Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное обращение. Например: Кафедра просит, если это возможно, выслать программу конференции. Вводные слова и обороты, выражающие отношение адресата к теме и адресанту, также могут служить формулой соблюдения этикета. Сравните: Ваши требования не могут быть удовлетворены и К сожалению, Ваши требования не могут быть удовлетворены.
В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за… Позвольте выразить признательность за…
Использование вводных конструкций может подчеркнуть связь с предшествующей перепиской. Например: Как Вам уже известно, мы взяли на себя определенные обязательства…
Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно.
Невежливым считается усложнять письма формулировками и терминами. Тексты становятся невнятными, что может привести к непониманию или к тому, что получатель вынужден будет задавать вопросы. Поэтому, если текст письма неоднозначен, его следует переработать.
В делопроизводстве соблюдаются четкие правила в практике подписания деловых бумаг в соответствии с должностным уровнем. Так, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор и только в крайнем случае его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.
В последние годы в связи со значительным расширением деловых связей наших бизнесменов с иностранными партнерами стал особенно актуален вопрос: какие этикетные формы предпочесть при отправлении официальных писем за рубеж? В этом случае обязательно должен использоваться стандарт делового письма, а при подготовке корреспонденции в другие страны лучше всего придерживаться установившихся там речевых оборотов и форм.
Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.
«Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений».[123]
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Перечислите основные правила ведения деловой переписки.
2. Приведите все возможные формы официального обращения.
3. Каковы особенности употребления местоимений в официально-деловых документах?
4. Какими средствами достигается объективность изложения содержания в документах?
5. Каковы правила подписания деловых писем?
1. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Русский язык и культура речи: справочное пособие. – Ростов-на-Дону, 2005.
2. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. – М., 1993.
3. Веселов П. В. Как составить служебный документ. – М., 1982.
4. Ганапольская Е. В., Волошинова Т. Ю., Анисина Н. В. Русский язык и культура: Семнадцать практических занятий / Под ред. Е. В. Ганапольской и А. В. Хохлова. – СПб., 2005.
5. Ивакина Н. Н. Профессиональная речь юриста: учеб. пособие. – М., 1997.
6. Кирсанова М. Д. Современное делопроизводство: учеб. пособие. – 4-е изд. – М., 2004.
7. Кожина М. Н. Некоторые аспекты изучения речевых жанров в нехудожественных текстах // Стереотипность и творчество в тексте: Межвуз. сб. науч. трудов. – Пермь, 1999. – С. 22–40.
8. Кожина М. Н. О речевой системности научного стиля сравнительно с некоторыми другими. – Пермь, 1966.
9. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 3-е изд., испр. и доп. – М., 2002.
10. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., 1997.
11. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учеб. пособие для средних специальных учебных заведений. – М., 1988.
12. Стилистический энциклопедический словарь русского языка / Под ред. М. Н. Кожиной. – М., 2006.
13. Теплицкая Т. Ю. Правила деловой переписки. – Ростов-на-Дону, 2006.
14. Федосюк М. Ю., Ладыженская Т. А., Михайлова О. А. и др. Русский язык для студентов-нефилологов: учеб. пособие. – М., 2001.
15. Функционально-стилистический аспект различных типов текста: межвуз. сб. науч. трудов. – Пермь, 1991.
16. Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Деловая корреспонденция: справочник. – М., 2004.
Некоторые общие правила использования сокращенийв текстах документов
В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения.
В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:
1) почтовые сведения – г., обл., р-н, п. я., ст., отд. и т. п.;
2) наименование должностей и званий – проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и. о., пом. и т. п.;
3) названия документов – ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.;
4) слово «год» – г., гг., в 2006/07 отчетном году;
5) денежные единицы – 2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн;
6) текстовые обозначения – т. д., т. п., см., пр., напр., др., ср., гл., с. г.
Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными.
Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов
1. Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают:
а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;
б) после числительных, например: 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей.
2. Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.
3. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному типу, буквенные сокращения пишут прописными буквами, слоговые сокращения – строчными (НИИстройдормаш – Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).
4. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.
5. Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.) правильное сокращение этого слова: обяз-во.
6. Сокращение должно быть понятно всем читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.
7. Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке, это слово не сокращается.
8. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово «район» то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.
9. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, следует пользоваться «Словарем сокращений русского языка» (М., 1977).
Правописание названий организаций и учреждений
1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Совет Федерации, Организация Объединенных Наций).
