На встречах с представителями протокольных ведомств принимающей стороне передаются полученные из Москвы окончательные списки российской делегации и сопровождающих с указанием их участия в предусмотренных программой мероприятиях.
Отдельно обсуждается схема формирования кортежа. Для облегчения поиска автомашины в кортеже каждому прибывающему выписывается именная карточка с указанием номера машины — имеются в виду легко определяемые на расстоянии временные номера, которые обычно крепятся на лобовом стекле; в карточке указывается также место проживания ее владельца, будь то отдельная резиденция или гостиница.
Урегулировав с принимающей стороной все вопросы, сотрудники управления протокола информируют свое руководство через российское дип-представительство или по развернутой к этому времени линии правительственной связи о готовности к прибытию делегации.
Как правило, ни одно из событий такого масштаба и значения не обходится без «нештатных» ситуаций, выход из которых целиком зависит от профессионализма представителей управления. По собственному опыту могу сказать, что такие ситуации в ходе визитов случаются исключительно по одной причине — из-за несогласованности действий сторон. Любое одностороннее изменение программы или нарушение договоренностей, особенно в самый последний момент, неизбежно влекут за собой сбой в проведении тщательно и кропотливо согласованной программы.
Иногда трудности возникают прямо в аэропорту. Обычно примерно за час до прибытия самолета президента Российской Федерации прилетает передовой самолет с членами официальной делегации. Чаще всего это федеральные министры, руководители ведомств, представители деловых кругов и эксперты. Среди главных задач передовой группы — договориться о допуске сотрудников протокола, службы безопасности и представителей российского посольства непосредственно к самолету. При этом возникают вопросы пересечения государственной границы, таможенного контроля и т. д. Сотрудники протокола должны встретить членов официальной делегации непосредственно у трапа самолета, чтобы обсудить вопросы, которые могут возникнуть у членов делегации, а также вручить карточки размещения в гостинице, рассадки по автомашинам, оперативные и информационные материалы и т. д. Помимо этого существует негласное правило: высокого гостя за границей должны встречать представители его страны.
К сожалению, наши зарубежные партнеры не всегда дают нам возможность действовать в соответствии с этим правилом. Бывали случаи, когда представителям протокола в последний момент отказывали в допуске к самолету, что вызывало естественное недоумение у членов официальной делегации. Такие эпизоды создают неблагоприятную атмосферу перед началом визита.
Бывают и другие накладки. В одной из стран служба безопасности принимающей стороны в отеле, где должен был остановиться наш президент, отключила все лифты, кроме президентского, в результате чего члены нашей официальной делегации опоздали на одно из запланированных мероприятий.
Иногда принимающая сторона невнимательно относится к пожеланиям по размещению представителей ближайшего окружения президента (помощников, советников, адъютантов), в результате чего члены делегации могут быть расселены по нескольким разным отелям. Если даже все отели находятся в одной части города, в условиях современных мегаполисов добраться из одной гостиницы в другую становится серьезной проблемой, и сотрудники протокола не могут обеспечить сбор членов делегации в одном месте в условленное время.
В каждой стране существуют свои правила формирования автомобильного кортежа. Управление протокола президента Российской Федерации всегда прислушивается к просьбам гостей в ходе подготовки визита иностранного лидера в Россию. Присутствие в кортеже того или иного человека диктуется необходимостью быть рядом с главой государства для решения оперативных вопросов. Бывали случаи, когда наши партнеры за рубежом оставались непреклонны в вопросах формирования кортежа президента России, что приводило к недоразумениям.
Какая команда летит с президентом за рубеж?
В эпоху Горбачева, в период перестройки, в ходе подготовки к визиту формировались так называемые группы поддержки. Наличие такой группы символизировало открытость нашей внешней политики. Во время первой встречи Горбачева с американским президентом в Женеве такая группа составляла человек двадцать. Это были ученые-американисты, деятели культуры, науки. Группа поддержки была у Михаила Сергеевича и во время его визита в Китай, в другие страны. Они обычно выезжали заранее, за два-три дня, входили в контакт со своими коллегами, обсуждали с ними проблемы, изучали обстановку. И когда приезжал Горбачев или позднее Ельцин (он реже использовал такую форму работы), они собирались перед началом переговоров, обменивались полученной информацией, высказывали свое мнение: какова в целом обстановка, какие вопросы требуют особенно пристального внимания. Цель была настроить руководителя, содействовать наибольшей плодотворности переговоров. Это приносило неплохие результаты. В свое время в такие группы входили писатели Чингиз Айтматов, ныне покойный Виктор Астафьев, Валентин Распутин, известные артисты, в том числе Николай Губенко, академики Аганбегян и Саторян.
На такую практику нас натолкнуло изучение опыта работы других стран. Например, когда американский президент или канадский премьер намерен затронуть на переговорах вопросы бизнеса, с ним едет большая бизнес-команда.
В остальном, кроме членов делегации, с президентом едут: личная охрана; адъютанты, которым положено дежурить в его резиденции; «кнопочники» — ребята с «ядерным чемоданчиком»; группа связи, которая обеспечивает связь в машине. Россия и США — две страны, которые возят с собой автомобили. Это объясняется «ядерной кнопкой»: кроме нас, ни у кого в мире ее нет. Автомобилей всего три: два президентских, основной и запасной, и машина связи. Естественно, с нами едут водители. Если берем три машины, водителей должно быть как минимум шесть. Их квалификация и опыт позволяют им и сутками работать, но рисковать никак нельзя: мало ли что может случиться. Естественно, берем механика; двух поваров, которые готовят пищу, в том числе для обязательных до недавнего времени ответных приемов; официантов, обслуживающих наши приемы; личных врачей, отвечающих за здоровье президента во время визита; парикмахера. Визажистов и костюмеров мы никогда с собой не возили: лицо оно или есть, или его нет, тут уж никакой визажист не поможет, а что касается одежды, то ее обычно подбирает супруга президента, ориентируясь на программу визита. Вещи все пакуются. Если нужно что-то подгладить — это делается уже на месте. Лишних людей не возим. А вот продукты приходилось с собой прихватывать, чтобы повара на приеме могли блеснуть нашей национальной кухней.
