Конечно, не стоит кривить душой и говорить, что такие аудиозаписи не могут применяться в качестве инструмента давления. Могут. И более того, применяются. Однако прибегать к нему следует только в самых крайних случаях. Поскольку за этим всегда следует осложнение отношений между заказчиком и исполнителем. Но уж если случилось… Если заказчик «на голубом глазу» заявляет, что-де он «такого не говорил, все это выдумки», обвиняет во всем исполнителя, вот тогда запись разговора, как некое вещественное доказательство, может оказаться вашей единственной защитой.
Не исключены случаи, когда люди действительно забывают, что они говорили несколько месяцев назад. В таком случае совместное прослушивание аудиозаписи поможет освежить в памяти старый разговор и исключить необходимость повторных согласований. К «давлению» это, конечно, не имеет никакого отношения.
Для успешного выполнения работ требуется:Организация рабочей группы, в которую будут включены эксперты соответствующих предметных областей.
Ясное понимание всеми членами рабочей группы целей создания информационной системы и важности проводимых мероприятий, четкое ориентирование на определенный конечный результат.
Рабочая группа должна разработать соглашения, определяющие:
— полномочия членов группы;
— шаблоны будущих документов;
— порядок взаимодействия между заказчиком и исполнителем;
— регламент согласования документов (включая состав согласующих и утверждающих лиц, временные ограничения на прохождение согласований).
Выделение одного или нескольких ответственных, в чьи функции будут входить:
— координация взаимодействия специалистов исполнителя с членами рабочей группы;
— решение потенциально возможных организационных и коммуникационных проблем;
— визирование промежуточных результатов работы, а также согласование и утверждение конечного документа.
Своевременное предоставление (в оговоренный срок) ответов на вопросы специалистов исполнителя. Нарушение этого правила с большой долей вероятности приведет к простаиванию специалистов исполнителя, что скажется на общих сроках и стоимости.
Все рабочие встречи, обсуждения, совещания, а также телефонные переговоры должны записываться на диктофон.
Обязательное протоколирование совещаний (заседаний рабочей группы, встреч, телефонных переговоров), во время которых принимаются решения, носящие критически важный характер. Прочие протоколы носят опциональный характер и готовятся по мере возможности. В протокол вносится информация об участниках совещания, вопросах для обсуждения и решениях по указанным вопросам. Протоколу присваивается номер и проставляется дата составления. Протокол составляется специалистами исполнителя и подписывается ответственными лицами со стороны заказчика.
Любые изменения в части требований к системе, влияющие на сроки и стоимость разработки системы, должны быть в обязательном порядке формализованы и согласованы между исполнителем и заказчиком.
Быстро, удобно, неправильно
Хочется сказать отдельно несколько слов по поводу переписки посредством электронных средств коммуникации — e-mail, MSN, ICQ и им подобных. В настоящее время такой способ общения очень распространен. И не случайно: удобно, быстро, оперативно. Позволяет исполнителю работать, находясь за тысячи километров от заказчика и не замечая этого расстояния. Позволяет обмениваться мгновенными сообщениями, передавать файлы, устраивать целые конференции. В общем, можно было бы сказать, что использование этих программ существенно упростило жизнь при работе над проектами, если бы не одно «но». Зачастую по электронной почте решаются вопросы, которые решаться таким способом не должны в принципе! Например, когда уже после подписания документа требований заказчик по каким-то причинам принимает решение об изменении (добавлении, удалении) требований. Эта процедура должна оформляться только в соответствии с жестким регламентом управления изменением требований, который учитывает все возможные нюансы влияния этого события на проект в целом. Если же этим пренебречь, то можно получить ситуацию, которая описана во врезке.
Что подписано пером
Основное назначение подписи на стадии разработки требований — заставить собеседника мобилизоваться. Зная, что ему придется подписываться под своими словами, представитель бизнеса будет более внимателен и собран при проведении совещания или интервью. Также он будет более внимателен при проверке тех материалов, которые ему предоставляют для согласования. Помимо этого, наличие подписи свидетельствует о том, что информация, под которой эта подпись присутствует, является верной и актуальной на момент подписания (поэтому подпись должна всегда сопровождаться датой). Некий срез на текущий момент времени. Нельзя рассматривать подпись клиента под какими-либо сформулированными требованиями, как нечто незыблемое. Жизнь меняется, меняется бизнес, меняются и требования. Поэтому заказчик системы имеет законную возможность вносить изменения в требования, если у него появится необходимость. Другое дело, что процессом изменений надо грамотно и четко управлять.
А касательно применения подписи в качестве инструмента давления на заказчика ситуация абсолютно аналогична аудиозаписям.
Пример из практикиПри разработке сложной автоматизированной системы заказчик пожелал изменить функциональность одной из подсистем, чем сообщил разработчикам по электронной почте. Разработчики, тоже по e-mail, задали уточняющие вопросы. Завязалась переписка. В конце концов, все вопросы были улажены, заказчик еще раз прислал письмо, с более четкой постановкой задачи. Началась работа.
Спустя некоторое время, во время опытной эксплуатации системы, заказчик заявил, что функционал, о котором говорилось выше, «не соответствует заявленному». Начали разбираться. Выяснили, что то, что хочет заказчик, соответствует тому, что написано в документе требований. Тогда стали вспоминать, на основании чего реализовали не так. Подняли переписку. Нашли то самое письмо с финальной постановкой задачи. Продемонстрировали заказчику. В ответ получили формулировку: «У нас есть подписанный документ, а рабочая переписка документом не является. Поэтому вы не должны были на ее основании проводить разработку». Вот так. Некоторое время спустя выяснилась причина такого поведения. Дело в том, что не до конца отлаженные бизнес-процессы заказчика постоянно изменялись. На момент постановки задачи было одно видение, потом эта позиция была пересмотрена, так родилось злополучное письмо. А впоследствии заказчик все-таки решил вернуться к первоначальной схеме работы. Если бы исполнитель сразу объяснил заказчику правила игры, а именно, что каждое изменение в требованиях должно согласовываться, оцениваться и оформляться строго определенным образом, то заказчик трижды подумал бы, прежде чем писать письмо об изменении системы, как только эта мысль пришла ему в голову.
Письмоносец: Финальное заключительное вступление
Автор: Илья Щуров Voyager
Здравствуйте! Являюсь вашим читателем около года, но уже много чего освоил и понапридумывал. Вот например, если бы в смартфонах не один слот для карт памяти был, а несколько. Про CeBIT: жалко, вы с собой не взяли Голубицкого и Козловского, тогда бы выставка продолжалась круглый год. Спасибо.
С уважением, ваш читатель Павел Дегтяренко
ОТ РЕДАКЦИИ: Мысль интересная. Надо бы связаться с Deutsche Messe и спросить, что они думают о проведении круглогодичного CeBIT’а силами Козловского и Голубицкого…
Уважаемая «Компьютерра»!
Наслаждаюсь стилем вашего журнала уже, пожалуй, лет пять. Это похоже на прослушивание рок-музыки. Сначала заводит жесткий ударник новостей, потом немного расслабляют аккорды обзоров с фронта высоких технологий, пауза на рекламу, квинтовый круг… интервал заканчивается на медитации преп. Ваннаха, и снова драйв Голубицкого заставляет слушать слова, а не музыку. И финальное заключительное вступление «Письмоносца» завершает произведение.
Это заводит, честно. Но иногда с классикой и сольфеджио вы перебарщиваете. Хорошо, что я математик и знаю, как описывается гомологический образ группы в высшей алгебре, но на кого рассчитано предложение в статье Владимира Гуриева, звучащее как «Иерархия создателей мобильных телефонов изоморфна фокусу потребительского внимания»? Это же надо сначала дать определение иерархии, изоморфизма и т. д. Ну будьте проще, ближе к народу. Красота не в мудрености фраз, а в красоте стиля и слога и в интересных материалах. А вы это можете.
