Полли Берд - Тайм-менеджмент

Было бы ошибкой категорично утверждать, что брать работу на дом нельзя. Но когда вновь окажетесь в подобной ситуации, подумайте, а нельзя ли переделать эти дела в рабочие часы или вообще от них отказаться. Отмечайте про себя, чем могли бы заняться вместо взятой на дом работы, а кроме того, задайтесь следующими вопросами:

► мог бы кто-то другой разобраться с этими вопросами?

► нужен ли вам этот документ (статья, книга) полностью?

► можно ли заниматься этим делом в переходное время?

► нужно ли вообще им заниматься?

В итоге вы, возможно, обнаружите, что по крайней мере половину того, что делаете дома, можно бы было сделать на работе.

Если вам все же приходится брать работу на дом, отводите ей строго определенное время. Дайте себе, скажем, один час, а потом решительно откладывайте дела. Или возьмите обязательство посвящать внеурочной работе не более трех часов в неделю. Каким бы ни было ваше решение, не позволяйте работе лишать вас личной жизни.

То же касается и отпуска. Близкие не оценят вашего рвения, если вместо того, чтобы проводить с ними время на пляже, вы, обложившись бумагами, будете сидеть в номере отеля. Опять же необходимы ограничения. Иногда действительно приходится прихватывать работу с собой на отдых. Дерек, старший менеджер, всегда имеет при себе в период отпуска материалы для чтения. Но он ограничивает работу с ними одним или двумя вечерами, непосредственно предшествующими выходу на работу. К тому времени он уже успевает в полной мере насладиться общением с семьей, чувствует себя отдохнувшим и набравшимся сил. Последние же два вечера он использует на то, чтобы облегчить себе переход к напряженному рабочему графику.

Если видите, что постоянно загружены работой дома, воспользуйтесь советами этой книги, чтобы переосмыслить характер использования рабочего времени. Серьезно задумайтесь над тем, в достаточной ли мере вы делегируете какие-то из своих функций. Сегодня очень популярен термин «наделение полномочиями». Успешно действующие руководители позволяют членам персонала принимать на себя столько ответственности, сколько они реально способны нести. Как следствие люди проявляют целеустремленность в работе, а сами руководители получают возможность обратиться к наиболее серьезным вопросам своей компетенции (об искусстве делегирований читайте в главе 10).

Если вы или ваша компания можете себе позволить, без колебаний оплачивайте услуги людей, способных справиться с вашими рутинными обязанностями, выполнять которые необходимо, но которые отнимают у вас или у вашего персонала непомерно много времени. К примеру, что касается домашних дел, то можно пригласить человека, который будет заниматься глаженьем белья или уборкой. На работе можно нанять кого-то, кто возьмет на себя комплектование почтовых отправлений или доставку документов. О какой бы работе речь ни шла, затраты окупятся за счет выигрыша во времени, которое можно будет употребить на более важные дела.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Будьте готовы платить за качество и надежность выполнения работ, это дешевле, чем «нанимать» ради них самого себя.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Выявите собственные периоды переходного времени или времени вынужденного простоя.

2. Имейте план использования таких периодов времени.

3. Имейте наготове лапку с рабочими материалами.

4. По возможности делайте несколько дел одновременно.

5. Старайтесь избегать нескольких поездок по одному и тому же маршруту, делайте максимум возможного по пути.

6. При появлении «окна» немедленно начинайте его использовать.

7. Следите за тем, чтобы характер работы соответствовал условиям выдавшегося свободного времени.

8. Оставляйте себе несколько минут для отдыха.

9. Максимально используйте времясберегающие технологии.

10. Старайтесь не брать работу на дом.

Переходное время, или время вынужденного простоя, — это свободные промежутки времени, то и дело возникающие в течение дня. К той же категории относится время подготовки к тому или иному занятию, которое может быть сокращено или использоваться более эффективно. Все это ваш потенциальный резерв. Выявите собственные запасы переходного времени и продумайте, как можно ими воспользоваться. Сократите периоды непродуктивного времени и, когда только возможно, старайтесь заниматься несколькими делами одновременно. Ищите тихие уголки, где бы вы могли сосредоточиться, или создавайте собственную «экологическую нишу». Подготовьте отдельный план использования переходного времени. Имейте под рукой специальную папку и берите ее с собой всякий раз, когда покидаете офис. Не пренебрегайте использованием части переходного времени для отдыха и размышлений.

В этой главе рассказывается о том, как начать, когда очень не хочется. В ней разъясняется, что такое промедление, почему люди медлят и как с этим бороться. В главе приводятся практические советы по преодолению нежелания приниматься за дело.

Промедление есть следствие склонности под любым предлогом оттягивать с началом какого-то действия. Все мы без труда находим, чем заняться, лишь бы не делать то, что нужно. А не выпить ли еще одну чашку кофе, не почитать ли газету или посмотреть телевизор, не прояснить ли лишний раз в разговоре с боссом детали предстоящего проекта? Хорошо известные и весьма популярные способы «тянуть резину». А между тем вся эта гора писем на рабочем столе требует вашего немедленного внимания.

Проблема же состоит в том, что работу все равно придется делать, а если вы постоянно ее откладываете, то рано или поздно будете пытаться втиснуть целиком в очень ограниченные временные рамки. Такая ситуация ввергнет вас в еще большее уныние. И когда вы достигнете этой стадии, единственный путь к выполнению работы будет лежать все через то же ее начало.

Обыкновение медлить чревато с легкостью перерасти границы временного явления и превратиться в устойчивую привычку. Почему же мы медлим с выполнением работ? Объяснений можно привести несколько:

► страх потерпеть неудачу;

► отсутствие интереса к заданию; наличие более увлекательных занятий;

► нехватка времени;

► обескураженность характером работы;

► незнание того, как выполнить работу;

► предъявление очень высоких требований к самому себе;

► намерение слишком много взять на себя;

► усталость;

► неуверенность в необходимости работы;

► отсутствие определенности в конечных целях;

► наличие других беспокоящих вас проблем.

Список можно продолжить, а причины, по которым люди медлят с началом работы, вполне вероятно, у каждого будут свои.

Некоторые из причин имеют общие основания. Так, общее между страхом перед возможной неудачей и предъявлением к себе очень высоких требований состоит в ощущении собственной неспособности выполнить работу достаточно хорошо. Обескураженность характером работы, непонимание того, как ее делать, и неопределенность в целях означают, что вы плохо представляете себе, как следует браться за выполнение такого задания. Нехватка времени и намерение слишком много на себя брать свидетельствуют о дефиците организационных навыков. Если мысль о задании наводит на вас тоску, если вы считаете его малозначительным и у вас есть более интересные дела, то вам стоит пересмотреть свое отношение к данной работе как таковой. Если же вы ощущаете усталость или озабочены другими проблемами, значит, пришло время заняться этими проблемами вплотную.

Катрин, менеджер небольшой типографии, — типичная волынщица. Объем возложенных на нее обязанностей представляется Катрин невыполнимым, что и заставляет ее постоянно откладывать дела «на потом». Она часто подолгу задерживается на работе, поскольку в течение дня привычно медлит с началом многих дел. Ворох требующих внимания бумаг на столе приводит Катрин в ужас, и минует много чашек кофе и не меньше разговоров с персоналом, прежде чем она обратится к бумажной работе в своем кабинете. На остальных работников такая ситуация действует не лучше, поскольку им приходится самим добиваться от менеджера инструкций и буквально заставлять ее оформлять необходимые документы. Работа угнетает Катрин, она чувствует себя безнадежно увязшей в трясине дел.

К счастью для вас и для Катрин, как бы и по каким бы причинам вы с делами ни тянули, способы выправления ситуации одни те же: