Полли Берд - Тайм-менеджмент

Если вам приходится работать с малоопытным персоналом, то имейте в виду, что он в еще большей степени нуждается в поощрении. Позже, когда профессионализм работников вырастет и они наберутся опыта, хвалите их, только когда действительно есть за что.

Не бойтесь хвалить. Будьте щедры, но искренни, и реакция неизменно будет позитивной.

При делегировании всякой работы вы должны наладить действие механизма мониторинга и консультирования в процессе ее выполнения. Обратная связь может осуществляться автоматически — в форме благодарности или претензий со стороны клиентов. Но в большинстве случаев без организации специальных мониторинговых мероприятий вы будете оставаться в неведении относительно происходящего, возможно, до тех самых пор, когда уже будет поздно предпринимать какие-либо корректирующие действия.

Плотность контроля будет зависеть от опытности персонала и объема делегированной ему ответственности.

Мониторинг может выражаться в простой проверке в конце каждого дня качества писем, оформляемых секретарем, пока вы не убедитесь, что она действительно может составлять их без ошибок и с умелым использованием заранее согласованных стандартных формулировок. Что касается продолжительных проектов, то вы, вероятно, будете требовать от исполнителя регулярного предоставления письменных отчетов о ходе выполнения работ. Порой характер делегированного задания таков, что необходимо регулярное проведение собраний, будь то общих или в узком кругу, с целью обсуждения текущей ситуации.

Контроль может носить неформальный характер и выражаться в обыденных вопросах о состоянии дел, в приглашении на короткий разговор или в получении информации от других членов команды или клиентов. Не раздражайте людей откровенным пристальным наблюдением за их работой. Если хотите следить за их действиями, ненавязчиво интересуйтесь достигнутым прогрессом в ходе выполнения обычных для себя функций. Более официальный контроль может выражаться в проверке материалов работы, скажем оформленных писем или подготовленных докладов, в сборе и анализе статистических данных. В отношении важных проектов может быть установлена процедура представления регулярных официальных отчетов, письменных или устных, а также итогового отчета после окончания работ.

По завершении каждого проекта необходимо обсудить итоги работы с его участниками, отметить положительные моменты и вместе посмотреть, что можно было сделать лучше. Письменное оформление результатов обсуждения и согласование более совершенных подходов позволят в следующий раз добиться большей эффективности и избежать прежних ошибок. Не игнорируйте этот важный элемент делегирования. Времени на подведение итогов у вас уйдет не много, а польза в виде более совершенных методов работы будет ощутимой.

Следует отвести время на серьезную оценку итогов каждого факта делегирования. Вы должны ответить самому себе на вопрос о том, правильно ли был выбран участок работ, тем ли людям он был поручен, был ли проект реализован с нормативным качеством и в срок.

Спросите себя, удалось ли достичь поставленных целей, вписался ли проект в рамки бюджета. Будьте честны перед собой в отношении качества и количества оказанной исполнителям помощи. Всегда ли ваша поддержка была эффективной и адекватной? Правильно ли разрешались проблемные ситуации? Насколько действенным оказался механизм контроля?

Серьезно поработав над оценкой процесса делегирования, вы сэкономите время за счет более эффективного распределения работ в будущем.

Не вносите изменения волевым решением, без обсуждения с персоналом. Ход выполнения работ был согласован с исполнителями заранее, а потому в принципе персоналу нужно предоставить возможность спокойно работать самостоятельно. Однако порой действительно приходится вносить изменения как в сам характер работ, так и в процесс их выполнения, либо необходимость изменений может быть вызвана проблемами, с которыми приходится сталкиваться персоналу в ходе реализации проекта.

Независимо от причины изменений не навязывайте их, а вводите лишь после обсуждения с людьми. Персонал должен понимать, что его просят изменить и почему. Обсуждая предстоящие корректировки, вы доказываете их продуманность и разумность, подтверждаете готовность оказать персоналу необходимую поддержку.

Начинайте обсуждать предстоящие изменения, как только вам станет очевидна их неизбежность. Возможно, вам предстоит принять решение в отношении следующих моментов:

► пересмотр сроков и графика работ;

► внедрение новых методов работы;

► использование нового оборудования;

► организация дополнительного обучения и предоставление дополнительной помощи.

Не производите изменения ради изменений. У персонала могут быть наготове другие способы решения проблем, а потому прежде чем что-то менять, важно выслушать мнение и предложения непосредственных участников работы.

Передача членам персонала части своих полномочий не понизит ваш статус, не лишит вас ценности в глазах компании. И в то же время прибавит людям уверенности в себе, позволит им ощутить свою значимость, поможет обрести масштабное зрение. Вам же это даст возможность высвободить больше времени для наиболее важных аспектов своей работы. Помните, что ваше время должно использоваться для осуществления деятельности, имеющей первостепенное значение для вашей профессиональной и личной жизни. Наделение персонала частью своих полномочий позволит вам сосредоточить усилия именно на этих вещах. Плюс к тому повысится эффективность вашей работы в интересах компании, так что, делегируя работу, выигрываете не только вы сами, но и организация в целом.

Итак, вы сэкономили себе значительное количество времени за счет делегирования другим части своей работы. Но предположим, что вам самому также приходится отвечать за немалый объем делегированных обязанностей. Можно ли этот объем сократить?

Во-первых, соглашайтесь на выполнение дополнительных функций, только если они соответствуют вашим целям. Поскольку босс, скорее всего, не преминет возложить на вас дополнительные обязанности, помните о советах в главе 6 по поводу способов выражения своего «нет». Если отказаться от работы не удастся, не принимайте ее вслепую. Удостоверьтесь в том, что полностью понимаете, что от вас требуется, убедитесь в том, что перед вами поставлены ясные задачи, определены критерии оценки.

Запрашивайте любую необходимую для успешной работы информацию, консультативную и иную помощь. По завершении работы выясните, как она оценивается, с тем чтобы сделать собственные выводы и оценки.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Правильно подбирайте исполнителей.

2. Делегируйте работу, не откладывая.

3. Предоставляйте достаточно времени для выполнения задания.

4. Ясно излагайте цели и задачи.

5. Обеспечивайте всей необходимой информацией.

6. Удостоверьтесь в том, что все понимают суть делегируемой работы.

7. Определите сроки.

8. Регулярно отслеживайте ход выполнения работ.

9. Будьте открыты для просьб о дополнительных разъяснениях и консультировании.

10. По достоинству оценивайте результаты и помните, что в конечном итоге ответственность за осуществление делегированных функций лежит на вас.

Не бойтесь делегировать часть своих функций — ваш авторитет от этого не пострадает, а в итоге у вас высвободится время на вещи, которые удаются вам лучше всего. Делегируйте повседневные функции, а также то, с чем другие справятся лучше, быстрее или с меньшими затратами. Исполнитель должен соответствовать возлагаемым на него обязанностям. Не делегируйте одни только скучные и рутинные функции. Время, затраченное на подготовку, контроль и оценку работы персонала, окупается за счет возможности последующего делегирования подобных же задач. Может быть передана работа с корреспонденцией и телефонные переговоры с выработкой стандартных ответов и процедур. Ставьте себе целью делегировать работу как можно активнее, но избегайте того, чтобы самому становиться объектом чрезмерного делегирования.

Эта глава поможет вам справиться с тем колоссальным объемом информации, который обрушивается в наши дни на каждого человека. Овладев техникой противодействия информационному прессингу, вы сэкономите массу времени.