Полли Берд - Тайм-менеджмент

Заранее планируя действия на случай непредвиденных обстоятельств, вы обеспечите себе наиболее рациональное использование времени в реальных условиях его дефицита. Дневник или органайзер позволят вам быстро оценить, как следует поступить в случае оперативного изменения планов.

СОВЕТЫ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ ВРЕМЕНИ

1. Вносите в ежедневник записи о назначенных встречах.

2. Разбивайте крупные рабочие задания на более мелкие операции.

3. Распределяйте операции по рабочему расписанию, сообразуясь со своими цепями и задачами.

4. Не группируйте встречи и другие заранее спланированные мероприятия слишком плотно, в рамках коротких отрезков времени.

5. Составляйте недельные и ежедневные перечни дел к выполнению.

6. Установите приоритетность пунктов составленных перечней.

7. При необходимости переносите отдельные пункты в перечни последующих периодов (недель или дней).

8. Планируйте время на восстановление сил.

9. Имейте план действий на случай кризисных ситуаций.

Изберите наиболее удобный для себя инструмент управления временем. Отметьте время заранее оговоренных встреч и далее устанавливайте приоритетность других своих обязательств по мере их возникновения. Готовьте перечни дел к выполнению на каждый день, неделю и месяц. Сделайте необходимые пометки в плане на год. Не забудьте о времени, которое вы намерены посвящать семье и собственным увлечениям.

Умелое управление временем позволит вам высвободить время для своих жизненных приоритетов и более эффективно действовать в профессиональной сфере. Заранее планируя время с использованием наиболее удобного для вас инструмента управления временем, вы получаете возможность более продуктивно использовать время, которое отводится работе и семье, и при этом располагать достаточным его количеством для отдыха и развлечений. Эффективное управление временем обеспечит вам контроль над ходом дня с сохранением гибкости для успешного разрешения возможных кризисных ситуаций.

В этой главе разъясняется, что такое переходное время и как можно извлечь из него максимальную пользу. В ней же обсуждаются вопросы сокращения количества непродуктивного времени и предлагаются способы использования образовавшихся временных излишков. После прочтения главы вы всегда будете знать, на что употребить внезапно выкроившиеся десять свободных минут.

Приходилось ли вам ожидать приема у терапевта или дантиста? Приходилось ли ездить на работу в общественном транспорте? Всегда ли вовремя являлись те, с кем у вас должна была состояться встреча? Не появлялось ли у вас когда десять — пятнадцать свободных минут между двумя назначенными встречами?

Все это распространенные примеры переходного времени, или «потерянного» времени, тех самых дополнительных минут, которые периодически образуются между любыми двумя занятиями. Эти ценные обрывки времени люди часто воспринимают как лишние, считая слишком короткими, чтобы их можно было заполнить каким-то делом. Обычно время это растрачивается бесцельно: скажем, на пассивное ожидание.

К переходному относится время разного рода подготовительных действий — например, умывания, одевания или укладывания портфеля перед выходом из дома. Да, при этом мы что-то делаем, но время все равно переходное, так как не все оно используется продуктивно.

Продуктивным же оно становится только при действительно внимательном и бережном к нему отношении. При творческом подходе к проблеме за счет переходного времени можно не только снизить вашу общую трудовую нагрузку, но и приобрести ценное дополнительное время рабочего дня.

Какое оно, ваше переходное время?

Чтобы эффективно использовать переходное время, надо сначала выяснить, в какие моменты оно у вас появляется. Возьмите в руки расчет времени, который выполнили при чтении главы 2, и посмотрите, когда в течение дня у вас образуются «окна» незанятого времени. Отметьте их и обозначьте примерную продолжительность. Также обратите внимание на время переездов и занятия другими непродуктивными видами деятельности. Сложите длительность выявленных отрезков времени, и вы поразитесь тому, сколь значительная часть дня используется вами непроизводительно.

Периоды переходного времени могут возникать в следующих обстоятельствах:

► при поездках на работу и с работы;

► между прибытием на работу и ее фактическим началом;

► между совещаниями;

► в ожидании встречи с кем-либо;

► в ожидании приема;

► в обеденное время (возможно);

► в перерывах в работе конференции;

► в отпуске (возможно);

► во время завтрака;

► в вечернее время дома (возможно).

Ваш список, вероятно, будет иным, однако, каким бы он ни был, само его наличие означает, что у вас есть время, которое обычно либо используется непродуктивно, либо вообще никак не используется.

Заметьте, что некоторые пункты сопровождены словом «возможно». Речь идет о том, что вы можете использовать это время для работы, если ваши домочадцы не будут иметь ничего против. Использовать для дел время обеда было бы неразумно, если это ваш единственный перерыв в течение дня. Ни о какой продуктивности работы не может идти и речи, если и после обеда вы останетесь утомленным и голодным.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Используйте обеденный перерыв для хорошего, полноценного питания и непродолжительной прогулки на воздухе. Вы почувствуете, как к вам возвращается энергия, и после обеда будете ощущать себя бодро, а работать в полную силу.

Планирование действий в отношении переходного времени начинается с выяснения перспектив его сокращения или более рационального использования. Можно выделить четыре основных шага в данном направлении:

1. Максимально сократить периоды непродуктивного времени.

2. Делать два и более дел одновременно.

3. Найти спокойное место или научиться создавать собственную «экологическую нишу».

4. Иметь отдельный план по использованию переходного времени.

Прежде чем решать, что делать с «потерянным» временем, выясните, можете ли вы это время сократить. Можете ли так спланировать проведение совещаний, чтобы ликвидировать продолжительные временные зазоры между ними? Можете ли выбрать более короткую дорогу до места работы? Можете ли избежать неоправданных потерь времени?

Вот несколько вариантов еженедельной экономии некоторого количества времени:

► сократите на 15 минут время ежеутреннего туалета, включая одевание (итого — 1 час 45 минут);

► смотрите телевизор на полчаса меньше, чем сейчас (3 часа 30 минут);

► откажитесь от присутствия на необязательных собраниях (3 часа);

► сократите число перерывов на чашку кофе (1 час);

► отказывайтесь от продолжительных деловых обедов (2 часа).

Итак, для более эффективного использования переходного времени вам прежде всего необходимо избавиться от непроизводительных способов его нынешнего использования. Что вы обычно делаете, когда выдается несколько свободных минут? Пьете кофе? Читаете газеты? Ничего не делаете?

А может, вам постараться сократить время на кофе? А если хотите следить за газетными публикациями, то не могли бы просто отмечать интересующие вас статьи, чтобы вернуться к ним позже? Если предпочитаете ничего не делать, не начать ли вам совершать небольшие прогулки, чтобы развеяться или дать себе лишнюю возможность о чем-либо поразмышлять?

Сокращение периодов непродуктивного времени обеспечит вас большим количеством времени для занятий, которые вас действительно интересуют или которые станут дополнительным полезным компонентом рабочего дня.

Владение этим искусством позволяет превращать переходное, или непродуктивное, время в полезный аспект повседневности. Тут нет ничего невозможного, так, например, домработницы и домохозяйки прекрасно владеют этим навыком. Работает ли женщина за деньги, в рамках программы социальной помощи или обслуживает собственный дом и семью, она с грацией истинного мастера де-лает одновременно множество дел. Давайте пред-ставим, чем ей приходится заниматься. С утра Анжела ставит на плиту чайник. Пока он греется, девушка делает тосты. Слушая по радио новости, подает детям завтрак.

Вариантом подобных действий является совмещение занятий, то есть выполнение их попутно, но не обязательно одновременно. К примеру, Анжела может занести в библиотеку прочитанную книгу по дороге в химчистку. Способность решать, сколько дел может быть совмещено в рамках одного периода времени, позволяет не только экономить время, но и превращает человека в более эффективного работника.