новой проводки нужно выполнить команду Действия | Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (можно воспользоваться и клавишей <Insert>). Новую проводку можно также создать путем копирования текущей проводки. Для этого предназначена команда Действия | Скопировать, которая вызывается также нажатием клавиши <F9>.
При выполнении любого из перечисленных действий в списке проводок будет создана новая позиция, которой автоматически присвоится порядковый номер. Счета по дебету и кредиту проводки выбираются в окне списка счетов бухгалтерского учета, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Значение субконто счетов по дебету и по кредиту выбирается из соответствующих справочников. Окно справочника также выводится на экран с помощью кнопки выбора. Как уже отмечалось ранее, в программе реализована возможность ведения трех уровней субконто по каждому счету.
