Прежде чем организовывать встречу любого другого типа, кроме вышеописанных, подумайте, действительно ли это нужно и на самом ли деле является наиболее эффективным способом распространения информации. Чтобы рационально распорядиться рабочим графиком участников, собрания должны планироваться и иметь жесткие временные рамки. Могу предложить действенный способ борьбы с ненужными заседаниями. Подсчитайте, сколько стоит одна минута рабочего времени присутствующих, умножьте на длительность совещания и вы узнаете, в какую сумму компании оно обошлось. Под таким углом зрения чаще всего оказывается, что заседания финансово неоправданны, особенно если они не организованы должным образом, тема не важна для участников, а ресурсы используются неэффективно. С другой стороны, встречи по вопросам сбыта определенно стоят потраченных на них денег.
Также не мешает рассмотреть возможность приглашения людей только на часть собрания, чтобы затем отпустить их.
Если встреча тщательно спланирована, то вы будете знать, на какое время звать того или иного сотрудника. Если ради пятиминутной речи человек просиживает в конференц-зале целый час, то вы плохой организатор такого рода мероприятий.
Возможно, вы этого и не осознаете, но участники встречи способны управлять его длительностью, темпом проведения и, безусловно, качеством дискуссий.
— Подготовьтесь к встрече. Ознакомьтесь с повесткой дня по меньшей мере за сутки до собрания. Приходите с необходимыми материалами. Не забудьте взять блокнот и ручку. Переведите мобильный телефон или коммуникатор BlackBerry на виброзвонок. Поинтересуйтесь, кто еще в числе приглашенных. Узнайте цель встречи, место проведения, время начала. Не опаздывайте.
— Уважайте других участников. Сколько раз вы присутствовали на совещаниях, на которых докладчику приходилось повторять информацию, потому что Гари и Стефани увлеченно смотрели в свои ноутбуки, а не слушали оратора? Из-за такого отношения к происходящему теряют время не только сами Гари и Стефани, но и все остальные присутствующие. Уважайте других людей и слушайте докладчика внимательно. Смотрите на него, проявляйте заинтересованность. Не шепчите соседу едких замечаний по поводу услышанного. Если у вас проблемы с концентрацией, подробно записывайте все, что говорит докладчик. Это поможет вам сосредоточиться, а после совещания еще раз внимательно ознакомиться с информацией, если не усвоили ее в конференц-зале.
— Сначала думайте, потом говорите. Прежде чем вставить свою реплику в дискуссии на совещании, задайте себе следующие вопросы.
1. Имеет ли мой комментарий отношение к обсуждаемой теме и полезен ли он для нее? (Если нет, то лучше выскажите свое мнение после совещания.)
2. Мой комментарий интересен всем присутствующим или только одному человеку? (В последнем случае сэкономьте всем время и поговорите с конкретным человеком индивидуально после совещания.)
3. Можно ли переформулировать мое замечание таким образом, чтобы оно длилось не более тридцати секунд? (Если нет, продолжайте думать над тем, как выразить свою мысль короче. Говорить пространно разрешено докладчику, а реплики слушателей должными быть краткими.)
На хорошо организованное собрание любо-дорого смотреть. К сожалению, такие встречаются крайне редко. Умение проводить эффективные и продуктивные заседания — весьма ценное и достойное уважения качество.
Если вы решили созвать совещание, прежде всего подготовьте повестку дня. Ее следует предоставить участникам для ознакомления хотя бы за 24 часа до начала мероприятия. Если за день до него вы еще не знаете, что же хотите обсудить, то лучше перенести его на другое время, когда у вас сложится более четкое представление о теме.
Как организатор собрания вы должны уметь сформулировать его цель одним предложением. Для этого закончите такую фразу «В конце этой встречи ее участники должны…» Далее следует конкретное, определенное задание, которое должно быть выполнено благодаря коллективной работе.
Рассмотрим пример правильно сформулированной цели.
В конце встречи его участники должны составить одностраничное ежегодное стратегическое заявление, которым наша команда будет руководствоваться в ближайшие 12 месяцев.
А это пример того, какой не должна быть цель встречи.
К концу встречи его участникам следует обсудить все вопросы повестки дня.
Когда цель встречи определена, вам необходимо провести ее таким образом, чтобы она была достигнута. Для этого повестка дня должна иметь четко выраженные начало, середину и конец.
Повестка дня
1. Призвать собравшихся к порядку.
1) Огласить цель встречи.
2) Описать, каким образом она будет достигнута.
3) Огласить всю информацию, необходимую для ее проведения.
2. Достичь цели собрания.
3. Завершить встречу.
1) Повторить все мероприятия и сроки, намеченные в ходе заседания.
2) Огласить достигнутую цель встречи.
3) Поблагодарить всех собравшихся за участие.
Набросав черновик повестки дня, приблизительно оцените, сколько времени требуется на каждый пункт. На начало совещания уйдет минута, на два вопроса, запланированные на середину, требуется по пять минут, и для завершения достаточно двух минут. Возможно, чтобы не выбиться из графика, стоит использовать таймер, но без звукового сигнала.
Проводя мероприятие, придерживайтесь повестки дня. Не нужно зачитывать ее вслух, но продвигайтесь строго по пунктам. Если дискуссия уходит в сторону от заявленной темы, объявите, что этот новый вопрос можно обсудить в другое время, а затем верните разговор в прежнее русло. Вполне корректно прозвучат, например, такие слова: «Джейсон и Дэшилл, мне нравятся ваши мысли по поводу XY. Вы не против, если мы встретимся в два часа и поговорим об этом за чашечкой кофе? Но сейчас давайте вернемся к нашей основной теме, чтобы Дана и Кэти успели в десять часов встретиться с клиентом Z».
После совещания, но еще до начала следующего рабочего дня, разошлите всем его участникам по электронной почте список мероприятий и сроков их выполнения, о которых договорились на встрече. Благодаря такому напоминанию люди внесут свои задачи в списки предстоящих дел.
Стратегии в отношении телефона, Интернета и электронной почты
Такое благо цивилизации, как возможность постоянно оставаться на связи с внешним миром (позвонить в чрезвычайной ситуации или послать текстовые наставления подруге и т. п.), имеет и свои отрицательные стороны. Вероятно, ваш босс регулярно тревожит вас звонками и СМС, когда вы находитесь в отпуске, или каждый день на ваш электронный почтовый адрес приходит свыше сотни рекламных рассылок, больше известных как «спам». Технологии, удобные для вас, столь же удобны и для назойливых телемаркетологов, спамеров и людей, не уважающих ваше право на отдых. В результате становятся понятны ваши смешанные чувства любви и ненависти к своим коммуникационным устройствам.
Телефон. Когда я была восьмиклассницей, то каждый вечер болтала по телефону не меньше грех часов. Сейчас я даже не помню, о чем конкретно мы говорили с подругами так невероятно долго. Но вы ведь не сомневаетесь, что это были беседы о мире во всем мире и поиске лекарства от рака, а никак не о мальчишках, последних школьных сплетнях и нашей неотразимости. Теперь я трачу на общение по телефону в среднем меньше двух часов в неделю. Я убеждена, что каждому человеку на протяжении всей жизни отмерено свыше определенное количество времени на телефонные разговоры, и я израсходовала почти всю свою норму в 13-летнем возрасте.
Я стараюсь свести к минимуму телефонные переговоры, особенно в офисе, и пришла к выводу, что это очень разумное поведение. Если мне кто-то звонит и оставляет сообщение голосовой почты, я посылаю этому человеку СМС или электронное письмо, в котором кратко излагаю содержание голосового послания и даю ответ. Недостаток общения по телефону состоит в том, что не остается записи. Вам не на что сослаться впоследствии, и вы не можете выполнить поиск слов, употребленных во время разговора. Все решения или указания, прозвучавшие по телефону, могут быть пропущены мимо ушей или быстро забыты. Это устройство подходит для сообщения деликатной информации своим знакомым (например, о том, что коллега из другого подразделения нашел местечко получше и уволился), но не для передачи фактов или данных. А поскольку все же большинству из нас на работе приходится иметь дело именно с последними, то телефону следует отвести место в конце списка различных форм коммуникации. Но, несмотря на сказанное, полностью отказаться от него на работе невозможно. Бывают сложные ситуации, и чтобы найти из них выход, порой без телефона просто не обойтись. Ниже приведены рекомендации по его разумному использованию в подобных случаях.
