Порядок отражения операций способом двойной записи:
– операция первого типа отражается по дебету и кредиту активного счета;
– операция второго типа отражается по дебету и кредиту пассивного счета;
– операция третьего типа отражается по дебету активного счета и кредиту пассивного счета;
– операция четвертого типа отражается по дебету пассивного счета и кредиту активного счета.
Ее использование обеспечивает возможность самоконтроля, так как позволяет сбалансировать итоги записей на счетах. Используя двойную запись, один счет дебетуется, другой счет кредитуется на одну и ту же сумму. Если правильно сделана разноока операций по счетам, то сумма оборотов по дебету всех счетов и сумма оборотов по кредиту всех счетов будут равны. Если ошибочно изменена сумма по корреспондирующему счету или запись произведена на одной и той же стороне корреспондирующих счетов (неверно перенесено сальдо), то выявленное неравенство дебетовых и кредитовых оборотов по счетам означает ошибку в сумме или в характере записанной операции.
Вместе с тем двойная запись имеет познавательное значение, так как показывает, откуда поступили средства и куда направляются. Запись на счетах производят на основании документов, поэтому все бухгалтерские документы подвергаются бухгалтерской обработке, одним из этапов которой является запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отражаемой в документе. Определение и запись на документах корреспондирующих счетов – контировка. Контировка сопровождается подписью бухгалтера, сделавшего ее.
Применение двойной записи обеспечивает постоянный самоконтроль за правильностью разнесенной по счетам суммы и за правомерностью (экономическим содержанием) произведенной операции.
Отражение хозяйственной операции на счете называется проводкой. Cоставить бухгалтерскую проводку – значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции.
Различают проводки: простые – в которых корреспондируются только два счета; сложные – в которых один счет корреспондируется с несколькими счетами.
22. Бухгалтерские проводки: правила составления. Забалансовые счета
Одним из этапов бухгалтерской обработки документов является запись корреспондирующих счетов на документах – составление бухгалтерских проводок – контировка.
Бухгалтерской проводкой называется текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов.
Различают простые и сложные бухгалтерские проводки.
Простая проводка – запись, имеющая только два корреспондирующих счета.
Cложные проводки составляются, когда операция затрагивает более двух объектов учета, а значит, более двух корреспондирующих счетов: при этом один счет дебетуется, остальные – кредитуются, и наоборот.
Бухгалтерские проводки составляются в самом документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных бланках (мемориальных ордерах).
Мемориальный ордер – это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Для облегчения записей каждому счету присваивается определенный номер, чтобы при составлении бухгалтерских проводок указывать не наименование счетов, а их номера.
При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам. Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета называется систематической записью.
Наряду с систематической организации применяют хронологическую запись – регистрацию хозяйственных операций в той последовательности, в которой они совершаются. Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются.
Забалансовые счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих предприятию, но временно находящихся в его пользовании или распоряжении. В эту группу входят арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, и материалы, принятые в переработку, и т. д.
Забалансовые счета не корреспондируют с другими счетами. По ним ведутся односторонние записи: либо только по дебету – увеличение, либо только по кредиту – уменьшение.
Забалансовые счета в балансе не указываются, так как они уже отражены в балансе предприятия, которому принадлежат средства и источники их образования, отраженные на данных счетах.
Что отражается на забалансовых счетах? Многие предприятия часто пользуются имуществом, которое не принадлежит им на правах собственности: полученным в аренду, принятым на ответственное хранение и т. п. Кроме того, предприятия могут сдавать основные средства в аренду или получать гарантии от банка. Именно эти операции отражаются на забалансовых счетах бухгалтерского учета.
Как показывает практика проведения аудиторских проверок, бухгалтеры большинства предприятий не уделяют должного внимания оформлению операций на этих счетах. И, как следствие, недостоверность бухгалтерского учета в целом. Ведь хозяйственные операции, отражаемые на забалансовых счетах, в той или иной степени оказывают влияние на балансовый учет.
С 1 января 2001 г. предприятия могут вести учет по новому Плану счетов. В новом Плане счетов перечень забалансовых счетов изменился.
23. Учетные регистры и способы записи в них
Записать операцию на счетах – значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или сводных листах, являющихся учетными регистрами.
Регистры представляют собой специально разграфленные типографским способом бумажные листы, которые предназначены для целей регистрации хозяйственных операций. Регистры (по внешнему виду) подразделяются на книги, карточки и сводные листы. Книги – это переплетенные между собой листы, которые сброшюрованы в одно целое.
Преимущество книги – обеспечение сохранности информации на достаточно длительное время. Недостаток – возможность работы с ней только одного человека, т. е. велика возможность возникновения различных трудностей в распределении труда между работниками бухгалтерского учета.
В бухгалтерии ведутся такие книги: кассовая книга, книга регистрации приходных и расходных ордеров, книга учета доверенностей, книга учета депонентских сумм, главная книга и др.
Карточки – это свободные листы, которые изготавливаются из более плотной бумаги. Они разграфлены типографским способом. Карточки предназначаются для ведения аналитического учета по счетам, они хранятся в специальной картотеке по группам и наименованиям средств.
В бухгалтерском учете принято вести карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и др. Свободные листы изготовлены из более тонкой бумаги и большего формата. Это, как правило: журналы-ордера, ведомости, разработочные таблицы.
У свободных листов имеется своя выгода – они дают возможность оптимального распределения труда между работниками бухгалтерского учета, что позволяет быстрее их обрабатывать, особенно в отчетный период. Большинство журналов-ордеров включают в себя вкладыши, что позволяет упростить и сделать более удобными подсчет и записи. Для удобства хранения свободные листы обычно принято переплетать в книги. Если же данные обрабатываются на компьютере, то печатают машинограмму в виде свободного листа.
В бухгалтерском учете существуют следующие записи в учетных регистрах:
– хронологическая – это запись операции, которая производится по мере ее совершения в определенной последовательности;
– линейная запись – это запись в регистре, которая производится на основании документа в одну линию.
– шахматная запись – сумма на основном документе записывается в регистр, после чего в одну рабочую запись выводится проверка. В том случае, если регистры не подсчитаны и сумма не передана для дальнейшего учета, тогда применяются всевозможные виды исправления ошибок в записях.
При коррекционном способе – неверная сумма зачеркивается, а сверху пишется правильная сумма. Если необходимо, то исправление подтверждается подписью. В сторону уменьшения суммы на разницу производится запись красными чернилами в определенных регистрах. Если сумму необходимо увеличить, тогда необходимо применить дополнительную запись обычными чернилами. Если же все итоги в регистрах уже подсчитаны и суммы переданы для составления отчетности, но обнаружена ошибка, тогда исправление ошибки делается в следующем месяце в качестве исправительной проверки («красное сторно», дополнительная запись).
