Главная комната
• Достаточно ли она велика, имеет ли хорошее естественное освещение?
• Удобны ли сиденья, есть ли приспособления для того, чтобы участникам было удобно писать?
• Есть ли смежные комнаты?
• Есть ли поблизости туалеты?
• Есть ли поблизости бизнес-центр, где можно сделать ксерокопию, принять или послать факс?
• Вероятны ли какие-либо беспокойства, такие, как очистка стен, декоративный ремонт или перестройка?
• Организуются ли одновременно другие мероприятия в этом помещении? (Иногда маленькие события могут быть подавлены другими крупными конференциями.)
• Как организовано питание? Возможно ли приготовление чая и кофе в комнате? Доступны ли они в течение всего дня, если это потребуется?
• Есть ли отдельное место для обеда? Можно ли выделить часть столовой для вашей группы? Это особенно важно для выездных тренингов, когда люди предпочитают питаться вместе, отдельно от других гостей. Некоторые помещения имеют отдельные столовые.
• Какое дополнительное питание предусмотрено: минеральная вода, лимонад, конфеты, бисквиты, печенье, фрукты и т. д. Какова стоимость всего этого? Что включено в оплату помещения, что оплачивается дополнительно? Очень важно выяснить реальные цены, сравнивая одно помещение с другим. Исходите из разнообразия мест.
Стандарт размещения - другая важная черта программы тренинга. Условия размещения участников также необходимо проверить и задать следующие вопросы.
• Комнаты какого уровня и качества включены в ежедневную стоимость проживания участников?
• Где расположены комнаты? Желательно найти помещение вдали от шума аэропорта и дорожного движения.
• Большинство гостиниц имеют некий стандарт размещения, на который рассчитывают корпоративные участники, т. е. смежные комнаты на одного человека, номер-люкс, телевизор, приспособления для приготовления чая, иногда - мини-бар. Далеко не каждая организация готова обеспечить такой уровень комфорта, но люди вправе ожидать разумное размещение для сна с минимальными удобствами.
• При выездной форме тренинга многие зачастую ожидают, что будет организован какой-либо досуг. Досуг может варьировать от бассейна или фитнесс-зала до гольфа или тенниса. Какие бы удобства вам ни требовались, важно утверждать все в письменном виде и определять контактное лицо, с которым можно поддерживать связь до и во время события.
Работа с неожиданными событиями
Как бы хорошо подготовлены вы ни были, вы можете обнаружить, что вам нужно что-то делать с неожиданно возникшими непредвиденными ситуациями. Некоторые из них мы перечислили ниже.
Проведение программы тренинга напоминает выступление на сцене. Тренеры часто нервничают перед программой, однако уровень адреналина в течение программы может колебаться. С опытом вы научитесь управлять своими эмоциями, но новичка эти колебания могут выбить из колеи.
Обычно страх появляется, когда люди чувствуют себя не готовыми к проведению того или иного мероприятия. Поэтому чем лучше вы подготовитесь, тем более уверенно будете себя чувствовать. Если это новый для вас тренинг или вы готовитесь к особенно престижному мероприятию, следующие советы могут оказаться полезными.
• Важно физически подготовиться к мероприятию, Как бы вы ни волновались, непосредственно перед тренингом надо выспаться (желательно, в течение недели и перед ним тоже). Избегайте обильного употребления таких стимуляторов, как кофеин, сигареты и т. д.
• Убедитесь, что помните необходимые слова. Если боитесь, что можете их перепутать, организуйте «сухой прогон».
.• Если вы все же запутались, не оправдывайтесь, сделайте паузу, переведите дыхание и продолжайте. Каждый время от времени делает ошибки, не стоит слишком сильно переживать из-за них.
• Проводите исследования. Потратьте время на изучение целей компании и потребностей группы. Встречайтесь с участниками перед началом программы в рамках стадии разработки. Делайте ссылки на бизнес. Люди ценят, когда вы проявляете понимание их бизнеса, это придает вашим словам больше веса.
• Научитесь хорошим дыхательным упражнениям и регулярно их выполняйте. Расслабьтесь прямо перед проведением презентации. Особое внимание обратите на плечи. Если у вас есть такая возможность, пройдите в какое-нибудь спокойное место и подумайте о вступительных фразах. Если это не просто, посмотрите на свои записи перед тем как начинать.
• На крупных программах, если вы предпочитаете не смотреть прямо на аудиторию, сфокусируйте взгляд на заднем плане комнаты, поверх голов участников. Это создаст впечатление, что вы смотрите на них, но не будет отвлекать.
• Попытайтесь быть настолько естественным, насколько это возможно. Сохраняйте определенную долю юмора, который кажется уместным. Вспомните другие программы, когда вы были успешным - и приступайте!
Регулярная проверка для прояснения деталей и подтверждение всего в письменной форме помогает избежать проблем; однако основное здесь не выдвижение предположений, а постоянная проверка и согласование всех моментов. Постарайтесь лично посетить место проведения программы. Удостоверьтесь, что оно вам подходит. Будьте осторожны в оценке размера комнаты, так как его восприятие часто искажает антураж. В идеале просите помещение с естественным освещением. Проверяйте отопление, кондиционирование и звукоизоляцию, особенно если у комнаты тонкие стены.
Если комната не подходит, попытайтесь договориться о другой. Это может быть сложно, если помещение занято. Вот почему лучше выбирать помещение заранее. В течение некоторого периода времени вы сформируете список пригодных помещений.
Однако, с какими бы трудностями вы ни сталкивались, не позволяйте им мешать своей презентации. Участники могут забыть о проблемах размещения и питания, но не неудачное тренинговое мероприятие, в случае которого они будут иметь реальные основания для жалоб.
Большинство проблем с оборудованием или помещением решаются при помощи хорошей подготовки. Однако, даже несмотря на нее, случайность может нарушить спланированный ход работы. Если подведет какое-нибудь оборудование, надеемся, что вы сможетё продолжать, особенно если в буклеты участников вставлены копии слайдов. Если подводит видео, вам нужно проговорить все общие места программы или перенести эту часть на более позднее время программы, когда технику починят.
В случае накладок лучше сразу попросить помощи, чем развлекать участников попытками заставить технику работать! Вам необходимо оставаться спокойным. Помните: если день хорошо структурирован, выпадение одного компонента существенно не скажется на вашей программе.
Всегда следует проверять, прибыли ли заказанные материалы вовремя. Однако они могут потеряться в помещении для тренинга. Найти их - задача, сравнимая с раскрытием преступления в детективе. Вам придется старательно, шаг за шагом, установить, кто и куда доставлял их, кто и в какое время их получал, кто за них расписывался и куда их положили.
Как само собой разумеющееся, в каждом помещении вы должны проверять алгоритмы действия в экстремальной ситуации. Необходимо осмотреть пожарные выходы, сборные пункты, приспособления для оказания первой помощи. Осознание безопасности людей - ваша первоочередная забота. Вы должны иметь у себя список имен участников и гарантировать, что все участники покинули здание. Не заходите в здание, пока специалисты не разрешат в него вернуться.
Сохранность личного имущества
Забота о сохранности личного имущества - то, на что надо обратить внимание группы. Участники часто приходят в незнакомые здания, где находится другая публика. Вероятно, они будут снимать свои куртки, оставлять сумки и чемоданы без присмотра, пока переходят из комнаты в комнату, занимаясь делами. В начале дня вы должны призвать людей быть бдительными. Позаботьтесь, чтобы дверь тренинговой комнаты закрывалась на время обеда. Предложите участникам носить бумажники и ценности с собой.
Присматривайте за своими собственными вещами и помещайте их в безопасное место, так как скорее всего вы, больше, чем кто-либо другой, будете перемещаться из одной смежной комнаты в другую. Если что-то было украдено, немедленно проинформируйте об этом сотрудника службы безопасности здания.
Иногда в силу разнообразных причин, возникающих в последний момент, количество участников уменьшается. Отсутствие одного или двух человек, или один или два человека, прибытие которых не ожидалось, не должны создавать проблем. Однако резкое снижение посещаемости может означать, что программа больше не является жизненной в рамках взаимодействия или обмена опытом. В этих случаях вы должны рассуждать следующим образом.
