Не рассовывайте их по темным углам комода для белья. Лучше сгруппируйте и предоставьте в пользование своим гостям. У себя в ванной на полке я поставила металлическую коробку с надписью «Для наших гостей». В нее я складываю бесплатные рекламные образцы продукции, которые приходят по почте, зубные щетки, выданные мне моим стоматологом, упаковки дорожного размера, когда-то взятые в отпуск, но не использованные до конца, несколько одноразовых бритв и, конечно же, все маленькие бутылочки шампуня, кондиционера и лосьона, прихваченные на память из гостиничных номеров. Я взяла металлическую коробку, соответствующую интерьеру моей ванной комнаты, но вам, возможно, больше подойдет корзинка, лоток или любой другой контейнер, гармонирующий с вашей ванной.
Гостевая коробка — это предмет многоцелевого назначения. Во-первых, в нее можно складывать все те случайные вещи, которые накапливаются в ванной. Во-вторых, благодаря ее наличию гости ценят мою заботу о них. В-третьих, когда у меня ночуют друзья, кто-то из них обязательно забудет взять с собой зубную щетку или еще что-нибудь, а запасы из гостевой коробки помогают моим забывчивым приятелям сэкономить время и не мчаться в ближайший магазин за необходимой вещью.
В-четвертых, поскольку на коробке написано «Для наших гостей», то ее содержимым в разное время пользовались сантехники, маляры, друзья и члены семьи. Значит, гостевые запасы служат людям, а не захламляют мою ванную. К тому же мне хочется верить, что гостевая коробка удерживает случайных людей, оказавшихся в моей ванной, от обследования шкафчика.
Если вам не приходится тратить дефицитное утреннее время на поиски всего необходимого, то сборы на работу становятся спокойным, простым и приятным ритуалом. Вы не мечетесь по квартире, не спешите, не нервничаете из-за того, что никак не можете найти куда-то запропастившуюся щетку для волос или (если речь идет о мужчине) бритву. Спокойное утро позволяет вам с хорошим настроением начать трудовой день.
Есть две причины — и только эти две! — по которым необходимо хранить документы.
1. ПСЗ («Прикрыть свою задницу»). Вы должны хранить документы, чтобы не попасть в переплет, не вылететь с работы, не стать ответчиком по судебному иску, не потерять деньги или не оказаться за решеткой.
2. Для расширения своих знаний и знаний других людей («Расширенное знание»). Документы обеспечивают вас информацией, которую вы бы хотели запомнить, но не в состоянии это сделать. К тому же рано или поздно она кому-нибудь потребуется именно тогда, когда вас не будет на месте.
Других оснований держать в кабинете бумаги нет. Возможно, вы и найдете такие причины (например, в ходе «Сентиментального путешествия» вы не уничтожили записку, вызывающую романтические воспоминания), но это не означает необходимость сохранять бумаги или документы. Те, которые не относятся к категориям ПСЗ или «Расширенное знание», не обеспечат вам повышения по службе или прибавку в зарплате и не поднимут вашу производительность. Любой другой клочок бумаги, кроме двух названных типов, является хламом, и ему не место в офисе, даже если какой-то уголок для него и отыщется. Мало того, устаревший телефонный справочник у вас на столе способен запутать вас, стоить вам времени и даже создать неудобную ситуацию, если вы отправите голосовое сообщение какому-нибудь постороннему лицу.
Примерами бумаг группы ПСЗ служат нотариально заверенные документы, ваша карточка социального страхования и бумаги, за которые вы, по словам босса, отвечаете головой. Руководства, инструкции, схема организационной структуры (органиграмма), исследовательские материалы, а также прочие важные для вашей работы и истории организации документы относятся к категории «Расширенное знание».
Названные два типа бумаг составляют основу вашего «Личного собрания данных» (ЛСД). Для его нормальной работы, как и в случае подобных собраний в библиотеке или научно-исследовательском институте, необходимы такие процессы, как оценка, категоризация и доступ к информации[9].
Прекратите возводить бумажные горы
Если поверхность вашего письменного стола напоминает топографическую карту, то вы, вероятно, защищаете этот беспорядок словами «я знаю, где что лежит». Не сомневаюсь, что это действительно так. У меня самой стол был вечно завален бумагами, но я всегда находила среди них нужную. Однако это вовсе не значит, что правильно продолжать в том же духе.
Если бумаги упорядочены, повышается производительность труда. К тому же у ваших коллег появляется возможность найти необходимую информацию в случае вашего отсутствия в офисе. А у окружающих, когда они видят ваш аккуратный рабочий стол, сложится о вас положительное мнение как о человеке, который успешно справляется с должностными обязанностями и способен качественно обслужить клиента. ЛСД позволит вам быть более продуктивным и творческим работником, а также чувствовать себя комфортно в своем офисе. И самое важное: стоит только навести порядок в бумагах, и его поддержание превратится в привычку.
Признаки правильной системы хранения документов
Итак, вы намерены упорядочить документы. Но как определить, что созданная вами схема их хранения правильная? Из каких критериев исходить кроме очевидных, — на полу больше не валяются затоптанные документы, а не столе не возвышаются кипы бумаг. Как вы узнаете, что достигли успеха?
Правильная система хранения документов имеет семь признаков.
1. Вы можете быстро найти нужную информацию.
2. Она организована по категориям.
3. Система понятна даже людям, которые не пользуются ею регулярно.
4. Поддерживать в ней порядок несложно, и он действительно поддерживается.
5. В нее легко добавлять новые документы.
6. Информация разбита на категории в логическом порядке.
7. Система выявляет внутренние связи между документами ЛСД.
Важно создать схему хранения документов, которая бы соответствовала этим семи правилам. Очевидно, что если вы вносите нечто в некую систему, то должна быть возможность вновь найти этот внесенный объект (признак 1). Также очевидно, что никто не захочет полностью менять привычную схему каждый раз, когда в нее нужно что-то добавить (признак 5). Однако остальные пять свойств требуют некоторых пояснений.
Признак 2 — информация упорядочена по категориям — говорит о физической структуре картотеки. Организация данных должна отражать специфику вашей деятельности. Если вы работаете с клиентами, то, вероятно, подойдет классификация сведений о них. Если же создаете какие-то изделия, то нужно распределение по продуктам. Ниже я дам вам конкретные советы по созданию категорий.
Признак 3 означает, что ваша система должна быть понятной посторонним людям. Если вы уедете в отпуск, любой сотрудник должен без труда отыскать в ней необходимые данные, причем без дополнительного указателя или руководства. В организациях, где повышены требования к безопасности, информация должна быть неочевидной для злоумышленников, но доступной для ваших коллег.
Признак 4 — систему легко поддерживать в порядке — является основой большинства идей в этой книге. А то, что легко делать, будет выполняться. Если же вы не знаете, как вносить информацию, то на вашем столе будут и дальше красоваться бумажные завалы.
Признак 6 означает следующее: по всей картотеке используется единая система названий. Например, в категории «Город Бедрок» находятся отдельные папки клиентов «Флинтстоун, Фред», «Флинтстоун, Вильма», «Раббл, Барни» и «Раббл, Бетти». Все папки расположены в алфавитном порядке, причем сначала указывается фамилия, потом имя. Придумайте единую схему названий и всегда придерживайтесь ее.
Добиться признака 7 — способности системы выявлять связи между различными данными — сложнее всего, но зато вы получите неоспоримые преимущества. Правда, без других шести качеств обнаружить такую зависимость будет непросто. А чем больше связей вы отыщете и создадите, тем полезнее станет картотека, и тем интереснее решения рабочих проблем вы будете находить. Объясню свою мысль на примере телевизионной рекламы конфет Reese’s Peanut Butter Cup, выполненных в виде шоколадных чашечек, заполненных арахисовым маслом и запечатанных сверху тоже шоколадом. В этих роликах показано, как столкнулись двое спешащих людей — один нес банку арахисового масла, а второй — шоколадный батончик. Оба продукта ценны сами по себе, но когда они случайно смешались, получилось новое, улучшенное лакомство. Точно так же и хорошо организованная картотека не только облегчит вам работу с отдельными блоками информации, но и позволит выявить между ними связи. Мозг человека обнаруживает их естественным путем, а картотека должна работать таким образом, чтобы обеспечивать вам расширенное знание. Это повысит вашу производительность и внесет в работу элемент творчества.
