Внедрение привычки
Вот как можно развить привычку фиксировать идеи:
1. Куда бы вы ни шли, носите с собой инструмент для фиксации идей.
2. Добавляйте туда новую мысль сразу же, как только она возникнет.
3. Раз в неделю просматривайте свои записи.
4. Составьте план действий по каждой из идей.
Не мной сказано, что любому человеку раз в жизни приходит идея на миллион долларов. Я не знаю, справедливо это высказывание или нет. Но я точно знаю, что великие идеи – самое обычное дело. А вот быть одним из тех, кто скрупулезно фиксирует любую возникающую у него мысль, – это необычно. Формирование такой привычки (наряду с некоторыми другими, о которых мы еще поговорим) поможет вам принимать незамедлительные решения.
СБП № 4
Создайте систему 43 папок (устраняем оправдание «Я забыл»)
Если система организации труда у вас хромает, время на выполнение нужных дел будет утекать, словно вода меж пальцами. Мы уже обсудили с вами важность механизма фиксирования идей. Но записывать свои мысли – это одно дело, а помнить, что нужно эту мысль воплотить в действие, – совершенно другое. Простейшее решение, которое поможет помнить все нужное, – это сформировать привычку 43 папок.
Об использовании умной файловой системы в подробностях рассказал в своей книге Дэвид Аллен, а название «43 папки» дал этой методике Мерлин Манн в своем блоге «43 Folders».
43 папки – это систематический подход к работе над идеями. Для начала нужно организовать шкаф для хранения документов, куда вы поместите 12 главных папок на каждый месяц. Потом добавьте еще 31 папку, которые будут представлять собой максимальное количество дней в месяце. В итоге у вас получится 43 папки. 31 папку расставьте по порядковым номерам прямо за папками текущего месяца, а оставшиеся 11 папок по месяцам поставьте за папками дней.
Когда будете проводить еженедельный или ежемесячный пересмотр (подробнее см. далее), поставьте памятные метки по определенным заданиям/проектам на нужную дату. Тогда единственное, что вам нужно будет сделать, – это сформировать привычку каждый день проверять свои 43 папки и предпринимать действия по соответствующим заданиям.
Формирование привычки к 43 папкам требует некоторых усилий, но дело того стоит: теперь вы уже никогда не забудете ни о чем важном. Вот с чего следует начать:
1. Отведите место для работы с папками и заданиями.
2. Купите обычный канцелярский шкафчик и 50 папок.
3. Отведите каждому заданию или идее свое место.
4. Еженедельно просматривайте папки.
5. Отведите в месяце определенный день, чтобы заняться потенциальными проектами или заданиями.
6. Смойте с себя бумажную пыль, а потом умойтесь еще раз – после работы с бумагами, должно быть, скопилось немало пыли!
7. Создайте для себя памятку, которая будет ежедневно заставлять вас просматривать соответствующую папку.
Привычка к 43 папкам – это простой механизм, не позволяющий забывать ни одной идеи. Когда вы создаете памятку о необходимости отслеживать и выполнять задания, вы освобождаете свой разум от хаоса. Теперь вы с легкой душой можете сосредоточиться на текущих делах и проектах.
СБП № 5
Составляйте списки проектов (устраняем оправдание «Сначала мне нужно сделать то-то и то-то»)
Прокрастинация часто охватывает вас, когда у проекта отсутствует четкое определение. Если у нас создается ощущение, что сначала необходимо предпринять некий шаг, а потом уже приступать к делу, его отбросить в сторону очень даже легко. Но, по правде говоря, такое оправдание – просто способ заявить, что вы недостаточно хорошо определили конкретные поэтапные действия. Решение в том, чтобы четко определить каждое задание, которое нужно выполнить в рамках конкретного проекта.
Начинать что-то новое всегда страшно. Порой мы уклоняемся от действия потому, что оно кажется нам слишком сложным. Но если взять привычку разбивать каждое большое начинание на легкие для выполнения этапы, вы обнаружите, что доводить дела до победного конца не так уж и трудно.
Разбить огромный проект на мелкие части можно при помощи проектного списка. Всё, о чем придется заботиться, – это о том, что нужно всего лишь сделать следующий шаг: следующий, а не десятый в списке. Вы победите прокрастинацию, систематически отрабатывая каждый пункт в своем чек-листе. Не нужно беспокоиться о результатах проекта – просто работайте.
Создайте проектный список по каждому аспекту своей жизни. Если вам нужно выполнить много дел – составьте много списков. К примеру, вы можете составить список по каждому из пяти проектов:
1. Новый комплекс физических упражнений.
2. Квартальная презентация на работе.
3. Роман, который вы давно мечтаете написать.
4. Обновление финансовой документации.
5. Ремонт в одной комнате.
Заведите на каждый проект отдельную ведомость. Начните с формулирования цели или того, чего вы хотели бы достичь, а потом отработайте вопрос в обратном порядке – определите пошаговые действия с начала и до конца. Продолжайте детализацию проекта. Ваша задача – составить список взаимосвязанных этапов, задавая один простой вопрос: «Какое действие следующее?»
Ключ к формированию данной привычки – концентрация на конкретных пошаговых действиях. Избегайте расплывчатых формулировок вроде «Выяснить, как…». Вместо этого запишите точное действие, выполнение которого вы сможете отметить в своем списке галочкой.
Пример:
Скажем, у вас имеется новый проект – начать новый комплекс физических упражнений. Вот как можно разделить его на простые этапы:
1. Проанализировать виды упражнений, которые вам нравятся (на укрепление сердечно-сосудистой системы, силовые упражнения, боевые искусства или йога).
2. Изучить каждый из них и решить, от какого будет больше пользы.
3. Выбрать одну программу тренировок и добавить ее в свой распорядок дня.
4. Изучить различные варианты тренировок (в спортивном зале или дома).
5. Поговорить с сотрудниками трех разных спортзалов и подробно изучить их предложения.
6. Выбрать программу, которая лучше всего соответствует вашему жизненному стилю.
7. Записаться в спортзал или приобрести программу для индивидуальных тренировок.
8. Сформировать ежедневную привычку заниматься по новой программе.
Честно говоря, даже такой список слишком общий. Если вам сложно следовать всем этим пунктам, разбейте их на подэтапы помельче. Вот как может выглядеть выполнение действия № 1 (проанализировать виды упражнений, которые вам нравятся):
1. Изучить преимущества занятия бегом.
2. Изучить преимущества спортивной ходьбы.
3. Изучить преимущества йоги.
4. Изучить преимущества кроссфита[7].
5. Изучить преимущества силовых тренировок.
6. Изучить преимущества боевых искусств.
Наконец, очень важно обновлять этот список по мере того, как дело начнет двигаться. В процессе вы будете получать дополнительную информацию, поэтому нужно добавлять новые пункты в список. Продолжайте действовать, вычеркивайте выполненные пункты из списка и планомерно работайте над проектом, пока он не будет завершен.
Вот простая методика формирования привычки составлять списки проектов:
1. Купите сшиватель со сменными блоками или записную книжку.
2. Отведите отдельную страницу на каждый текущий проект.
3. Продумайте главную цель или результат проекта.
4. Запишите пошаговые действия, которые нужно будет выполнить.
5. Выполняйте как минимум один пункт из этого списка ежедневно.
6. Обновляйте проект, когда будете получать обратную связь о своих действиях.
Вы, возможно, подумаете, что эта привычка – никому не нужное и хлопотное занятие. Но вы удивитесь, как часто прокрастинация наваливается на тех, кто не определил для себя в подробностях, с чего начать. Проектный подход работает, потому что вы неуклонно предпринимаете действия. Вы не становитесь жертвой страха неудач. Вместо этого вы действуете и получаете ценные уроки – даже если мелкие неудачи и пытаются сбить вас с толку.
СБП № 6
Составляйте чек-листы абсолютно на всё (устраняем оправдание «Сначала мне нужно сделать то-то и то-то»)
Порой так просто впасть в прокрастинацию по поводу дел, которые вы уже сто раз выполняли прежде! Нередко это происходит из-за отсутствия устоявшейся процедуры. Есть простое решение – создайте систему для выполнения любого многоэтапного проекта в своей жизни.
Замечательный пример того, о чем я говорю, – корпорация McDonald’s. Она делает второсортные гамбургеры, да и качество ее других продуктов тоже далеко от идеала. Почему же McDonald’s сумела стать империей фастфуда? Потому что в каждом аспекте своих ежедневных операций она следует системе. У нее есть отдельная процедура производства картофеля фри, еще одна – для изготовления гамбургеров, и еще одна – для приема заказов. Ручаюсь: своя система есть и в том, как мыть туалеты.
