При планировании также важно учитывать, что человек в состоянии удерживать в фокусе своего внимания только одно дело в единицу времени. Отсюда и возникает «Полотно пилы». Когда мы занимаемся несколькими делами сразу, мозг поступает так же, как компьютер — прерывает одно дело, переключается на другое и т. д. Всего обычный человек в состоянии удерживать одновременно в памяти 7±2 дела. В то же время в глубинах бессознательного хранится огромное количество информации, но достать ее оттуда не всегда получается в нужный момент.
…Планирование кроме явной экономии времени и сил при правильном подходе даст вам также чувство «контроля над ситуацией», реального обзора всего, что вы наметили, и чувство спокойствия.
Неправильный подход к планированию заключается в том, что вы планируете либо больше дел, чем можете сделать, либо существенно меньше. Еще плохо сказывается привычка ругать себя за что-либо или пытаться все на свете сделать самостоятельно, о чем мы и поговорим далее.
Делегирование — тоже выход
Логика поможет нам расстаться с некоторыми делами, передав их другим людям. Всем, наверно, известно, что обычно, когда дело делают другие, вы не устаете так, как когда делаете его сами. Рассмотрим, например, как перепоручить кому-нибудь выполнение обычного ежедневного дела. Какие страхи возникают чаще всего? Первая мысль: «Я быстрее сделаю сам, чем объясню другому, как это сделать». Лень объяснять. Лень тратить свои силы, нервы и еще много чего. Есть опасность, что другой человек сделает хуже, чем ты сам, а в самом плохом случае просто «завалит» дело.
Когда дело «горящее», «нужно было сделать вчера», то объяснять другому действительно НЕКОГДА. Обычно эти дела «живут» в квадранте «срочно, важно». Но если вы не хотите, как наше доблестное МЧС, все время заниматься решением чрезвычайных ситуаций (говоря проще, «тушить пожары»), то НУЖНО найти время, подумать и начать обучать других людей. (Кстати, МЧС в основном именно этим и занимается.) Сделать это нужно тогда, когда дело еще не стало срочным. Тогда вы постепенно перестанете жить в состоянии аврала и сможете спокойно отдыхать, при этом добиваясь больших результатов, чем раньше.
Когда дело не горящее, но понятно, что заниматься им все равно кому-то придется, обучение других людей исполнению ваших поручений в будущем принесет вам ряд плюсов. Вы получите свободное время и к тому же сможете спокойно «лениться». Ваша эффективность вырастет тем больше, чем больше дел вы сможете делегировать. Успешные люди редко стоят у станка и завинчивают одну и ту же гайку. Чаще они создают такой механизм или организацию, которая делает это за них, или просто покупают результат труда в готовом виде.
…— Кто умнее, кошка или собака?
— Кошка, конечно!
— С чего это?
— А ты когда-нибудь видел, чтобы десять кошек тащили в тундре упряжку с чукчами!
Анекдот
Когда вы поручаете дело другим, вы не просто ленитесь и «скидываете» с себя ответственность, вы ее перераспределяете. Это значит, что вы сначала вкладываете некоторое количество времени в обучение другого человека. Это может быть ваш сотрудник, ребенок или другие люди. Затем вы многократно контролируете, как идет выполнение дела. По мере того как человек выполняет ваши поручения, он повышает свою квалификацию. Тогда контроль можно ослабить.
…При делегировании необходимо учитывать, что люди могут обладать разной степенью ответственности.
И к тому же всем людям свойственно ошибаться. Чтобы избежать ошибок, насколько это возможно, приходится многократно все проверять и перепроверять, а это требует затрат сил и времени. Всегда важно помнить о границах допустимой ошибки и применять простой здравый смысл.
На днях видела в одном офисе фотографию на стене. В рамочке висела фотография того, как должны быть расставлены чашки на сушке для посуды. Сотрудник организации с гордостью объяснил мне, что если ручка у чашки повернута не в ту сторону, что на фотографии, то это уже ошибка.
Если вы ко всей своей работе предъявляете настолько жесткие требования, возможно, это оправдано, например, если вы занимаетесь чем-то чрезвычайно серьезным, где цена ошибки очень велика. В случае с чашками, на мой взгляд, это уже перебор. Подумайте о своей жизни и работе. Где проходят ваши границы между разумным и чрезмерным?
Для того чтобы передавать ответственность другому человеку (и давать себе время лениться, пока другие работают), нужно две составляющих: желание или хотя бы согласие этого человека взять на себя ответственность (мотивация) и четкие критерии того, что человек должен получить на выходе (например, куда повернута ручка чашки и что допустимо, а что недопустимо).
Как-то зимой я гуляла в парке и наблюдала такую картину. Две собаки по очереди высоко подпрыгивали, вцеплялись в ветку дерева зубами и некоторое время висели на ней. Затем они падали и начинали снова подпрыгивать. Естественно, пока они висели, лаять они не могли, зато в перерывах с удовольствием это делали. Представьте себе, что, когда вы не хотите кому-то делегировать дело, вы сами навешиваете на себя собак. Причем чем больше дел — тем больше собак на вас висит. Помогает ли вам эта картинка в борьбе с ленью?
В делегировании скрывается еще одна возможность. Это так называемый выигрыш-выигрыш. Обычно, когда мы играем в какую-нибудь игру, предполагается, что если одна сторона или команда победила, то вторая — проиграла. В жизни все может быть совсем не так, если правильно подойти к этому вопросу. Допустим, вы великолепно поете, рисуете, говорите по-английски, скачете на лошади или делаете еще что-то. Обычно люди не ценят то, что имеют, или недооценивают. Зато при этом многие переоценивают то, чего у них нет. Если наладить обмен, при котором один человек делает для другого то, что ему легко, и получает взамен то, что ему самому сложно, то обе стороны получают больше, чем вкладывают.
Вам может показаться, что этот пример оторван от жизни. Кто-то, наоборот, может сказать: «Ну и что тут такого, я только так и живу». Обычно в крупных фирмах производительность труда выше, чем если бы каждый человек работал сам по себе. Это происходит потому, что если человек занимается своим делом, которое ему нравится, в котором он — профессионал, то он работает быстро и с удовольствием.
Посмотрите, например, на то, как опытная хозяйка печет пирожки. У нее они получаются ровные, красивые, один в один, вкусные, а запах-то какой! Если ее подруга захочет попросить помочь в приготовлении пирожков, а сама предложит в это время сделать взамен что-то полезное, то обе они выиграют.
Мне кажется, большинство из нас недостаточно использует в своей жизни скрытые возможности делегирования. У многих с детства идет убеждение: «Не верь, не бойся, не проси», которое часто мешает увидеть возможности, и поэтому получается, что люди мучаются, сражаются с ленью, хотя было бы проще обменяться делами и получить массу удовольствия. На работе эта схема действует немного по-другому, но, как правило, человека, который успешно раздает задания и организует работу других людей, начинают продвигать вверх по служебной лестнице, потому что он делает больше, чем смог бы в одиночку.
…Еще одна сторона делегирования — это когда вам дают поручения.
Есть один универсальный способ того, как повысить свои доходы. Он действует во всем мире. Это — стать профессионалом, специалистом, незаменимым человеком. Наверно, все мы видели таких людей, и не раз. Попробуйте поиграть в игру: «Если б я был директором». Станьте, хотя бы мысленно, собственником той фирмы, в которой вы работаете. Если вы уже директор, тогда мысленно станьте директором, у которого сотня фирм, подобных вашей.
Что бы вы изменили в своей работе и в работе окружающих вас людей? Эта мысль об игре может показаться крамольной, но, во-первых, подобная игра поднимет вам настроение, сделает работу интересней, а во-вторых, весьма вероятно, что со временем эта игра, если играть в нее постоянно, поднимет и ваш доход, потому что активные и неравнодушные люди, которые не только мысленно играют, но и воплощают свои идеи, обычно нужны и высоко ценятся на любой фирме.
Вы просто не хотите… чего?
Часто люди отказываются от попыток делегирования не только потому, что думают, что никто не сделает дело так же хорошо, как они, или не захочет вообще делать то, о чем просят, но потому, что у них пару раз не получилось, или потому, что они не нашли кого-то, на кого можно переложить дело. Почему люди отказываются выполнять ваши поручения? Во-первых, из чувства самосохранения. Таким образом они экономят свое время и силы. Во-вторых, если люди отказываются, возможно, вы не смогли их заинтересовать. Но есть еще и третья причина: это нежелание брать на себя ответственность. Какой спрос с человека, который ничего не делает? С него как с гуся вода, все скатывается. Давайте вместе разберемся, что на самом деле скрывается в этом случае за словом «лень» и как можно изменить ситуацию.
