а) краток и придерживаться вашей специфической темы;
б) обоснованным;
в) с законченной аккуратно изложенной информацией.
Для лучшей вашей совместной работы составляйте письмо так, чтобы вашему адресату было на него легко отвечать. Вот посмотрите следующий пример:
Dear Sir,
Please send us information about your office copies so that we will know whether one would be suited to our type of business.
Yours truly,
A это тот самый случай, когда краткость далеко не сестра таланта, а куда более дальняя родственница. Автор этого послания, как говорится, с водой выплеснул и ребенка. Из этого письма непонятно, что же именно вообще вам нужно, какие конкретно копировальные машины Вас интересуют. У фирмы, возможно, этих копировальных машин целый океан.
Самое умное, что может сделать тот, кто будет читать этот запрос, так это просто выслать вам каталог всех имеющихся в фирме копировальных машин, без всякого совета или объяснения, что и как лучше использовать. Если вы уж и просите выслать вам список ксероксов, пригодных для вашей работы, то и укажите, какого рода работа, каких размеров желательно приобрести ксерокс, с каким режимом работы, под какую бумагу, сколько предположительно людей будет им пользоваться и как часто... короче, все необходимые детали, которые так или иначе придется объяснять в последующем письме. Теперь просмотрите внимательно правильный пример.
WILLIAMS & MAHONEY, INC. 1986
Wenson Street, Bronx, New Yorkl0739
April 1, 1994
RFG Manufacturing Agency
4087 Nine Avenue
New York, New York 10056
Dear Sir or Madam,
We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to consider an RFG copier and wonder if you have a model that suit our needs.
Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3, 000 copies a month and prefer a machine that uses regular paper. We would like a callator, but rarely need to run off more than 25 copies at any time.
We would also like to know about your warranty and repair service.
Since our fiscal year ends June 30, 1994 we hope to hear from you soon.
Sincerely yours,
Обратите внимание, как легко адресату отвечать на это письмо, где изложены все нюансы и детали дела по требуемым копировальным машинам. В этом письме-запросе дана четкая картина того, что вам нужно, и менеджер сможет уже быстро и без труда предложить вам искомое. С другой стороны, совершенно излишне писать, как, к примеру, одна леди, заказ на флюгер для ее нового гаража, указав лишь цену из каталога, что попался ей на глаза.
Dear Sirs,
Please send me one of your weather vanes which I saw advertised for $34. 95. We have recently repainted our garage and a weather vane would be a wonderful finishing touch.
He надо писать — для чего вам нужен флюгер, - это совсем не интересно там, на той стороне. Опишите лучше размер, цвет и другие необходимые параметры флюгера.
Dear Sirs,
I have seen your ad in the Boston globe of Sunday, February 12, and would like to order the following weather vane:
Model EPC-18 eagle with arrow, copper, $34. 95.
I would like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A108; expiration date, 3/93).
Yours Truly,
Многие компании используют для заказов специальные формы, где вам нужно лишь заполнить пустые места. Но, тем не менее, всегда есть какие-то пункты, которые должны и могут быть обсуждены в рамках письма. Не забудьте, что ваш заказ должен затрагивать следующие пункты:
1. название товара,
2. его номер (по каталогу, стилю, модели и т.д.),
3. количество (сколько единиц в партии или сколько партий),
4. описание (размер, вес, цвет, материал...),
5. цена,
6. возможная скидка,
7. налог,
8. метод оплаты,
9. метод доставки,
10. желаемая дата доставки и адрес,
11. подпись.
И если вы отвечаете на рекламу или обьявление,то не забывайте указать источник где вы раздобыли информацию.
Вот более или менее все необходимые требования к письмам-запросам-заказам.
ДРУГИЕ ПИСЬМА
Письма-вдогонку, именно так я перевел бы, и может быть не совсем точно, — письма, которые приходят к вам уже после телефонного или другого устного соглашения с вашим иностранным партнером. По-английски это Follow-up. Это своего рода заверение в письменном виде того, что было обсуждено раньше в устном виде. На Западе это что-то вроде акта вежливости и напоминание одновременно.
October 10, 1994
Ms Christine Salls&Wright
65 Onigus Road Walker,
Minnesota 56743
Dear Ms Salls,
We arc pleased that you will be participating in the Ecology Colloquium sponsored by the Committee to Keep Minnesota Green.
As we discussed in our telephone conversation this morning, the Colloquium will lake place on October 29 in the convention room at the Blackduck Inn.
The Colloquium will begin with the keynote at 10:30 A.M. At 11:00, you will join our other guests of honor in a debate on the topic, The Cost Of Conservation: Public or Private Responsibilities.
Following the debate, luncheon will be served in the main dining room, where you will, of course, be a guest of the Committee.
Along with the other members I am looking forward to our meeting on the 29lh.
Sincerely Yours,
Так что не пугайтесь, если вдруг, спустя эдак две недели или месяц (примерно в таком режиме работает наша почта) после телефонных переговоров с вашим коллегой по бизнесу к вам придет письмо с давно просроченным и канувшим в Лету соглашением.
Помните, я вам рассказывал, когда и как письма пишутся от руки. Вот вам еще один пример, — это поздравления или соболезнования. В поздравительном послании, которое приводится ниже, вполне уместна пропись, даже справа налево, что делает письмо и более интимным в чувствах, и более праздничным.
Dear John,
Congratulation on your promotion to senior accounts executive. You have worked hard for Rainbow Consultants and I am delighted that your efforts have been rewarded.
As you move into your new office and assume the weight of responsibilities that go along with your new position, please let me know if I can be of assistance.
Sincerely,
Вполне уместен в поздравлениях и полузакрытый стиль письма, придающий вашему посланию более торжественный вид. Он же оправдан и при соболезновании.
НЕМНОГО ГРАММАТИЧЕСКИХ НЮАНСОВ
Хочу дать немного советов, как, к примеру, использовать заглавную букву при письме в ваших бизнес-документациях. Предложения начинайте с большой буквы в следующих случаях.
1. Цитаты. Когда вы приводите слова другого, то выделяйте начало цитаты большой буквой:
My advisor says," It is never too early to plan your career."
2. Вопросы, которые вам бы хотелось выделить или на которые вы обращаете внимание вашего партнера:
The real issue was, What were we to do about the problem?
3. Предложения, идущие после двоеточия:
We found a solution: We will do the job ourselves.
4. Само собой, что все имена собственные, названия компаний, мест и др. пишутся с заглавной буквы. А вот то, как вы напишите слово Yours после Sincerely, с заглавной или нет, принципиального значения не имеет, как вы, наверно, уже и заметили в примерах. Другое дело, что все первые и последние слова титула письма, адреса и обращения пишутся всегда с большой буквы, что тоже можно видеть на примерах.
