Ознакомительная версия.
По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию.
Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности.
Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.
Социальная информация образуется в процессе социологических исследований и оперативной кадровой работы. Она включает в себя данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива.
Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировка производственных цехов и складских площадей и т. п.
По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.
Входящая информация охватывает сведения, поступающие в организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.
Исходящая информация поступает от организации, в частности реклама, заявки на поставку материалов, товаров, оборудования.
Внутренняя информация образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета материалов, комплектующих изделий, товаров и др.
По степени преобразования различают первичную и производную информацию.
Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.
Производную информацию получают путем переработки первичной информации.
По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.
По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.
Основным носителем информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.
Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.
В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.
Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления, например заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности.
Авторами личных документов являются отдельные граждане. К такого рода документам относятся заявление о приеме на работу, расписка, доверенность и т. п.
По сложности различают простые и сложные документы.
Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.
По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые документы обычно составляют по определенной схеме, например договоры, уставы, протоколы и т. п.
Индивидуальные документы имеют произвольную форму и отражают исключительные ситуации (явления).
В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).
Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство – специальный раздел управления.
Делопроизводство изучает правила оформления документов и организацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.
Документооборот в организации осуществляется по определенной схеме.
Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.
Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.
Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.
Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.
Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль проводится секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).
Оборот исходящей информации осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т. п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.
Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.
Одной из насущных проблем подсистемы управления персоналом является укрепление ее информационной базы.
Для оперативного руководства персоналом необходима различная информация: данные о постоянном составе персонала, структуре персонала, текучести кадров, потерях рабочего времени по различным причинам, заработной плате, социальных нуждах работников и др. Сведения о персонале можно подразделить на базовые и переменные данные. Базовые данные подразделяются на постоянные (например, пол, год рождения) и условно-постоянные (например, тарифная сетка). К переменным данным можно отнести сведения о простоях, прогулах и т. п.
Актуальными проблемами кадрового менеджмента являются автоматизация обработки информации и совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом. Рассмотрим некоторые пути решения этих проблем.
7.3. Техническое обеспечение системы управления персоналом
Для обработки информации о персонале и оперативного управления работниками необходимы определенные технические средства. Обычно эти технические средства подразделяют на два крупных класса: средства оргтехники и вычислительную технику.
Оргтехника включает в себя:
• простейшие средства оргтехники (канцелярские товары, ящики для картотек, диспетчерские доски и т. п.);
• офисную мебель (столы, стулья и др.);
• машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки, ксероксы и т. д.);
• средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).
К вычислительной технике относят все виды ЭВМ, используемые в управлении. Во внутрифирменном управлении, в частности управлении персоналом, применяют различные виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенными микро-ЭВМ, средства автоматизированной обработки текстовой информации.
В системе оперативного управления персоналом ЭВМ используются для решения различных задач: хранения постоянных данных о работниках, учета выполненной работы и расчета заработной платы, анализа данных о персонале и т. п. Однако в управлении персоналом ЭВМ все чаще применяются для обработки не числовой, а текстовой информации и понятие «вычислительная техника» перестает соответствовать содержанию задач, решаемых с помощью компьютеров.
В управляющей подсистеме при управлении персоналом широко применяются новые технические средства: копировальные устройства со встроенными микро-ЭВМ (для копирования и рассылки документов), информационные базы данных для хранения различных текстов, телекоммуникационная внутрифирменная сеть, фотонаборная и диктофонная техника и т. п.
Ознакомительная версия.
